Dimensjoner i regnskapsbilaget

Hva er dimensjoner i regnskapsbilaget?

Når du eksporterer regnskapsbilag fra Matrix Lønn til et eksternt regnskapssystem, kan hver bilagslinje merkes med dimensjoner. Dimensjoner gjør at posteringene kan fordeles og spores i regnskapet ditt. Dimensjonene som brukes i bilagene er:

• Avdeling: fordeler lønn og kostnader på den ansattes avdeling
• Prosjekt: fordeler lønn og kostnader på prosjektet den ansatte arbeider på
• AGA-sone: registrerer arbeidsgiveravgiftssonen for ambulerende virksomheter

Hvert regnskapssystem har sine egne regler for hvilke dimensjoner det tar imot. Matrix Lønn sjekker automatisk at bilaget passer med det systemet du har valgt.

Hvilke systemer støtter hvilke dimensjoner?

Når du velger regnskapsprofil i eksportvinduet, bestemmer den valgte leverandøren hvilke dimensjoner som tas med. Kravene varierer:

• Noen systemer bruker både avdeling og prosjekt
• Andre bruker bare avdeling
• AGA-sone tas bare med hvis virksomheten din er ambulerende og har lønn i ulike soner

Den valgte regnskapsprofilen styrer hvilke dimensjoner som skal følge med, og kontrollerer at linjene er satt opp riktig før eksport.

Slik ser dimensjoner ut i forhåndsvisningen

Når du åpner eksportvinduet og klikker Vis forhåndsvisning, får du se hele bilaget som skal eksporteres. I oversikten ser du blant annet:

• Konto: kontonummeret fra lønnsarten
• Beskrivelse: navn på posten
• Avdeling: avdelingsnummeret, når linjen fordeles på avdeling
• Prosjekt: prosjektnummeret, når linjen fordeles på prosjekt
• Sone: AGA-sonen, når den er relevant
• Debet og kredit: beløpene i kroner

Er et felt tomt, betyr det at dimensjonen ikke gjelder for den linjen, eller at den ikke er satt på den ansatte.

Hvor dimensjonene hentes fra

Dimensjonene kommer fra flere kilder:

• Avdeling: hentes fra den ansattes arbeidsforhold. Du kan se og endre avdelingen når du oppretter eller redigerer en ansatt.
• Prosjekt: hentes fra den ansattes standardprosjekt, eller fra prosjektvalget i lønnskjøringen. Prosjekt kan endres per lønnsslipp når du redigerer lønnspostene.
• AGA-sone: hentes fra virksomhetens registrerte sone, og brukes for ambulerende virksomheter. Sonen settes på virksomheten i innstillingene.

Ansatt som egen dimensjon er foreløpig ikke i bruk i bilagene. Hver lønnsslipp er likevel knyttet til den ansatte i Matrix Lønn, men ansattnummer skrives i dag ikke som en egen dimensjon på bilagslinjene.

Kontroll før eksport

Hvis dimensjonene ikke stemmer med det regnskapssystemet ditt krever, viser forhåndsvisningen tydelige feilmeldinger om hva som mangler eller er feil. Du kan ikke eksportere før disse feilene er rettet.

Matrix Lønn kontrollerer både at dimensjonene er fylt ut der systemet krever det, og at de har riktig format for mottakeren.

Filtrering på avdeling eller prosjekt

Åpner du eksporten med en valgt avdeling eller et valgt prosjekt, tas det filteret automatisk med. Bilaget inneholder da bare lønnsposter som hører til den avdelingen eller det prosjektet, selv om andre dimensjoner fortsatt kan vises i oversikten.

Du kan også velge avdeling eller prosjekt, og hvilken periode som skal være med, når du starter eksporten.