Hjelpesenter | Matrix Lønn

A-melding

A-melding: frister og korrigering A-meldingen sendes hver måned innen den 5. i måneden etter lønnsmåneden, eller første virkedag etter. Oversikt viser hele året med status per måned.
Avvik i A-meldingen: hva må rettes A-meldingen kan få avvik fra Skatteetaten. Avvik kommer i tre alvorlighetsgrader. Lær hvilke som må rettes, og hvilke som bare er merknader.
Erstatningsmelding og nullmelding Erstatningsmelding retter en A-melding du allerede har sendt. Nullmelding er for måneder helt uten inntektsmottakere, ikke for måneder uten lønn.
Hvorfor venter A-meldingen på svar? Hvorfor det kan ta tid før A-meldingen får tilbakemelding fra Skatteetaten, og hvor du sjekker etatens status.
KID og betaling fra A-meldingen Skatteetaten sender konto og KID for forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og utleggstrekk i tilbakemeldingen. Se hvor du finner det og hvorfor det kan være foreløpig.
Sende A-melding Generer, kontroller og send A-meldingen, og hva tilbakemeldingen betyr.

Ansatte

Avslutte et arbeidsforhold Sett sluttdato og sluttårsak når en ansatt slutter, hva som skjer videre, og hvordan du angrer hvis arbeidsforholdet likevel fortsetter.
Endre lønn eller stillingsprosent på en ansatt Slik gir du en ansatt lønnsøkning eller endrer stillingsprosent, og hvorfor datoen er viktig.
Faste lønnsarter på en ansatt Sett opp faste lønnslinjer per ansatt, så fylles de inn automatisk hver lønn. Hurtiglagre dem rett fra lønnskjøringen med høyreklikk. Het tidligere «Standard lønnsarter».
Flere arbeidsforhold på samme ansatt En ansatt kan ha flere arbeidsforhold samtidig. Systemet varsler ved overlapp over 100 prosent, og hvert arbeidsforhold rapporteres separat i A-meldingen.
Fri bil som fast naturalytelse på en ansatt Slik legger du fri bil inn som en fast lønnsart, så fordelen kommer med og beskattes hver lønn.
Legge til en ny ansatt Slik oppretter du en ansatt og hva du fyller inn på fanene etterpå.
Milepæler for alder og ansiennitet Varsler om ansatte som nærmer seg et alders- eller ansiennitetstrinn der tariffen ofte gir nytt lønnstrinn. Dere velger selv hvilke trinn dere vil varsles om.
Månedslønn og timesats: hvor du setter dem Fastlønn og timelønn settes på den ansattes arbeidsforhold, ikke et eget lønnsfelt. Her er hvor du finner månedslønn og timesats, og forskjellen på dem.
Permittering og permisjon Registrere permisjon eller permittering, og hvordan det rapporteres.
Trekk i lønn Hva trekk er, når det er lov, og hvordan du setter opp faste trekk.
Utenlandsk arbeidstaker: D-nummer og internasjonal ID Slik registrerer du D-nummer eller internasjonal ID for utenlandske arbeidstakere, og hva som sendes med i a-meldingen.
Velge type arbeidsforhold Velg riktig arbeidsforholdstype (ordinært, maritimt eller frilanser/oppdragstaker). Galt valg gir avvik i A-meldingen og styrer hvilke felt du må fylle ut.
Virksomhet og avdeling på arbeidsforhold Virksomhet er låst etter opprettelse, avdelinger er globale. Endrer du virksomhet, flyttes framtidige lønnskjøringer, mens innsendte A-meldinger blir stående.
Yrkeskode på arbeidsforhold Yrkeskode (STYRK-08) er obligatorisk på ordinære, maritime og frilanser-/oppdragsforhold. Uten den kan du ikke lagre arbeidsforholdet eller sende A-melding.

Feriepenger

Avsetningssats for feriepenger Egen sats for å bokføre feriepengeavsetningen, når den skal avvike fra satsen som faktisk utbetales. Settes per firma eller per ansatt.
Ekstra ferieuke og 6G-tak for ansatte over 60 Ansatte som fyller 60 år får ekstra feriedager og 2,3 % høyere feriepengesats, begrenset til 6G. Retten gjelder ferieåret, men avsetningen skjer året før. Slik håndterer Matrix Lønn dagene, satsen, årene og taket.
Feriepengekoder på lønn Slik virker feriepengekodene 150, 152, 155 og 156: ordinære feriepenger og ekstraferie for fylte 60 år, trekkfritt eller trekkpliktig.
Feriepenger når en ansatt slutter Sluttoppgjør: opptjente feriepenger utbetales når noen slutter.
Ferietrekk når ansatte tar ferie Ferietrekk (lønnsart 159) trekker fastlønnen når ansatte avvikler ferie. Det er bruttoreduserende og beregnes automatisk.
Importere og nullstille feriepengesaldo Slik tar du med feriepengegrunnlag og saldo fra det gamle systemet ved import, og slik nullstiller du importen hvis du må starte på nytt.
Lese feriepengelista Feriepengelista viser skyldige, utbetalte og resterende feriepenger per ansatt, fordelt på utbetalingsår og opptjeningsår.
Overstyre feriedager for en ansatt Sett eget antall feriedager og egen feriepengesats for enkeltansatte. Feriedager telles i arbeidsdager og saldoen vises på lønnsslippen.
Rette feriepengesats for tidligere år Endre feriepengesatsen (normal og 60+) for et tidligere opptjeningsår, per ansatt eller for alle i feriepengelisten.
Slik fungerer feriepenger Opptjening, sats, utbetalingsmåned, ekstra uke for 60+, og overstyring per ansatt.

Fravær

Feriedager til gode på lønnsslippen Slik viser du hvor mange feriedager den ansatte har igjen. Det er to brytere, og de virker hver for seg.
Registrere fravær Registrere fravær, de fire visningene, saldo per ansatt, arbeidsgiverperioden og fristene for oppfølging.

Innstillinger

Avdelinger Opprette avdelinger og koble ansatte til dem for fordeling og rapporter.
Bankkonto for utbetaling Hvor firmaets kontonummer settes, og hvor ansattes konto legges inn.
Gi en kollega tilgang Inviter en kollega via e-post og velg hvilken tilgang de skal ha.
Hvor du endrer debet og kredit Debet- og kreditkonto for regnskapsbilaget settes to steder: på den enkelte lønnsarten, og i Kontoplanen for de faste posteringene. Her er hvor du finner begge.
Koble til Skatteetaten (Altinn) Gi firmaet tilgang i Altinn så appen kan hente skattekort og sende A-melding.
Kontoplan Hvilke regnskapskontoer de faste posteringene bokføres på (AGA, feriepenger, utbetaling, NAV). Konto per lønnsart setter du på lønnsarten.
Lage en regnskapsprofil Sett opp en profil for regnskapssystemet dere bruker, så slipper du å velge format hver gang du eksporterer regnskapsbilaget.
Pensjonspremie (OTP) Registrere pensjonstilbyder og legge inn OTP-premie ved godkjenning.
Prosjekter Fordele lønnskostnad på prosjekter, i tillegg til avdelinger.
Sette opp firmaet Hvor firmaopplysningene ligger, og hva du bør sette opp først.
Slå sammen like lønnsartslinjer på lønnsslippen Vis mange like linjer som én samlet linje på lønnsslippen. Her er hva som slås sammen, og hvordan du slår det på.
Tofaktor og TOTP er det samme Hvorfor det finnes to ord for én ting, hvilken app du kan bruke, og hvordan innlogging med engangskode fungerer i praksis.
Trekkavtaler Avtalebaserte trekk som vedlikeholdes ett sted og kobles til ansatte.
Virksomheter og arbeidsgiveravgiftssone Opprett virksomheter, velg arbeidsgiveravgiftssone og beregningskode, og slå på ambulerende modus når ansatte jobber i ulike soner.

Komme i gang

Installere Matrix Lønn som app Legg Matrix Lønn på skrivebordet eller hjem-skjermen, så åpner den i sitt eget vindu.
Prøveperioden Nye virksomheter får 30 dager gratis. Her står det når den startet, hva som skjer når den går ut, og hva du gjør for å fortsette.
Sjekkliste før første lønnskjøring Kort sjekkliste for firma, ansatte og selve kjøringen.
Slik kommer du i gang En kjapp oversikt over hva du bør sette opp før den første lønnskjøringen.
Søk i innstillingene Finn riktig innstilling uten å lete gjennom fanene. Søk på det du vil endre, hopp rett dit, eller skru de enkleste valgene direkte i søketreffet.
Tilpass menyen til venstre Skjul menypunkter du ikke bruker og legg punktene i din egen rekkefølge. Valget gjelder bare deg, og du velger selv om det skal gjelde ett firma eller alle.

Lønnsarter

Aksjer og opsjoner som lønnsytelse Aksjer til underkurs og opsjoner fra arbeidsgiver er en skattepliktig fordel. I Matrix Lønn bruker du lønnsartene Opsjonsytelse og Aksjer til underkurs.
Betale en bonus Slik fører du en bonus eller engangsutbetaling, og hvordan den skattlegges.
Elektronisk kommunikasjon (fri telefon og internett) EK-fordel er fri telefon og internett dekket av arbeidsgiver. En naturalytelse som beskattes etter sjablong og rapporteres i A-meldingen som elektronisk kommunikasjon.
Fagforeningskontingent: trekk med og uten fradrag Kontingent trekkes på lønnsart 610 (med fradrag) inntil årsgrensen på kr 8 700, deretter på 615 (uten fradrag). Systemet splitter automatisk.
Forsikringer som lønnsytelse Forsikring arbeidsgiver betaler registreres som egen lønnsart. Skattepliktig del rapporteres som naturalytelse til A-meldingen.
Forskudd på lønn Betal ut deler av lønna, eller hele, før lønningsdag med lønnsart 099, og trekk forskuddet inn igjen med lønnsart 636.
Fri bolig, kost og losji Naturalytelser for fri bolig, kost og losji: sette opp lønnsarter, verdsetting, skatt og avgift, og rapportering i A-meldingen.
Honorar, akkord og provisjon Slik registrerer du honorar, akkord og provisjon som lønnsart, setter trekkplikt og rapporterer riktig til A-meldingen.
Hva er lønnsarter Hva en lønnsart er, og de ulike typene i lønnsartregisteret.
Mappe en lønnsart mot A-meldingen Slik fyller du ut inntektsgruppe, fordeltype og beskrivelse så lønnsarten blir godtatt av Skatteetaten i A-meldingen.
Overtid og tillegg som lønnsarter Slik oppretter du overtid, mertid og andre tillegg som lønnsarter med antall ganger sats, og hvordan du fyller dem inn i lønnskjøringen.
Personalrabatt Slik fører du skattepliktig personalrabatt som naturalytelse i Matrix Lønn, og hva som rapporteres i a-meldingen.
Reise, diett og kjøregodtgjørelse Slik fører du bilgodtgjørelse, diett og andre reiseutgifter på en lønnskjøring.
Rentefordel på rimelig lån Rentefordel oppstår når en ansatt har lån fra arbeidsgiver under normrenten. Differansen er en skattepliktig naturalytelse du beregner selv og rapporterer.
Slik teller du dager, besøk og reiser Ferdige oppskrifter for de vanligste tellingene: hjemmekontor, legebesøk, tjenestereiser, arbeidsdager og timer for fastlønnede.
Standardbeløp som formel på lønnsarter Sett standardbeløp eller standardsats som en formel. Hent fastlønn og stillingsprosent fra arbeidsforholdet, eller regn ut fra de andre linjene i lønnskjøringen.
Statistikklønnsarter (kun antall) Lønnsarter som bare teller noe, for eksempel dager på hjemmekontor eller antall tjenestereiser. De påvirker verken lønn, skatt eller A-melding.
Sykelønn og NAV-refusjon Slik legger du inn sykelønn i arbeidsgiverperioden og registrerer NAV-refusjon, så du ikke betaler arbeidsgiveravgift på det NAV refunderer.
Utleggstrekk og påleggstrekk Utleggstrekk er pålagte trekk i lønn fra namsmyndighetene. De rapporteres på egen trekklinje i A-meldingen og har eget KID for betaling.
Yrkesbil (tjenstlig behov) Yrkesbil rapporteres som naturalytelse i A-meldingen, med to varianter: kilometer (antall) og listepris. Slik setter du det opp i Matrix Lønn.

Lønnskjøring

Etterbetaling til en ansatt som har sluttet Slik betaler du lønn til noen etter at arbeidsforholdet er avsluttet.
Fagforeningstrekk Slik setter du opp en fagforening, hvorfor trekket må knyttes til én, hva som skjer ved årets fradragsgrense, og hvordan du henter ut oppgjørslista.
Flere lønnskjøringer i samme måned Kjør ordinær lønn, bonus, tillegg eller korreksjon som egne kjøringer samme måned, og styr om rapporter gjelder én kjøring eller hele måneden.
Godkjenne en lønnskjøring Sjekklisten som fanger feil, hva som stopper godkjenning, og hva som skjer etterpå.
Importere lønnsgrunnlag fra fil Legg lønnsgrunnlag inn i en lønnskjøring fra fil. Tre steg: last opp, kontroller forhåndsvisningen med feil, og bekreft importen.
Lagrede opplysninger: beholde eller hente nye Lønnskjøringen bruker skattekortet den ble laget med. Slik ser du om registeret sier noe annet, og hvordan du velger å beholde eller hente nye opplysninger per ansatt.
Lønnsslipp på e-post og SMS Hvordan utsending på e-post og SMS fungerer. E-post virker med en gang, SMS er gratis nå men aktiveres av oss.
Negativ lønn og tilbakebetaling Slik håndterer du negativ bruttolønn ved korrigeringer, og hva som skjer med tilbakebetaling i betalingsfilen.
Opprette en lønnskjøring Fra utbetalingsdato til ferdige lønnslinjer, med det du må passe på underveis.
Refusjon av sykepenger fra NAV Legg inn sykepengerefusjon ved godkjenning, og hva den gjør med AGA.
Rette en godkjent lønnskjøring Oppdaget en feil etter godkjenning? Sett kjøringen tilbake til utkast, rett den, og godkjenn på nytt.
Satser på lønnsarter Du kan bygge opp avanserte formler for å få ut en riktig sats på lønnskjøringen
Sende lønnsslipp til ansatte Send lønnsslipp på SMS eller e-post etter godkjenning. Velg kanal i ett vindu og se hvem som får den før du sender.
Sjekklisten når du godkjenner en lønnskjøring Hva de røde og gule punktene betyr, og hvilke som faktisk stopper godkjenning.
Utbetalingsdato og opptjeningsperiode Utbetalingsdato er påkrevd og styrer skattetrekk, skattekort-år og fradragsgrenser. Opptjeningsperiode er valgfri og kun til visning.
Utseende på en lønnsslipp Velg innstillinger for hva du ønsker at lønnsslipp skal vise.
Validering før godkjenning Når du skal godkjenne en lønnskjøring, kontrollerer systemet den automatisk. Noen feil må rettes før godkjenning er mulig, andre er bare advarsler.

Overgang fra gammelt system

Bruke gamle lønnsarter igjen Lås opp de inaktive WLF-lønnsartene fra importen og ta dem i bruk i nye lønnskjøringer. Du mapper dem selv mot A-meldingen.
Feriepenger etter overgangen Feriepengegrunnlaget tas med, og dobbelttelling unngås.
Fra det gamle programmet til Matrix Lønn Hva som tas med i importen, hva som er nytt, og hva du må passe på.
Hva skjer med dataene mine fra det gamle systemet? Hva som importeres, og hvordan den historiske lønnen behandles.
Hva skjer med lønnsartene fra det gamle systemet? WLF-lønnsartene beholdes som inaktiv historikk, ikke til ny lønn.
Hvorfor ser lønnsartsregisteret annerledes ut? Hvorfor registeret er standardisert, og hvorfor de gamle kodene ikke gjenbrukes.
Kan jeg sende A-melding for data fra gamle lønn i det dette nye lønnssystemet? Kort svar: nei. Slik unngår du å rapportere de samme periodene to ganger.
Sende A-melding fra gamle lønn Det er fortsatt mulig å sende A-meldinger fra gamle lønn, men på en annen måte enn før.

Rapporter

Dimensjoner i regnskapsbilaget Avdeling, prosjekt og AGA-sone kan følge med som dimensjoner når du eksporterer regnskapsbilag, avhengig av hvilket regnskapssystem du bruker.
Rapporten Lønnsartfordeling Viser hva som er utbetalt per lønnsart i en valgt periode. Med filter på ansatt og lønnsarttype henter du også inntektsopplysninger for én person.
Rapporten Statistikk-lønnsarter Henter ut antall registrert på statistikklønnsarter, per lønnsart, ansatt og måned. Rapporten inneholder ingen beløp.
Rapporten Trekkliste Viser hvem som står registrert på hvilken trekkavtale, rett fra ansattregisteret. Brukes som medlemsliste til fagforeningen og til å se hvem som blir trukket framover.
Regnskapsbilag Bilaget for bokføring, med debet og kredit per konto.
Situasjoner der regnskapsbilaget ikke fanger opp alle endringer Regnskapsbilaget bygger på opplysningene i lønnssystemet når lønnskjøringen gjennomføres. Senere endringer kan derfor føre til at avsetninger for feriepenger og arbeidsgiveravgift ikke korrigeres automatisk. Da må avsetningene kontrolleres og eventuelt justeres manuelt.
Statistikk Nøkkeltall for lønnsåret: brutto, forskuddstrekk og netto.
Støttede regnskapssystemer for eksport Oversikt over hvilke regnskapssystemer Matrix Lønn eksporterer regnskapsbilag til, og status for hvert: tilgjengelig, eksperimentelt eller kommer snart.
Valideringsfeil i regnskapsbilaget Hva valideringsfeil i regnskapsbilaget betyr, hvorfor eksporten blokkeres, og hvordan du retter manglende kontonummer og ubalanse.
Årsoppgave Sammenstilling per ansatt for hele året, med godkjenning før utsending.

Skattekort

Arbeidsgiveravgift Hva AGA er, hvordan satsen bestemmes av sone, og når den betales.
Fast ekstra skattetrekk på en ansatt Slik setter du opp et frivillig forskuddstrekk som trekkes automatisk hver lønn, med en fast lønnsart på den ansatte.
Forskuddstrekk: når betales det Når forskuddstrekk skal betales, og hvor du finner konto og KID.
Frikort og frikortbeløp Frikort er et skattefritt beløp som justeres automatisk av Skatteetaten. Inntekt over grensen får forskuddstrekk etter trekksatsen på skattekortet.
Fritatt for forskuddstrekk på en ansatt Slik merker du en ansatt som fritatt for norsk forskuddstrekk, for eksempel en utenlandsbosatt med skatteavtale. Forskuddstrekket settes til 0, mens lønn og arbeidsgiveravgift beregnes som normalt.
Halv skatt i desember Hva halv skatt er, hvordan du setter måneden, og hvordan du styrer den.
Hente skattekort Hent skattekort manuelt eller automatisk, overstyr det ved behov, hva de ulike typene betyr, og hvorfor en påbegynt lønnskjøring ikke endrer seg når du henter.
Kildeskatt på lønn Kildeskatt er en fast skatt på 25 % for utenlandske arbeidstakere med begrenset skatteplikt. Styres av skattekortet og flagget Inngår i kildeskattgrunnlag.
Naturalytelser Hva naturalytelser er, hvordan de registreres, og hvordan de rapporteres.
Overstyre skattekort manuelt Sett tabellnummer, prosent, frikort eller kildeskatt manuelt når skattekortet mangler eller skal overstyres, og se konsekvensene av det.
Skattekort: tabell, prosent og frikort De tre typene skattekort, pluss kildeskatt for utenlandske arbeidstakere.
Trekkpliktig og trekkfri lønn og ytelser Hva som avgjør om en lønnsart inngår i forskuddstrekket, forskjellen på trekkpliktig og trekkfri godtgjørelse, og hvordan ren naturalytelse håndteres.

Utbetaling

Hvordan finne utbetalingslisten Hvor du finner oversikten over hvem som skal ha utbetalt, hva som ellers går ut av bankkontoen, og hvordan du betaler i banken.
Kontrollisten før du godkjenner Kontrollisten viser brutto, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, trekk og til utbetaling før du godkjenner en lønnskjøring, regnet med samme motor som godkjenningen.
Lage betalingsfil til banken Lag en betalingsfil etter godkjenning og les den inn i nettbanken.
Lage en bankprofil Sett opp banken og kontoen utbetalingsfilen lages for. De fleste banker trenger ingen ekstra oppsett, men noen krever ID-er banken har tildelt deg.