Hjelpesenter

Veiledninger for Matrix Lønn: lønnskjøring, A-melding, feriepenger, skattekort og arbeidsgiveravgift. Åpent for alle, med eller uten konto.

A-melding

  • A-melding: frister og korrigering A-meldingen sendes hver måned innen den 5. i måneden etter at lønnen er utbetalt, eller første virkedag etter. Oversikt viser hele året med status per måned.
  • Avvik i A-meldingen: hva må rettes A-meldingen kan få avvik fra Skatteetaten. Avvik kommer i tre alvorlighetsgrader. Lær hvilke som må rettes, og hvilke som bare er merknader.
  • Erstatningsmelding og nullmelding Erstatningsmelding retter en A-melding du allerede har sendt. Nullmelding er for måneder helt uten inntektsmottakere, ikke for måneder uten lønn.
  • Første A-melding etter systembytte Dersom du tidligere har brukt et annet lønnssystem, eller sendt A-melding via Skatteetatens portal, kan du få tilbakemeldinger på den første A-meldingen i Matrix Lønn som du lurer på hva betyr. Her har vi samlet noen vanlige tilbakemeldinger og forklarer hva du bør kontrollere og gjøre i Matrix Lønn
  • Hvorfor venter A-meldingen på svar? Hvorfor det kan ta tid før A-meldingen får tilbakemelding fra Skatteetaten, og hvor du sjekker etatens status.
  • KID og betaling fra A-meldingen Skatteetaten sender konto og KID for forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og utleggstrekk i tilbakemeldingen. Se hvor du finner det og hvorfor det kan være foreløpig.
  • Sende A-melding Generer, kontroller og send A-meldingen, og hva tilbakemeldingen betyr.

Annet

Ansatte

  • Avslutte et arbeidsforhold Sett sluttdato og sluttårsak når en ansatt slutter, hva som skjer videre, og hvordan du angrer hvis arbeidsforholdet likevel fortsetter.
  • Endre lønn eller stillingsprosent på en ansatt Slik gir du en ansatt lønnsøkning eller endrer stillingsprosent, og hvorfor datoen er viktig.
  • Faste lønnsarter på en ansatt Sett opp faste lønnslinjer per ansatt, så fylles de inn automatisk hver lønn. Hurtiglagre dem rett fra lønnskjøringen med høyreklikk. Het tidligere «Standard lønnsarter».
  • Flere arbeidsforhold på samme ansatt En ansatt kan ha flere arbeidsforhold samtidig. Systemet varsler ved overlapp over 100 prosent, og hvert arbeidsforhold rapporteres separat i A-meldingen.
  • Legge til en ny ansatt Slik oppretter du en ny ansatt i Matrix Lønn og får på plass skattekort, utbetalingskonto og arbeidsforhold før første lønnskjøring.
  • Milepæler for alder og ansiennitet Varsler om ansatte som nærmer seg et alders- eller ansiennitetstrinn der tariffen ofte gir nytt lønnstrinn. Dere velger selv hvilke trinn dere vil varsles om.
  • Månedslønn og timesats: hvor du setter dem Fastlønn og timelønn settes på den ansattes arbeidsforhold, ikke et eget lønnsfelt. Her er hvor du finner månedslønn og timesats, og forskjellen på dem.
  • Permittering og permisjon Registrere permisjon eller permittering, og hvordan det rapporteres.
  • Trekk i lønn (hovedartikkel) Hva trekk er, når det er lov, og hvordan du setter opp faste trekk.
  • Utenlandsk arbeidstaker: D-nummer og internasjonal ID Slik registrerer du D-nummer eller internasjonal ID for utenlandske arbeidstakere, og hva som sendes med i a-meldingen.
  • Velge type arbeidsforhold Velg riktig arbeidsforholdstype (ordinært, maritimt eller frilanser/oppdragstaker). Galt valg gir avvik i A-meldingen og styrer hvilke felt du må fylle ut.
  • Virksomhet og avdeling på arbeidsforhold Virksomhet er låst etter opprettelse, avdelinger er globale. Endrer du virksomhet, flyttes framtidige lønnskjøringer, mens innsendte A-meldinger blir stående.
  • Yrkeskode på arbeidsforhold Yrkeskode (STYRK-08) er obligatorisk på ordinære, maritime og frilanser-/oppdragsforhold. Uten den kan du ikke lagre arbeidsforholdet eller sende A-melding.

Bransjer og særregler

Feriepenger

  • Avsetningssats for feriepenger Egen sats for å bokføre feriepengeavsetningen, når den skal avvike fra satsen som faktisk utbetales. Settes per firma eller per ansatt.
  • Ekstra ferieuke og 6G-tak for ansatte over 60 Ansatte som fyller 60 år får ekstra feriedager og 2,3 % høyere feriepengesats, begrenset til 6G. Retten gjelder ferieåret, men avsetningen skjer året før. Slik håndterer Matrix Lønn dagene, satsen, årene og taket.
  • Feriepengekoder på lønn Slik virker feriepengekodene 150, 152, 155 og 156: ordinære feriepenger og ekstraferie for fylte 60 år, trekkfritt eller trekkpliktig.
  • Feriepenger når en ansatt slutter Sluttoppgjør: opptjente feriepenger utbetales når noen slutter.
  • Ferietrekk når ansatte tar ferie Ferietrekk (lønnsart 159) trekker fastlønnen når ansatte avvikler ferie. Det er bruttoreduserende og beregnes automatisk.
  • Importere og nullstille feriepengesaldo Slik tar du med feriepengegrunnlag og saldo fra det gamle systemet ved import, og slik nullstiller du importen hvis du må starte på nytt.
  • Lese feriepengelista Feriepengelista viser skyldige, utbetalte og resterende feriepenger per ansatt, fordelt på utbetalingsår og opptjeningsår.
  • Overstyre feriedager for en ansatt Sett eget antall feriedager og egen feriepengesats for enkeltansatte. Feriedager telles i arbeidsdager og saldoen vises på lønnsslippen.
  • Rette feriepengesats for tidligere år Endre feriepengesatsen (normal og 60+) for et tidligere opptjeningsår, per ansatt eller for alle i feriepengelisten.
  • Slik fungerer feriepenger Opptjening, utbetaling, automatisk forslag til ekstra feriepenger for 60+ og saldo på lønnsslippen.

Fravær

  • Feriedager til gode på lønnsslippen Slik viser du hvor mange feriedager den ansatte har igjen. Det er to brytere, og de virker hver for seg.
  • Føre egenmelding på en ansatt Slik fører du en egenmelding: hvor skjemaet ligger, hva du fyller ut, og reglene som gjelder. Tre dager per sykefravær, 16-dagersregelen, kravet til ansiennitet og hva som skjer ved fire fravær.
  • Registrere fravær Registrere fravær og egenmelding, de fire visningene, saldo per ansatt, arbeidsgiverperioden og fristene for oppfølging.

Innstillinger

  • Avdeling og prosjekt på lønnsslippen Vis hvilken avdeling og hvilket prosjekt hver lønnslinje er ført på, rett på den ansattes lønnsslipp. Slik slår du det på, og hva som vises.
  • Avdelinger Opprette avdelinger og koble ansatte til dem for fordeling og rapporter.
  • Bankkonto for utbetaling Hvor firmaets kontonummer settes, og hvor ansattes konto legges inn.
  • Byråverktøy: A-melding, skattekort og deling for mange klienter For regnskapsbyråer: send A-melding for mange klienter på én gang, hent skattekort for klientene som mangler kort, og del lønnsarter, avdelinger og prosjekter med klientene.
  • Gi en kollega tilgang Inviter en kollega via e-post og velg hvilken tilgang de skal ha.
  • Hvor du endrer debet og kredit Debet- og kreditkonto for regnskapsbilaget settes to steder: på den enkelte lønnsarten, og i Kontoplanen for de faste posteringene. Her er hvor du finner begge.
  • Import av lønnsgrunnlag: Koble koder fra et annet system Ved import av lønnsgrunnlag kan du bestemme hvilke lønnsarter, avdelinger og prosjekter fra kildesystemet som skal brukes i Matrix Lønn. Mapping gjelder både filimport og integrasjonen med Tidsbanken.
  • Integrasjon med Tidsbanken: Komme i gang (hovedartikkel) Slik setter dere opp integrasjonen mellom Matrix Lønn og Tidsbanken, fra bestilling av API-tilgang til testing av nøkkelen og kontroll av at riktig database er koblet til.
  • Koble til Skatteetaten (Altinn) Gi firmaet tilgang i Altinn så appen kan hente skattekort og sende A-melding.
  • Kontoplan Hvilke regnskapskontoer de faste posteringene bokføres på (AGA, feriepenger, utbetaling, NAV). Konto per lønnsart setter du på lønnsarten.
  • Lage en regnskapsprofil Sett opp en profil for regnskapssystemet dere bruker, så slipper du å velge format hver gang du eksporterer regnskapsbilaget.
  • Pensjonspremie (OTP) Slik registrerer du pensjonstilbyder, fører betalt pensjonspremie, lar Matrix Lønn huske faste beløp og kontrollerer hvordan pensjonen blir rapportert.
  • Prosjekter Fordele lønnskostnad på prosjekter, i tillegg til avdelinger.
  • Sette opp firmaet Hvor firmaopplysningene ligger, og hva du bør sette opp først.
  • Slå sammen like lønnsartslinjer på lønnsslippen Vis mange like linjer som én samlet linje på lønnsslippen. Her er hva som slås sammen, og hvordan du slår det på.
  • Tidsbanken: Feilsøking Når Tidsbanken ikke svarer eller du opplever feil. Hvem feilen står hos, hva statusmerket faktisk beviser, hvorfor dere kan bli bedt om å vente, og hva dere bør oppgi når dere tar kontakt med oss.
  • Tidsbanken: Sammenligne ansatte Sett ansattregisteret deres opp mot Tidsbankens og se hva som spriker. Her er de fem meldingene du kan få, hva hver av dem betyr, og hva du gjør med dem.
  • Tidsbanken: Sette opp varsling La Tidsbanken si fra når lønnsgrunnlag er klart til lønnskjøring. Dette er frivillig. Her er de tre verdiene dere fyller inn, hva dere faktisk får ut av det, og hva dere gjør når varselet ikke kommer.
  • Tofaktorautentisering (2FA) i Matrix Lønn Tofaktorautentisering gir kontoen din et ekstra lag med sikkerhet og beskytter lønns- og personopplysninger selv om passordet ditt skulle komme på avveie. Det tar bare et par minutter å sette opp, og vi anbefaler at alle brukere aktiverer det.
  • Trekkavtaler Avtalebaserte trekk som vedlikeholdes ett sted og kobles til ansatte.
  • Virksomheter og arbeidsgiveravgiftssone Opprett virksomheter, velg arbeidsgiveravgiftssone og beregningskode, og slå på ambulerende modus når ansatte jobber i ulike soner.

Komme i gang

  • Installere Matrix Lønn som app Legg Matrix Lønn på skrivebordet eller hjem-skjermen, så åpner den i sitt eget vindu.
  • Prøveperioden Nye virksomheter får 30 dager gratis. Her står det når den startet, hva som skjer når den går ut, og hva du gjør for å fortsette.
  • Sjekkliste før første lønnskjøring Kort sjekkliste for firma, ansatte og selve kjøringen.
  • Slik kommer du i gang En kjapp oversikt over hva du bør sette opp før den første lønnskjøringen.
  • Søk i hjelpesenteret Skriv som du snakker. Søket forstår forkortelser, skrivefeil og hele spørsmål, og leter i hele artikkelteksten.
  • Søk i innstillingene Finn riktig innstilling uten å lete gjennom fanene. Søk på det du vil endre, hopp rett dit, eller skru de enkleste valgene direkte i søketreffet.
  • Tilpass menyen til venstre Skjul menypunkter du ikke bruker og legg punktene i din egen rekkefølge. Valget gjelder bare deg, og du velger selv om det skal gjelde ett firma eller alle.

Lønnsarter

  • Aksjer og opsjoner som lønnsytelse Aksjer til underkurs og opsjoner fra arbeidsgiver er en skattepliktig fordel. I Matrix Lønn bruker du lønnsartene Opsjonsytelse og Aksjer til underkurs.
  • Betale en bonus Slik fører du en bonus eller engangsutbetaling, og hvordan den skattlegges.
  • Fagforeningskontingent: trekk med og uten fradrag Kontingent trekkes på lønnsart 610 (med fradrag) inntil årsgrensen på kr 8 700, deretter på 615 (uten fradrag). Systemet splitter automatisk.
  • Forskudd på lønn Betal ut deler av lønna, eller hele, før lønningsdag med lønnsart 099, og trekk forskuddet inn igjen med lønnsart 636.
  • Honorar, akkord og provisjon Slik registrerer du honorar, akkord og provisjon som lønnsart, setter trekkplikt og rapporterer riktig til A-meldingen.
  • Hva er lønnsarter Hva en lønnsart er, og de ulike typene i lønnsartregisteret.
  • Mappe en lønnsart mot A-meldingen Slik fyller du ut inntektsgruppe, fordeltype og beskrivelse så lønnsarten blir godtatt av Skatteetaten i A-meldingen.
  • Minuslønnsarter Lønnsarter som normalt skal gi et negativt beløp, for eksempel trekk i fastlønn eller måltidsfradrag. Du registrerer positive verdier, og Matrix gjør beløpet negativt.
  • Overtid og tillegg som lønnsarter Slik oppretter du overtid, mertid og andre tillegg som lønnsarter med antall ganger sats, og hvordan du fyller dem inn i lønnskjøringen.
  • Reise, diett og kjøregodtgjørelse Slik fører du bilgodtgjørelse, diett og andre reiseutgifter på en lønnskjøring.
  • Slik teller du dager, besøk og reiser Ferdige oppskrifter for de vanligste tellingene: hjemmekontor, legebesøk, tjenestereiser, arbeidsdager og timer for fastlønnede.
  • Standardbeløp som formel på lønnsarter Sett standardbeløp eller standardsats som en formel. Hent fastlønn og stillingsprosent fra arbeidsforholdet, eller regn ut fra de andre linjene i lønnskjøringen.
  • Statistikklønnsarter (kun antall) Lønnsarter som bare teller noe, for eksempel dager på hjemmekontor eller antall tjenestereiser. De påvirker verken lønn, skatt eller A-melding.
  • Sykelønn og NAV-refusjon Slik legger du inn sykelønn i arbeidsgiverperioden og registrerer NAV-refusjon, så du ikke betaler arbeidsgiveravgift på det NAV refunderer.
  • Utleggstrekk Slik registrerer du samordnet utleggstrekk og utleggstrekk etter gammel ordning, velger riktig lønnsart og sørger for riktig rapportering og betaling.
  • Yrkesbil (tjenstlig behov) Yrkesbil rapporteres som naturalytelse i A-meldingen, med to varianter: kilometer (antall) og listepris. Slik setter du det opp i Matrix Lønn.

Lønnskjøring

Naturalytelser

  • Forsikringer som lønnsytelse Forsikring arbeidsgiver betaler registreres som egen lønnsart. Skattepliktig del rapporteres som naturalytelse til A-meldingen.
  • Fri bil som fast naturalytelse på en ansatt Har en ansatt firmabil som også kan brukes privat, skal fordelen rapporteres og beskattes hver måned. I Matrix Lønn registrerer du fri bil som en fast lønnsart på den ansatte.
  • Fri bolig, kost og losji Naturalytelser for fri bolig, kost og losji: sette opp lønnsarter, verdsetting, skatt og avgift, og rapportering i A-meldingen.
  • Naturalytelser Hva naturalytelser er, hvordan de registreres, og hvordan de rapporteres.
  • Personalrabatt Slik fører du skattepliktig personalrabatt som naturalytelse i Matrix Lønn, og hva som rapporteres i a-meldingen.
  • Rentefordel på rimelig lån Rentefordel oppstår når en ansatt har lån fra arbeidsgiver under normrenten. Differansen er en skattepliktig naturalytelse du beregner selv og rapporterer.
  • Skattefrie gaver til ansatte Reglene for skattefrie gaver til ansatte og styremedlemmer, hvilke beløpsgrenser som gjelder, og når hele eller deler av gaven skal registreres i Matrix Lønn.

Overgang fra gammelt system

Rapporter

  • Dimensjoner i regnskapsbilaget Avdeling, prosjekt og AGA-sone kan følge med som dimensjoner når du eksporterer regnskapsbilag, avhengig av hvilket regnskapssystem du bruker.
  • Rapporten Lønnsartfordeling Viser hva som er utbetalt per lønnsart i en valgt periode. Med filter på ansatt og lønnsarttype henter du også inntektsopplysninger for én person.
  • Rapporten Statistikk-lønnsarter Henter ut antall registrert på statistikklønnsarter, per lønnsart, ansatt og måned. Rapporten inneholder ingen beløp.
  • Rapporten Trekkliste Viser hvem som står registrert på hvilken trekkavtale, rett fra ansattregisteret. Brukes som medlemsliste til fagforeningen og til å se hvem som blir trukket framover.
  • Regnskapsbilag Regnskapsbilaget viser hvordan en lønnskjøring eller en periode skal bokføres i regnskapet.
  • Situasjoner der regnskapsbilaget ikke fanger opp alle endringer Regnskapsbilaget bygger på opplysningene i lønnssystemet når lønnskjøringen gjennomføres. Senere endringer kan derfor føre til at avsetninger for feriepenger og arbeidsgiveravgift ikke korrigeres automatisk. Da må avsetningene kontrolleres og eventuelt justeres manuelt.
  • Statistikk Nøkkeltall for lønnsåret: brutto, forskuddstrekk og netto.
  • Støttede regnskapssystemer for eksport Oversikt over hvilke regnskapssystemer Matrix Lønn eksporterer regnskapsbilag til, og status for hvert: tilgjengelig, eksperimentelt eller kommer snart.
  • Valideringsfeil i regnskapsbilaget Hva valideringsfeil i regnskapsbilaget betyr, hvorfor eksporten blokkeres, og hvordan du retter manglende kontonummer og ubalanse.
  • Årsoppgave Sammenstilling per ansatt for hele året, med godkjenning før utsending.

Skattekort

  • Arbeidsgiveravgift Hva AGA er, hvordan satsen bestemmes av sone, og når den betales.
  • Fast ekstra skattetrekk på en ansatt Slik setter du opp et frivillig forskuddstrekk som trekkes automatisk hver lønn, med en fast lønnsart på den ansatte.
  • Forskuddstrekk: når betales det Når forskuddstrekk skal betales, og hvor du finner konto og KID.
  • Frikort og frikortbeløp Frikort er et skattefritt beløp som justeres automatisk av Skatteetaten. Inntekt over grensen får forskuddstrekk etter trekksatsen på skattekortet.
  • Fritatt for forskuddstrekk på en ansatt Slik merker du en ansatt som fritatt for norsk forskuddstrekk, for eksempel en utenlandsbosatt med skatteavtale. Forskuddstrekket settes til 0, mens lønn og arbeidsgiveravgift beregnes som normalt.
  • Halv skatt i desember Hva halv skatt er, hvordan du setter måneden, og hvordan du styrer den.
  • Hente skattekort Hent skattekort manuelt eller automatisk, overstyr det ved behov, hva de ulike typene betyr, og hvorfor en påbegynt lønnskjøring ikke endrer seg når du henter.
  • Kildeskatt på lønn Kildeskatt er en fast skatt på 25 % for utenlandske arbeidstakere med begrenset skatteplikt. Styres av skattekortet og flagget Inngår i kildeskattgrunnlag.
  • Overstyre skattekort manuelt Sett tabellnummer, prosent, frikort eller kildeskatt manuelt når skattekortet mangler eller skal overstyres, og se konsekvensene av det.
  • Skattekort: tabell, prosent og frikort De tre typene skattekort, pluss kildeskatt for utenlandske arbeidstakere.
  • Trekkpliktig og trekkfri lønn og ytelser Hva som avgjør om en lønnsart inngår i forskuddstrekket, forskjellen på trekkpliktig og trekkfri godtgjørelse, og hvordan ren naturalytelse håndteres.

Utbetaling

  • Hvordan finne utbetalingslisten Hvor du finner oversikten over hvem som skal ha utbetalt, hva som ellers går ut av bankkontoen, og hvordan du betaler i banken.
  • Kontrollisten før du godkjenner Kontrollisten viser brutto, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, trekk og til utbetaling før du godkjenner en lønnskjøring, regnet med samme motor som godkjenningen.
  • Lage betalingsfil til banken Lag utbetalingsfila fra utbetalingslisten etter godkjenning, les den inn i nettbanken, og kontroller antall og sum.
  • Lage en bankprofil Sett opp banken og kontoen utbetalingsfilen lages for. De fleste banker trenger ingen ekstra oppsett, men noen krever ID-er banken har tildelt deg.