Fagforeningstrekk

Kort fortalt

Et fagforeningstrekk må vite HVILKEN fagforening det gjelder. Uten det vet vi ikke hvem pengene skal betales til, og trekket kommer ikke med i betalingsfila. Derfor stoppes godkjenning av en lønnskjøring hvis en kontingentlinje mangler fagforening.

Sett opp fagforeningen

Gå til Innstillinger og Trekkavtaler, og opprett en avtale med trekktypen Fagforeningskontingent. Fyll ut:

• Navn og eventuelt Avtalenavn
• Kontonummer og Mottakernavn, som brukes i betalingsfila
• KID på oppgjøret: avtalenummeret dere har hos foreningen. Kontingenten betales som én samlet betaling per forening, ikke én per medlem, så KID-en hører til avtalen. Har en ansatt fått sin egen KID på trekket sitt, brukes den i stedet.
• Forfallsdag: dagen i måneden oppgjøret forfaller hos foreningen, for eksempel 15. Den regnes fra måneden etter perioden du henter ut, og står i betalingsinformasjonen på fagforeningslista.
• Adresse, Postnummer og sted: står i brevhodet på fagforeningslista
• Vårt nummer hos mottakeren: referansen foreningen kjenner dere på, ofte et avdelings- eller avtalenummer. Vises som «Nr./Id.» på lista.
• Lønnsart: normalt 610 Fagforeningskontingent

Begge delene må stemme for at trekket skal komme med i Fagforeningsliste: avtalen må ha trekktypen Fagforeningskontingent, og lønnsarten må være en kontingentart, altså 610 eller 615. Bokfører avtalen på noe annet, for eksempel pensjon eller forsikring, holdes trekket utenfor lista, og avtalen står med merknaden Ikke kontingent under Trekkavtaler. Motsatt vei, en kontingent-lønnsart under en annen trekktype, står med Kontingent-lønnsart.

For lønnskjøringer godkjent før 26. august 2026 kjenner vi ikke lønnsarten på trekket, og der avgjør trekktypen alene. Retter du trekktypen på avtalen, forsvinner også de gamle linjene ut av lista med det samme.

Adressefeltene er valgfrie. Uten dem virker trekket like fint, men da mangler brevhodet på lista adressen.

Merket Trekket betales videre til mottakeren skal stå på. Slår du det av, regnes trekket som et internt trekk arbeidsgiveren beholder, og da kommer kontingenten verken med i betalingsfila eller i «Trekk til mottakere» på utbetalingslista.

Koble den ansatte til foreningen

Åpne den ansatte og gå til Trekk. Legg til et trekk og velg trekkavtalen du opprettet. Satsen henter vi fra avtalen, og den står som Fra avtalen rett over beløpsfeltet. Skal akkurat denne ansatte ha et annet beløp enn avtalen sier, skriver du det i Overstyr beløp. Lar du feltet stå tomt, brukes avtalens sats, og endrer foreningen satsen senere, følger trekket med av seg selv. Her legger du også inn Medlemsnummer, altså nummeret den ansatte har hos foreningen. Det er valgfritt, men står som egen kolonne på oppgjørslista, og gjør det lettere for foreningen å kjenne igjen medlemmet.

Er trekket satt opp slik, kommer linja automatisk med i lønnskjøringen, ferdig koblet til foreningen.

Det gjelder også når lønnskjøringen alt er i gang. Oppdager du underveis at en ansatt mangler kontingenttrekket, registrerer du trekket her og går tilbake til lønnskjøringen: linja er der når du kommer tilbake til oversikten over ansatte. Du skal altså ikke legge kontingentlinja inn for hånd, for en linje du legger inn selv har ingen fagforening, og da stopper godkjenningen.

Fjerner du linja fra en ansatt i lønnskjøringen, blir den borte. Den kommer ikke tilbake så lenge den kjøringen står åpen. Skal trekket bort for godt, setter du en sluttdato på det eller slår av Inkluder automatisk i lønnskjøring. Kolonnen Lønnsart i trekklista viser hvilken lønnsart trekket havner på, altså avtalens når avtalen har satt en.

Du velger ikke lønnsart på selve trekket. Den kommer fra avtalen og står som Fra avtalen i skjemaet. Har avtalen ingen lønnsart, må du velge en her, ellers kommer trekket aldri med i lønnskjøringen. Inkluder automatisk i lønnskjøring står på fra start.

Kommer den ansatte fra et annet lønnssystem midt i året, fyller du inn Betalt hittil i år. Det er kontingenten hen alt har betalt i år, og vi trenger tallet for å vite når kontingenten passerer fradragsgrensen og skal deles mellom lønnsart 610 og 615. Står feltet tomt, begynner vi å telle fra null, og delingen kommer for sent. Feltet Totalt krav er borte for fagforeningskontingent: en kontingent er løpende, og et totalkrav ville stoppet trekket den måneden summen var nådd.

Hvis en linje mangler fagforening

Legger du inn en kontingentlinje for hånd i en lønnskjøring, er den ikke koblet til noen forening. Kontrollisten på godkjenn-siden sier fra, og godkjenning er sperret til det er rettet.

Slik retter du det: linja er merket med en gul brikke som sier Velg fagforening. Klikk den, og velg foreningen i lista. Når du velger foreningen, hentes avtalens beløp og grenser inn på linja med det samme. Har du allerede skrevet et beløp der, blir tallet stående som en overstyring for denne ene kjøringen, så ingenting du har lagt inn forsvinner. Er fagforeningen allerede valgt, viser brikka navnet, og du kan klikke den for å bytte. Er lista tom, er det ikke opprettet noen trekkavtale av typen fagforeningskontingent ennå.

Grensen for skattefradrag

Fagforeningskontingent gir skattefradrag opp til en årlig grense per ansatt. For 2026 er grensen kr 8 700.

Matrix Lønn håndterer dette automatisk. Så lenge årets sum er under grensen, føres trekket på lønnsart 610 (med fradrag), som reduserer grunnlaget for forskuddstrekk. I måneden der summen passerer grensen, deles trekket i to linjer: 610 opp til grensen, og 615 (uten fradrag) for det overskytende. Resten av året går alt på 615.

615-linja er systemstyrt: beløpet regnes ut av grensen, og linja kan ikke slettes for seg. Fagforeningen velger du derimot selv. Brikka står på begge linjene, og valget gjelder hele kontingenten, så de to andelene går alltid til samme forening. Sletter du 610-linja, forsvinner 615-linja med den.

Foreningen får hele kontingenten uansett. Splitten handler bare om hva den ansatte får skattefradrag for. På oppgjørslista står derfor ett samlet beløp per medlem, ikke to.

Hent ut oppgjørslista

Gå til Rapporter og velg Fagforeningsliste. Øverst i filteret velger du om utvalget skal være en periode eller bestemte lønnskjøringer. Du kan i tillegg snevre til én virksomhet, én eller flere avdelinger, én fagforening og én ansatt.

Velger du lønnskjøringer, er det kjøringene som bestemmer utvalget, og perioden i overskriften er månedene de ble utbetalt i. Kolonnen Endring står da tom: det finnes ingen tilsvarende forrige kjøring å sammenlikne med.

Velger du én ansatt, gjelder ikke bare lista, men også summene, avstemmingen og eksportfilene bare hen. Det er nyttig når du skal svare på hva som er trukket for én person, men husk at fila da IKKE er oppgjøret til foreningen. Filtrene står i PDF-en, i regnearket og i filnavnet, så en filtrert fil ikke kan forveksles med en fullstendig.

Øverst står kontingenten som et regnestykke: det som er ført på lønnsart 610, pluss det som er ført på 615 over årets grense, og summen av de to. Ved siden av står bokføringen, med tre tall du kan avstemme hver for seg: hva lønnskjøringene har KREDITERT kontingentkontoen i perioden, hva denne lista betaler ut, og hva som blir stående igjen på kontoen. Blir noe stående, er det kontingent som er trukket uten at en fagforening er valgt på linja; slike trekk når aldri en betaling. Er det snakk om lønnskjøringer som allerede er godkjent, kan du fylle inn foreningen i etterkant. Se avsnittet under.

Kjøringer som alt er godkjent

Kravet om å velge fagforening på trekklinja kom 25. august 2026 og gjelder framover. Har du kjørt kontingent før det, står de linjene uten forening, og de kan ikke rettes fra lønnskjøringen: en godkjent kjøring er frosset.

Du fyller dem inn i etterkant i stedet. I fagforeningslista, ved siden av det som blir stående på kontoen, står knappen Etterregistrer fagforening. Der ser du hver ansatt det gjelder, hvor mye det er, og hvilke lønnskjøringer det stammer fra. Er den ansatte registrert med en fagforening på ansattkortet, står den ferdig valgt; er hen registrert med to, står valget tomt, for da er det ikke opplagt hvilken kontingenten gjaldt.

To ting er verdt å merke seg:

• Det betaler ingenting ut. Etterregistreringen retter lista og rapportene bakover, slik at oppgjøret kan dokumenteres. Selve betalingen til foreningen må du avtale med dem.
• Valget kan ikke endres etterpå. Foreningen låses per ansatt. Ansatte du ikke får avklart med en gang, kan du komme tilbake til senere; vinduet kan åpnes igjen når som helst, og viser da også hva som allerede er registrert, av hvem og når.

I lista står etterregistrerte beløp som en egen linje, «Etterregistrert, ikke i betalingsfila», og på medlemsraden som «herav ... etterregistrert». Det er med vilje: differansen går til null fordi opplysningen er på plass, ikke fordi pengene er betalt.

Merk at kontingent er en ren kreditpost hos oss. Debetposten kommer først når betalingen er gjennomført, og den fører du selv fra bankavstemmingen.

Hver fagforening har sitt eget kort som kan åpnes og lukkes, med betalingsinformasjon øverst og én rad per medlem: navn, ansattnummer, medlemsnummer, fødselsnummer og trukket beløp. Er noe av kontingenten ført over årets grense, står den andelen som en egen linje under beløpet.

Fødselsnummer vises maskert, med bare de seks første sifrene. Resten ligger ikke i rapporten før noen ber om det: knappen Vis fødselsnummer henter numrene for hele lista, og øyet i fødselsnummerkolonnen henter ett om gangen. Hver henting skrives i aktivitetsloggen, med hvem som hentet, hvilke ansatte det gjaldt og hvilken periode. Numrene blir stående til du trykker Skjul fødselsnummer eller forlater rapporten. Hjelper noen fra Matrix dere gjennom en støttesesjon, får de aldri se mer enn de seks første sifrene. Søkefeltet finner medlemmer på navn, medlemsnummer eller ansattnummer. Søket filtrerer bare medlemslistene; summene gjelder alltid hele utvalget, ikke bare treffene. Det er forskjellen på søket og filtrene: velger du én ansatt i filteret, regnes summene på nytt for hen.

Eksporter gir PDF med ett brev per forening, klart til utsending, eller Excel med ett ark for alle medlemmer og ett oppgjørsark per forening. I eksportfilene står fødselsnummeret fullt, fordi det er trekkgrunnlaget foreningen avstemmer mot. Nedlastingen henter numrene selv om du ikke har trykket Vis fødselsnummer først, og også den hentingen står i aktivitetsloggen. Nedlastingen henter numrene selv om du ikke har trykket Vis fødselsnummer først, og også den hentingen står i aktivitetsloggen.

Perioden følger utbetalingsdatoen på lønnskjøringen, og bare godkjente kjøringer teller med. Rapporten åpner derfor på en periode som dekker både inneværende måned og siste lønnskjøring med kontingent. Har du valgt lønnskjøringer i stedet for en periode, er det kjøringene som gjelder, og månedsvelgeren er borte. Har du godkjent septemberlønna mens det ennå er august, er den med fra du åpner rapporten.

Hvis lista er tom

• Er det godkjent en lønnskjøring med utbetalingsdato i perioden?
• Er fagforeningen opprettet som trekkavtale med trekktypen fagforeningskontingent?
• Er trekklinjene knyttet til foreningen? Linjer uten fagforening kommer ikke med, verken her eller i betalingsfila.

Finnes det trekk utenfor perioden du har valgt, sier lista fra og gir deg en knapp som hopper rett dit.

Kontingent som ble trukket i Matrix Lønn Desktop og importert hit, teller med på samme måte som kontingent kjørt her. Mangler den likevel, er det fordi lønnsarten fra importen ikke er merket som fagforeningskontingent. Åpne den under Lønnsarter i venstremenyen og sett a-melding-beskrivelsen til Fagforeningskontingent, så kommer trekkene fram med det samme, også på gamle lønnskjøringer. Er lønnsarten låst fordi den kom fra importen, låser du opp de gamle lønnsartene øverst i lønnsartregisteret først.