Flere lønnskjøringer i samme måned

Opprett flere kjøringer samme måned

Du kan ha flere lønnskjøringer i samme måned. En vanlig måte å jobbe på er å kjøre ordinær lønn først, og deretter ta bonus, ekstralønn eller korreksjoner som egne kjøringer.

Start en ny kjøring fra lønnskjøringene og fyll inn periode og ansatte som vanlig. Gi kjøringen et navn som forteller hva den gjelder, for eksempel ordinær lønn for måneden og en egen kjøring for bonus eller tillegg.

Hver kjøring godkjennes for seg. Etter godkjenning ligger de som egne rader i lista, hver med eget statusmerke og egen summering.

Navn på kjøringen

Setter du ikke noe navn selv, får kjøringen et automatisk navn ut fra innholdet: «Ordinær lønn juli» for vanlige kjøringer, «Ukelønn uke 29» eller «14-dagerslønn uke 27–28» når opptjeningsperioden viser en kort lønnssyklus, og «Pensjonspremie juli» eller «NAV-refusjon juli» for kjøringer uten ansatte som bare fører pensjon eller refusjoner. Årstall vises bare når kjøringen gjelder et annet år enn det inneværende.

Vil du styre navnet selv, klikker du på navnet i lønnsoversikten, skriver inn det du vil kalle kjøringen og trykker Enter. Navnet du setter selv vinner alltid over det automatiske. Tømmer du feltet, faller kjøringen tilbake på det automatiske navnet.

Omdøping virker også etter at kjøringen er godkjent, så du kan rydde i historikken i etterkant. To unntak: importerte kjøringer beholder navnet sitt, og navngiving krever rettigheten til å endre lønnskjøringer. Har du bare lesetilgang, vises navnet som vanlig tekst.

Merket «Med pensjonspremie»

Under navnet kan det stå Med pensjonspremie eller Med NAV-refusjon. Det betyr at kjøringen inneholder poster som ikke er lønn til de ansatte: pensjonspremien betaler du til pensjonsleverandøren, og NAV-refusjonen er penger inn til deg. Ingen av dem er med i brutto eller i «Til utbetaling», så uten merket ville de vært usynlige i lista. Hold musepekeren over merket for en forklaring, og se beløpene i kontrollisten eller i rapporten «OTP og NAV-refusjon». Merket vises ikke når navnet allerede sier det samme.

Rapport for én kjøring eller hele måneden

For Utbetalingsliste, Regnskapsbilag og Kontrolliste velger du om rapporten skal gjelde én kjøring eller hele måneden. Hver av dem har to valg:

• Denne lønningen gir rapport kun for den ene kjøringen. Bruk dette når du vil avstemme én enkelt kjøring.
• Samlet for måned gir rapport for alle godkjente kjøringer som er utbetalt i samme måned. Har du både ordinær lønn og bonus i april, blir bilaget samlet for hele april.

Når du velger Samlet for måned, får du en påminnelse om at bilaget tar med alle godkjente kjøringer i måneden, slik at kontiene blir riktige for hele måneden. Skal du avstemme mot utbetalingslista for én enkelt kjøring, hent regnskapsbilaget fra selve kjøringen i stedet.

Hva havner hvor

Regnskapsbilaget sorteres på utbetalingsdato, ikke på periodemåned. En kjøring med periode i februar som utbetales i mars, havner derfor i bilaget for mars.

Lønnstallene i bilaget (brutto, netto og forskuddstrekk) er per kjøring når du bruker Denne lønningen, og summert når du bruker Samlet for måned.

Arbeidsgiveravgift fra både lønn og fra OTP og NAV samles på samme bilag, både når du henter for én kjøring og for hele måneden.

Praktisk arbeidsflyt

En typisk flyt med to kjøringer i samme måned:

1. Opprett kjøring for ordinær lønn og godkjenn.
2. Opprett kjøring for bonus samme måned og godkjenn.
3. Hent regnskapsbilag med Samlet for måned til bokføringen.
4. Hent utbetalingsliste fra hver enkelt kjøring til banken.

Du kan også hente regnskapsbilag fra hver enkelt kjøring og slå dem sammen i regnskapssystemet selv.

Feriepenger og tillegg

Har du feriepenger i en egen kjøring, eller tillegg som skal regnes ut fra inntekten i året, behandles de på vanlig måte. Systemet summerer ytelsene per ansatt over hele året når det beregner grunnlag for arbeidsgiveravgift og feriepenger, uavhengig av hvor mange kjøringer beløpene er fordelt på.