Importere og nullstille feriepengesaldo

Importere feriepengesaldo

Når du importerer data fra det gamle systemet, tas feriepengegrunnlag og saldo med for hver ansatt. Det gjør at du ikke dobbelteller feriepenger når du bytter system. Under importen ser du en oversikt over feriepengedataene som kommer inn, både det som skal utbetales i år og det som opptjenes i år.

Hva som tas med

Fra det gamle systemet tas disse feriepengeverdiene med per ansatt:

• Feriepengegrunnlag i år: Lønn som opptjenes som feriepengegrunnlag inneværende år. Ganges med feriepengesatsen (standard 12 %) for å beregne feriepenger som utbetales neste år.
• Feriepengegrunnlag fjoråret: Lønn fra året før som ennå ikke er gjort om til feriepenger. Ganges med satsen for å beregne det som skal utbetales i år.
• Feriepenger utbetalt hittil i år: Beløp som allerede er utbetalt til ansatte inneværende år. Trekkes fra fjorårets grunnlag for å finne hvor mye som gjenstår.
• Ekstra feriepenger for ansatte over 60 år: Tilleggsferiepenger for ansatte som er 60 år eller eldre, både fra året før og det som opptjenes nå.
• Rest fra tidligere år: Uavgjorte feriepenger fra år lenger tilbake.

Forhåndsvisning før import

På forhåndsvisningen ser du for hver ansatt:

• Til gode i år: Beløp som skal utbetales i år, basert på fjorårets grunnlag minus det som allerede er utbetalt.
• Opptjenes i år: Feriepenger som opptjenes inneværende år og utbetales neste år.
• Rest fra tidligere år: Eventuelle uavgjorte beløp fra lenger tilbake.

Du kan velge å ta med de oppsamlede feriepengeverdiene under import. Er du usikker, anbefaler vi at du tar dem med. Feriepengesaldoen fra det gamle systemet finnes bare der, og uten den blir tidligere saldo borte.

Hvordan grunnlaget brukes videre

Når du kjører lønn i Matrix Lønn, brukes det importerte feriepengegrunnlaget som utgangspunkt:

1. Nye lønnslinjer legger til nytt grunnlag.
2. Feriepenger beregnes ut fra grunnlaget og gjeldende feriepengesats.
3. Du finner oversikt over feriepengene til hver ansatt på ansattkortet.

Systemet holder styr på både det importerte grunnlaget og det som legges til etterpå, slik at feriepengene fortsatt blir riktige ved periodeskifter.

Nullstille importen og starte på nytt

Gikk importen feil, eller vil du gjøre den på nytt med andre valg, kan du nullstille hele importen og starte med blanke ark.

Når du bør nullstille

• Du importerte feil fil.
• Du vil importere med andre valg.
• Du vil ta inn rettinger fra det gamle systemet på nytt.

Slik nullstiller du

Du finner nullstillingen under Innstillinger i fanen Import. Der vises et eget felt for å nullstille importen. Feltet er bare synlig etter en vellykket import, og bare for brukere med tilstrekkelige tilganger.

1. Velg å nullstille importen.
2. Les advarselen nøye. Nullstilling sletter:

- Alle importerte lønnskjøringer
- Alle ansatte som ble opprettet under importen, med arbeidsforhold, trekk og skattekort
- Alle importerte feriepengesaldoer og grunnlag

1. Skriv NULLSTILL i bekreftelsesfeltet. Ordet må stemme nøyaktig.
2. Godkjenn med tofaktorautentisering hvis det er aktivert på brukeren din.
3. Importen er nå nullstilt.

Etter nullstilling kan du laste opp filen på nytt og importere med andre valg.

Hva som beholdes

Nullstilling rører ikke firmainnstillingene dine. Disse beholdes:

• Bankprofiler og bankoppsett
• Regnskapsoppsett og kontoplan
• Pensjonsleverandører
• Innstillinger for feriepenger, timer per dag og andre firmainnstillinger
• Integrasjoner og tilkoblinger

Nullstilling er ment å brukes før du har kjørt din egen lønn i Matrix Lønn. Har du allerede betalt ut noe basert på importerte data, må eventuell nullstilling skje før utbetalingen, ellers slettes også de importerte, utbetalte feriepengene.

Rette feriepengesaldo etter import

Finner du feil i feriepengene etter import, kan du redigere per ansatt. Gå til den aktuelle ansatte og åpne feriepengeoversikten på ansattkortet. Der kan du justere feriedager, sats og spesialregler for den ansatte.

Endringer du gjør, gjelder framover. De endrer ikke historiske data fra importen, men ny beregning fra det punktet.

Vanlige spørsmål

Feriepengesaldoen ser feil ut etter import.
Sjekk at du tok med de oppsamlede feriepengeverdiene i forhåndsvisningen. Uten dem blir tidligere saldo ikke med.

Kan jeg importere på nytt uten å nullstille?
Ja. Laster du opp filen igjen etter første import, ber systemet deg bekrefte at du vil importere på nytt. Eksisterende ansatte gjenkjennes på fødselsnummer og kan oppdateres hvis du har valgt å oppdatere eksisterende ansatte.

Hva skjer med feriepenger jeg allerede har betalt ut, hvis jeg nullstiller?
Alle importerte beløp slettes, også utbetalte feriepenger. Gjør derfor nullstilling før du betaler ut basert på importerte data.