Kontrollisten før du godkjenner

Hva kontrollisten er

Når du skal godkjenne en lønnskjøring, viser kontrollisten en oppsummering av kjøringen: bruttolønn, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, trekk og til utbetaling, både per ansatt og totalt. Tallene er regnet med nøyaktig samme motor som selve godkjenningen, så det du ser i kontrollisten er det som faktisk innrapporteres til Skatteetaten og utbetales.

Hvor du finner den

Åpne utkastet til lønnskjøringen og gå til godkjenningen. Kontrollisten vises sammen med sjekklista, før du klikker Godkjenn. Du kan også åpne den fra lønnsoversikten ved å velge Kontrolliste i menyen på en utkast-kjøring, og laste den ned som PDF.

Hva tallene betyr

• Bruttolønn: all lønn og trekkpliktige naturalytelser. Ferietrekk reduserer brutto, og rene utlegg holdes utenfor.
• Forskuddstrekk: skattetrekket som trekkes og betales til Skatteetaten.
• Arbeidsgiveravgift: avgiften av lønna. Avgift av OTP-premie og NAV-refusjon kommer i tillegg i godkjenningssteget.
• Trekk: fagforening, pensjon og andre trekk som reduserer det som utbetales.
• Til utbetaling: det den ansatte får på konto. Rene utlegg legges til her etter skatt.

Varsler

Lønn uten forskuddstrekk. Har en ansatt trekkpliktig lønn utbetalt i penger, men ingen trekk-linje, sier kontrollisten fra. Godkjenner du slik, utbetales hele beløpet uten skatt, og A-meldingen melder null i trekk. Åpne den ansatte i lønnseditoren og lagre på nytt, så legges trekket inn. Hjelper ikke det, kan du legge inn trekket som en egen linje. Varselet kommer ikke på feriepenger opptjent i fjor, utlegg eller ansatte som er fritatt for forskuddstrekk, for der er null trekk riktig.

Forskuddstrekk uten kontanter. Har en ansatt bare naturalytelser, for eksempel fri bil, og lite eller ingen kontant utbetaling, kan ikke hele forskuddstrekket trekkes. Det er ingen kontant å trekke fra. Kontrollisten varsler om dette, og det overskytende må meldes Skatteetaten manuelt.

Manglende kontonummer. Kontrollisten varsler også hvis en ansatt som skal ha utbetaling mangler kontonummer. Da blir ikke den ansatte med i utbetalingsfila til banken før du legger inn konto.

Enkel og detaljert visning

Når du laster ned kontrollisten kan du velge Enkel eller Avansert. Enkel viser oppsummeringen per ansatt. Avansert viser i tillegg hver lønnsart linje for linje per ansatt, med antall, sats og beløp, og feriepengegrunnlaget, akkurat som kontrollisten for en godkjent kjøring.

Utvalg på den godkjente kontrollisten

Kontrollisten for en godkjent lønnskjøring ligger under Rapporter. Der kan du avgrense lista til én eller flere avdelinger, eller til bestemte ansatte. Valgene ligger bak Filter, sammen med periode og lønnskjøring.

Utvalget gjelder personer, ikke enkeltlinjer. En ansatt som er med, er med med alle lønnslinjene sine, og derfor er brutto, forskuddstrekk og netto per ansatt like riktige som i den fulle lista. Summene nederst blir delsummer. Både skjermen, PDF-en og Excel-arket sier fra om at lista er et utvalg, og viser hele kjøringen ved siden av.

Avdelingen er den ansattes egen, altså avdelingen på arbeidsforholdet slik den var da lønnen ble kjørt. Det er noe annet enn avdelingen på en lønnslinje, som sier hvor kostnaden ble ført. Skal du se kostnad per avdeling, bruker du Avdelingsrapport eller Lønnsjournal.

Pensjonspremie og NAV-refusjon føres per virksomhet og kan ikke fordeles på et utvalg av ansatte. De står derfor med hele kjøringens beløp, tydelig merket.

Kontrollisten du godkjenner etter, altså den for et utkast, kan ikke filtreres. Den skal alltid vise alle.

Hvorfor du kan stole på tallene

Kontrollisten, lønnsoversikten og selve godkjenningen bruker samme beregning. Det du ser før du godkjenner er det som faktisk rapporteres og utbetales, uten overraskelser etterpå.