Negativ lønn og tilbakebetaling

Når negativ lønn oppstår

Negativ bruttolønn dukker som regel opp ved korrigeringer, altså når du må redusere eller tilbakebetale lønn som ble utbetalt feil i en tidligere periode.

Matrix Lønn lar deg legge inn negative beløp på lønnslinjer. Det er en lovlig måte å rette opp tidligere feil på.

Vanlige eksempler:

• En ansatt har fått utbetalt ferie som ikke skulle vært betalt ut. Du legger inn en negativ linje for å trekke beløpet tilbake.
• Lønnen ble doblet ved en feil. Du retter med en negativ linje lik det overskytende.
• En del av en bonus skal tilbakeføres.

Varselet om negativ bruttolønn

Når summen av alle lønnslinjene for minst én ansatt blir negativ, vises et varsel i kontrollen før godkjenning. Varselet sier hvor mange ansatte det gjelder, med teksten:

«Negativ bruttolønn kan oppstå ved korrigeringer. Sjekk at dette er tilsiktet.»

Dette er en blokkerende feil. Lønnskjøringen kan ikke godkjennes så lenge en ansatt har negativ bruttolønn. Det finnes ingen mulighet til å bekrefte eller overstyre en negativ bruttosum.

Slik retter du opp

1. Gå inn på den aktuelle ansattes lønnslinjer.
2. Kontroller at alle beløp stemmer, både positive og negative.
3. Er det en tastefeil, for eksempel -500 kr der det skulle stått 500 kr, retter du beløpet.
4. Er det en tilsiktet tilbakebetaling, må du sørge for at bruttosummen blir positiv. Det gjør du ved å legge til positiv lønn eller redusere tilbakebetalingen.

Når bruttosummen blir positiv, forsvinner varselet og du kan godkjenne kjøringen.

Tilbakebetaling i betalingsfilen

Når en ansatt har et beløp som skal trekkes tilbake, regnes det inn i nettoen for kjøringen. Resultatet vises i betalingsfilen du laster opp til nettbanken som vanlig.

Eksempel der nettoen fortsatt er positiv:

• Lønn: 20 000 kr
• Korrigering: -5 000 kr
• Netto utbetaling: 15 000 kr

Betalingsfilen inneholder 15 000 kr til den ansattes konto.

Hvis tilbakebetalingen er større enn lønnen i samme kjøring, blir nettoen negativ. Hvordan banken behandler et negativt beløp i filen, avhenger av banken og betalingsformatet, så avklar dette med banken din før du sender filen.

Notat til korrigeringen

Vil du dokumentere hvorfor kjøringen inneholder negative beløp, kan du legge inn et Globalt notat på lønnskjøringen. Skriv for eksempel «Korreksjon, tilbakebetaling av feil bonus». Notatet vises på lønnsslippene i kjøringen.

Lønnsslippen og rapportering

Lønnsslippen viser brutto, forskuddstrekk og netto, også når disse er negative. Det er normalt for korrigeringskjøringer.

Husk at negative beløp også kan påvirke feriepenger, arbeidsgiveravgift og det som rapporteres i a-meldingen. Kontroller disse tallene før du godkjenner, og sjekk at korrigeringen blir riktig rapportert til Skatteetaten.