Permittering og permisjon

Hvor

Åpne den ansatte og velg fanen Permisjon/Permittering.

Registrere

Klikk Ny permisjon/permittering. Velg arbeidsforhold, type og fra- og til-dato. Til-dato er valgfri dersom sluttdatoen ikke er kjent. Ved delvis permisjon eller permittering angir du hvor stor prosent fraværet utgjør.

Feltet Permisjons-ID fylles ut automatisk av Matrix. ID-en brukes i A-meldingen til å identifisere den enkelte permisjonen eller permitteringen fra måned til måned. Når en permisjon eller permittering først er rapportert, skal du normalt ikke endre ID-en manuelt. Så lenge det er den samme permisjonen eller permitteringen med samme prosent, brukes samme ID videre.

Permisjon eller permittering?

Permisjon og permittering registreres samme sted i Matrix, men er forskjellige typer fravær. Permisjon kan for eksempel være foreldrepermisjon, utdanningspermisjon eller annet avtalt fravær fra arbeidsforholdet. Permittering betyr at arbeidstakeren midlertidig fritas helt eller delvis fra arbeidsplikten på grunn av driftsinnskrenkning eller driftsstans. Velg riktig type i listen.

Hva betyr Permisjons-ID?

Permisjons-ID-en identifiserer den enkelte permisjonen eller permitteringen som rapporteres i A-meldingen. ID-en følger altså den konkrete permisjonen eller permitteringen, ikke den ansatte, barnet eller årsaken til fraværet. En ansatt kan derfor ha mange forskjellige permisjoner og permitteringer, hver med sin egen ID. Matrix oppretter automatisk en ny ID når du registrerer en ny permisjon eller permittering.

Når skal samme ID brukes?

Bruk samme ID videre så lenge det er den samme løpende permisjonen eller permitteringen og prosenten ikke endres. En ansatt kan for eksempel ha 20 % permisjon fra oktober til desember og arbeide resten av stillingen. Dette kan registreres som én sammenhengende permisjon med samme ID gjennom hele perioden. Det er ikke nødvendig å opprette en ny permisjon for hver enkelt fraværsdag.

Når skal det opprettes ny ID?

Det skal opprettes en ny ID når:

• en permisjon eller permittering er avsluttet og den ansatte senere starter en ny
• permisjonsprosenten endres
• permitteringsprosenten endres

Den gamle registreringen avsluttes, og en ny registrering opprettes med den nye prosenten og en ny ID.

Eksempel: Endring i permitteringsgrad

En ansatt kan for eksempel være 100 % permittert den første uken, 50 % permittert den neste uken og 30 % permittert fra uken etter. Dette registreres som tre permitteringsperioder med hver sin ID. Når permitteringsgraden endres fra 100 % til 50 %, avsluttes den første permitteringen og en ny permittering på 50 % opprettes med ny ID. Når graden senere endres til 30 %, avsluttes 50 %-perioden og en ny permittering på 30 % opprettes med ny ID.

Det er altså selve endringen i permitteringsprosenten som gjør at det må opprettes en ny ID.

Eksempel: Endring i permisjonsgrad

Det samme prinsippet gjelder for permisjon. Dersom en ansatt går fra 100 % permisjon til 40 % permisjon, avsluttes permisjonen på 100 % og det opprettes en ny permisjon på 40 % med en ny ID.

Arbeid under permittering

At en permittert ansatt arbeider enkelte dager betyr ikke nødvendigvis at permitteringsprosenten skal endres. Det er forskjell på at arbeidstakeren utfører arbeid mens permitteringen løper, og at arbeidsgiver faktisk endrer permitteringsgraden.

Dersom selve permitteringsgraden endres, oppretter du en ny permittering med ny prosent og ny ID. Dersom den ansatte bare utfører arbeid innenfor en løpende permittering, skal du ikke automatisk endre permitteringsprosenten eller opprette en ny ID av den grunn. Dersom arbeidstakeren er tilbake i ordinært arbeid i mer enn seks uker, anses permitteringen som avbrutt. Dersom arbeidstakeren senere permitteres på nytt, registreres dette som en ny permittering med ny ID.

Flere permisjoner for samme barn

Permisjons-ID følger ikke barnet. En far kan for eksempel først ha omsorgspermisjon i forbindelse med fødselen og senere ta ut foreldrepermisjon. Dette er separate permisjoner og skal registreres med hver sin ID. Du skal derfor ikke hente frem og gjenbruke en tidligere ID bare fordi den nye permisjonen gjelder det samme barnet.

Hvis to permisjoner mangler ID

Eldre permisjoner kan mangle Permisjons-ID, fordi feltet ikke alltid har vært fylt ut automatisk. Har ett arbeidsforhold to slike registreringer, kan de få samme ID, slik at bare den ene blir rapportert korrekt. A-meldingen sier fra i kontrollsteget hvilken permisjon som ikke blir med, sammen med datoene for permisjonen. Gi permisjonen sin egen unike ID og hent A-meldingen på nytt.

Rapportering

Permisjoner og permitteringer rapporteres automatisk i A-meldingen så lenge de overlapper perioden du kjører lønn for. Samme ID rapporteres videre fra måned til måned så lenge den aktuelle permisjonen eller permitteringen fortsetter uendret.

Huskeregel

Samme løpende permisjon eller permittering + samme prosent = samme ID.

Ny permisjon/permittering eller endret prosent = ny ID.