Rapporten Trekkliste

Hva rapporten viser

Trekklista viser trekkavtalene dere har registrert, med de ansatte som står på hver av dem. For hver ansatt står navn og ansattnummer, referansenummeret hos mottakeren, hva som trekkes per måned, og hvor lenge trekket gjelder.

Lista leser ansattregisteret, ikke lønnskjøringene. Et trekk du registrerer i dag står i lista med en gang, også før det er kjørt lønn. Et nytt medlem som ikke har hatt lønn ennå finnes altså her, og ikke i Fagforeningsliste.

Fødselsnummer står ikke i denne lista.

Trekkliste eller Fagforeningsliste?

De to svarer på hver sin ting, og skal kunne vise ulike tall:

• Trekkliste svarer på hvem som ER REGISTRERT, og hva som skal trekkes framover. Den dekker alle trekkarter, og finnes selv om det aldri er kjørt lønn.
• Fagforeningsliste svarer på hva som FAKTISK BLE TRUKKET i en periode, med beløp per medlem, bygget av godkjente lønnskjøringer. Det er den du sender som oppgjør, og den som inneholder fødselsnummer.

Skal du sende foreningen en oversikt over hvem som er medlem, er Trekklista riktig. Skal du gjøre opp for kontingenten som er trukket, er Fagforeningsliste riktig.

Velg dato

Rapporten har en DATO, ikke en periode. Øverst til høyre står Gjelder med dagens dato. Klikk der for å velge en annen dato, og for å filtrere på avdeling eller virksomhet.

Datoen avgjør hva som regnes som aktivt: en avtale som starter neste måned står som Starter senere, og en som gikk ut i fjor står som Avsluttet. Vil du vite hvem som var registrert 1. januar, setter du datoen dit.

Sammendraget øverst

Kortet øverst setter opp avtalene som et regnestykke: aktive nå, pluss de som starter senere, pluss de avsluttede, er lik antall registrerte trekkavtaler. Til høyre står det om noen mangler referansenummer, og hvor mange av de ansatte som har minst ett trekk.

Tallene i kortet gjelder ALLTID hele lista. Søker du på et navn, filtreres bare ansattlinjene under, aldri tallene øverst.

Kategorier, søk og sortering

Under sammendraget står en rad med kategorier: Alle, Fagforening, Lovpålagt, Interne trekk og Frivillige goder. Lovpålagt er utleggstrekk og bidragstrekk, altså trekk dere ikke har valgt selv. Interne trekk er de dere beholder i huset, som kantine, husleie og lønnsforskudd.

Søkefeltet dekker ansattnavn, ansattnummer, referansenummer, avtalenavn og trekkart. Mellomrom og bindestrek spiller ingen rolle, så du finner et saksnummer uansett hvordan du skriver det.

Vis avsluttede slår historikken av og på. Avsluttede avtaler vises som standard, fordi spørsmålet ofte er nettopp om noen VAR registrert.

Trekk uten trekkavtale

Ikke alle trekk er koblet til en trekkavtale. Kantinetrekk, husleie og lønnsforskudd registreres ofte rett på den ansatte. De faller ikke ut av lista: de samles i egne grupper per trekkart.

Satsen i lista

Kolonnen Trekk per måned viser det som er AVTALT, ikke et utregnet beløp.

• Et fast trekk står som et kronebeløp.
• Et prosenttrekk står som en prosent av grunnlaget, med Beregnes per kjøring under. Rapporten gjetter aldri på hva lønna blir.
• Har en ansatt fått et annet beløp enn avtalen sier, står Overstyrt under. Avtalesatsen blir stående, så du ser begge deler.
• For lån, forskudd og restskatt står restsaldoen under beløpet, for eksempel «Rest 152 500 kr av 250 000 kr».

Nederst i hver avtale står en sumrad. Den teller bare de som faktisk har et løpende trekk. Har noen av dem en prosentsats, sier sumraden Sats per ansatt i stedet for et kronebeløp: å summere prosenter krever et lønnsgrunnlag rapporten ikke har.

Trukket i år

Over ansattabellen står Trukket i året for hele avtalen, hentet fra godkjente lønnskjøringer. Tallet er en referanse som svarer på om avtalen faktisk er i bruk, ikke et oppgjør.

Det står på AVTALEN og ikke per ansatt, og det er med vilje: en lønnslinje vet hvilken lønnsart den står på, men ikke hvilket av den ansattes trekk den kom fra. Har en ansatt to trekk på samme lønnsart, kan de ikke skilles i ettertid. Skal du ha beløp per person, er det Fagforeningsliste som svarer.

Manglende referansenummer

Står det Mangler i referansekolonnen, har den ansatte ikke fått registrert medlems- eller saksnummeret sitt. Det fylles inn på trekket under den ansatte. Foreningen bruker nummeret til å kjenne igjen medlemmet sitt, så en liste med mange slike er en liste de må rydde i selv.

Eksport

Eksporter øverst til høyre gir to filer:

• PDF - medlemsliste: én seksjon per avtale, med avtalens opplysninger og ansattabellen. Dette er fila du sender til foreningen. Manglende referansenummer står som MANGLER, også der.
• Excel: én rad per ansattlinje med avtalekolonnene ved siden av, klar til å pivoteres.

Har du filtrert eller valgt en annen dato, står det i toppen av begge filene.

Snarvei fra Trekkavtaler

Under Innstillinger og fanen Trekkavtaler står det nå et antall ved siden av hver avtale. Klikker du på tallet, folder de ansatte seg ut under avtalen, og Åpne trekklista tar deg til rapporten filtrert på nettopp den avtalen.

Hvis lista er tom

• Er det opprettet trekkavtaler i det hele tatt? De settes opp under Innstillinger og fanen Trekkavtaler.
• Står det ingen ansatte under en avtale? Da er ingen koblet til den ennå. Koblingen gjøres på den ansatte under fanen Trekk.
• Gjelder trekkene på datoen du har valgt? Slå på Vis avsluttede for å se om de er gått ut eller ikke har startet ennå.
• Har du en kategori valgt? Klikk Alle for å se hele lista igjen.