Situasjoner der regnskapsbilaget ikke fanger opp alle endringer

Regnskapsbilaget fra lønnssystemet bygger normalt på opplysningene og lønnshendelsene som er registrert i den enkelte lønnskjøringen. Det kan imidlertid oppstå endringer som påvirker allerede bokførte avsetninger, uten at det automatisk dannes en ny lønnspostering.

Dette kan føre til avvik på kontoene for:

• skyldige feriepenger opptjent tidligere år
• skyldige feriepenger opptjent i inneværende år
• avsatt arbeidsgiveravgift av feriepenger
• kostnadsførte feriepenger og arbeidsgiveravgift

Nedenfor følger noen eksempler på situasjoner som kan kreve kontroll eller manuell korrigering.

Rapporter for avstemming

For å gjøre det enklere å kontrollere avsetningene har vi laget en egen feriepengerapport og en rapport for avstemming av skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger.

Rapportene kan brukes til å sammenligne saldoene i lønnssystemet med bokførte beløp i regnskapet. På denne måten kan du avdekke differanser som må undersøkes nærmere.

Rapportene korrigerer ikke automatisk alle situasjonene som er beskrevet i denne artikkelen. De bør derfor brukes som et utgangspunkt for avstemming og kontroll.

Endringer i feriepengekravet

En ansatt har begått underslag, og det blir senere inngått en gyldig avtale eller avsagt en dom som innebærer at hele eller deler av feriepengekravet skal motregnes eller bortfalle.

Underslaget alene er ikke tilstrekkelig til å fjerne feriepengekravet. Når det foreligger et gyldig grunnlag, må den bokførte feriepengeforpliktelsen og tilhørende arbeidsgiveravgift korrigeres.

En feilutbetalt provisjon, bonus eller annen lønn fra tidligere år kan også bli tilbakebetalt eller korrigert etter at årsoppgjøret er avsluttet. Feriepengeavsetningen fra opptjeningsåret kan da være for høy, selv om lønnskorreksjonen gjennomføres i et senere år.

Det kan for eksempel oppdages at en ansatt har fått utbetalt for mye lønn på grunn av ugyldig eller udokumentert sykefravær eller permisjon. Dersom lønnen senere reduseres eller tilbakebetales, må også feriepengene som ble beregnet av den feilaktige lønnen, vurderes på nytt.

Det motsatte kan også forekomme. En ansatt kan feilaktig ha blitt trukket i lønn for fravær i et tidligere år. Når feilen rettes, kan den ansatte ha krav på ytterligere feriepenger av lønnen som skulle vært utbetalt i opptjeningsåret.

Feil feriepengegrunnlag

En lønnsart, for eksempel bonus eller provisjon, kan ha blitt registrert uten feriepengegrunnlag. Det viser seg senere at ytelsen skulle ha inngått i feriepengegrunnlaget. Tidligere avsetning av feriepenger og arbeidsgiveravgift er da for lav.

Det kan også være registrert lønn i feriepengegrunnlaget som ikke skulle vært med. Dersom feilen først oppdages etter at opptjeningsåret er avsluttet, må tidligere avsetning reduseres.

En person som tidligere ble behandlet som selvstendig oppdragstaker, kan etter en senere vurdering bli omklassifisert til arbeidstaker. Dersom omklassifiseringen gjelder arbeid utført i et tidligere år, kan det oppstå krav på feriepenger og arbeidsgiveravgift som ikke tidligere er avsatt.

Endret feriepengeprosent

En ansatt hadde tidligere en feriepengeprosent på 10,2, men får fra og med ferieåret rett til fem ukers ferie og 12 prosent feriepenger.

Dersom avtalen innebærer at den ansatte skal få 12 prosent av feriepengegrunnlaget fra foregående år, må tidligere avsetning oppjusteres.

Feriepengeprosenten kan også bli endret midt i et opptjeningsår med tilbakevirkende kraft fra 1. januar. Regnskapsbilagene fra tidligere måneder vil da være beregnet med feil prosent, selv om satsen blir riktig i senere lønnskjøringer.

Det avgjørende er hva som følger av arbeidsavtalen, tariffavtalen eller den konkrete beslutningen om utvidet ferie.

Ansatte som fyller 60 år

En arbeidstaker som fyller 60 år i ferieåret, har rett til ekstra ferie og et ekstra feriepengetillegg på 2,3 prosentpoeng.

Tillegget beregnes av feriepengegrunnlaget fra opptjeningsåret, begrenset til 6 G dersom ikke arbeidsavtale eller tariffavtale gir bedre rettigheter.

Dersom en ansatt som fyller 60 år i det kommende ferieåret, slutter i desember i opptjeningsåret, bortfaller ikke tillegget automatisk. Ved fratreden i opptjeningsåret skal 6 G-begrensningen beregnes med grunnbeløpet som gjelder på fratredelsestidspunktet.

For ansatte med D-nummer fremgår ikke nødvendigvis fødselsdatoen direkte av identifikasjonsnummeret. Lønnssystemet har derfor et eget felt for registrering av fødselsdato.

Dersom fødselsdatoen er registrert feil, kan 60-årstillegget bli avsatt for tidlig, for sent eller ikke i det hele tatt.

Dersom nytt grunnbeløp ikke er registrert i systemet, kan den foreløpige 6 G-begrensningen også bli feil. Ved ordinær årsberegning skal grunnbeløpet som gjelder 31. desember i opptjeningsåret, brukes. Dersom den ansatte slutter i opptjeningsåret, skal grunnbeløpet på fratredelsestidspunktet brukes.

Endring av arbeidsgiveravgiftssone

Virksomhetens registreringssted på utbetalingstidspunktet er som hovedregel avgjørende for hvilken arbeidsgiveravgiftssone som skal brukes.

Dersom virksomheten flytter fra en sone med lav sats i opptjeningsåret til en sone med høy sats før feriepengene utbetales, kan tidligere avsatt arbeidsgiveravgift være for lav.

Tilsvarende kan en ansatt bli flyttet til en annen registrert underenhet innenfor samme juridiske arbeidsgiver. Dersom underenheten ligger i en annen arbeidsgiveravgiftssone, kan dette påvirke arbeidsgiveravgiften på feriepengeutbetalingen.

Dette må skilles fra tilfeller hvor den ansatte begynner hos en helt ny juridisk arbeidsgiver. Feriepengeforpliktelsen tilhører normalt den tidligere arbeidsgiveren, med mindre forpliktelsen er overført som en del av en virksomhetsoverdragelse eller en annen avtale.

Ambulerende virksomhet

Ved ambulerende virksomhet kan arbeidsgiveravgiftssonen variere fra måned til måned.

Dersom hoveddelen av den ansattes arbeid i utbetalingsmåneden utføres i en annen sone enn virksomhetens registreringssone, kan lønn og feriepenger måtte fordeles mellom sonene.

Feriepenger skal i slike tilfeller fordeles på samme måte som den ordinære lønnen i måneden feriepengene utbetales. Dette gjelder selv om feriepengene ble opptjent mens den ansatte arbeidet i en annen sone.

En feriepengeavsetning som ble beregnet med arbeidsgiveravgiftssatsen fra opptjeningsåret, kan derfor avvike fra den faktiske arbeidsgiveravgiften i utbetalingsåret.

Endringer i virksomheten

Salg av virksomhet, virksomhetsoverdragelse, fusjon, fisjon eller flytting av ansatte mellom juridiske enheter kan føre til at feriepengegjeld og avsatt arbeidsgiveravgift må overføres eller bokføres manuelt.

Det kan også skje at en virksomhet blir plassert i en annen arbeidsgiveravgiftssone, for eksempel som følge av kommuneendringer eller endret registrering av virksomheten eller en underenhet.

Satsene for arbeidsgiveravgift kan dessuten bli endret fra ett år til et annet. Dersom systemet har beregnet avsatt arbeidsgiveravgift med satsen fra opptjeningsåret, kan avsetningen avvike fra avgiften som faktisk skal beregnes når feriepengene utbetales.

Tilbakevirkende fritak for arbeidsgiveravgift

En utenlandsk arbeidstaker kan få et A1-dokument eller et annet dokumentert unntak fra medlemskap i norsk folketrygd med tilbakevirkende kraft.

Dersom unntaket blir registrert etter at lønn og feriepengeavsetninger allerede er bokført, kan tidligere avsatt arbeidsgiveravgift måtte tilbakeføres.

Det er det registrerte unntaket hos Skatteetaten som gir arbeidsgiveren grunnlag for å unnlate å beregne arbeidsgiveravgift.

Flere ansatt-ID-er for samme person

En ansatt kan ved en feil være opprettet med flere ansatt-ID-er. Dette kan for eksempel skje dersom den ansatte først har vært registrert med D-nummer og senere med fødselsnummer.

Dersom lønnssystemet anvender 6 G-begrensningen separat på hver ansatt-ID, kan 60-årstillegget bli beregnet av et for høyt samlet feriepengegrunnlag.

Den samme feilen kan føre til at feriepengegjeld, tidligere utbetalinger og korrigeringer blir fordelt mellom flere ansattforhold. Regnskapsbilaget vil da ikke nødvendigvis vise den reelle forpliktelsen for personen samlet.

Avstemming og korrigering

Eksemplene viser at avsetningene ikke alltid kan beregnes utelukkende ut fra lønnshendelsene i den aktuelle lønnskjøringen.

Historiske korrigeringer, endrede avtaler, nye juridiske vurderinger, organisatoriske endringer og endret arbeidsgiveravgiftssone kan påvirke allerede bokførte beløp.

Feriepengerapporten og rapporten for avstemming av skyldig arbeidsgiveravgift av feriepenger bør brukes som utgangspunkt for kontrollen.

Virksomheten bør blant annet avstemme:

• feriepengegrunnlaget per ansatt og opptjeningsår
• skyldige feriepenger per ansatt
• benyttet feriepengeprosent
• beregningen av 60-årstillegget og 6 G-begrensningen
• avsatt arbeidsgiveravgift mot forventet sone og sats
• utbetalte feriepenger mot reduksjonen av feriepengegjelden
• saldoene i rapportene mot de bokførte saldoene i regnskapet

Eventuelle forskjeller må undersøkes og korrigeres i lønnssystemet eller bokføres manuelt i regnskapet, avhengig av årsaken til avviket.