Lagrede opplysninger: beholde eller hente nye

Hva lagrede opplysninger er

En lønnskjøring lagrer en kopi av de viktigste opplysningene for hver ansatt: skattekortet, arbeidsgiveravgiften (sone og sats), feriepengesatsen, arbeidsforholdet og fravær. Disse «lagrede opplysningene» gjør at lønnsslippen og A-meldingen viser det som faktisk gjaldt da lønnen ble kjørt, selv om du senere endrer skattekort eller satser på den ansatte.

Kjøringen bytter ikke skattekort av seg selv

Skattekortet låses til lønnskjøringen med én gang du lagrer den første gangen, og det står fast fram til du godkjenner. Henter noen skattekort mens du står midt i kjøringen, endrer ikke det tallene dine. Det samme gjelder om du angrer en godkjent kjøring for å rette noe: du får tilbake nøyaktig de opplysningene lønnen ble kjørt med.

Dette er med vilje. Har du avstemt forskuddstrekket mot A-meldingen, skal ikke tallene flytte seg fordi du rettet en bonus for én person.

Har det kommet et nyere skattekort?

Da sier vi fra i stedet for å bytte. Går du inn på den ansatte i kjøringen, står det en merknad under skattekortet om hva registeret sier nå. På godkjenn-siden står det hvor mange ansatte det gjelder, og sjekklisten har et gult punkt om det. Gult stopper ingenting, det er en påminnelse.

Det er verdt å ta stilling til, for det er skattekortet som gjelder på utbetalingsdatoen som er det riktige. Forskjellen er at valget er ditt.

Vi varsler bare når det nye kortet faktisk ville gitt et annet trekk. Har Skatteetaten utstedt et nytt kort med samme tabell og sats, sier vi ingenting.

Overstyrer du skattekortet på en ansatt

Da teller det på lik linje med et nytt kort fra Skatteetaten. En lønnskjøring du allerede har lagret, fortsetter å regne med kortet den ble laget med, og viser merknaden om at registeret sier noe annet. Vil du bruke overstyringen i denne kjøringen, velger du Hent nye opplysninger i merknaden hos den ansatte, eller Hent nye for den ansatte på godkjenn-siden.

En lønnskjøring du oppretter etter at overstyringen er lagt inn, bruker den fra start.

Hadde den ansatte ikke skattekort?

Da er det ingen lagrede opplysninger å holde fast ved, og det ble trukket 50 %. Kommer skattekortet senere, for eksempel med den automatiske hentingen om morgenen, tas det i bruk i kjøringen. Det er riktig vei, men beløpet endrer seg, så vi sier fra: det står en merknad hos den ansatte, og godkjenn-siden har et gult punkt om det. Kontroller beløpet på disse før du godkjenner.

Behold eller hent nye, per ansatt

Du kan velge det to steder: i merknaden under skattekortet hos den enkelte ansatte, eller øverst i godkjenningen, der du ser hele kjøringen samlet. For hver ansatt velger du:

• Behold (standard) — bruk opplysningene kjøringen ble laget med.
• Hent nye — hent ferske opplysninger fra registeret for den ansatte.

Standard er at alle beholder. Vil du hente nye for alle, velger du «Hent nye for alle». Gjelder det bare noen, velger du «Velg ansatte» og huker av dem det gjelder. I lista er de som faktisk har fått nytt skattekort merket og satt øverst, og «Merk de med nytt skattekort» huker av alle sammen. Under knappene ser du hvor mange som henter nye.

Når valget trer i kraft

Når du lagrer lønnskjøringen. Da hentes de nye opplysningene inn, og utkastet bruker dem videre, også om du lukker og kommer tilbake dagen etter. Du får en bekreftelse når det er gjort.

Det kan ikke angres. Har utkastet først byttet, henter «Behold for alle» ikke tilbake de gamle opplysningene, og de finnes ikke lagret noe annet sted: når du angrer en godkjenning, flyttes opplysningene over på utkastet og lønnsslippene slettes. Velg derfor Hent nye bare for dem du er sikker på.

Merk at lønnskjøringen lagrer seg selv underveis, blant annet når du blar mellom ansatte. Hentingen kan derfor skje før du trykker lagre selv. Angrer du før den er utført, velger du Behold likevel i merknaden hos den ansatte, eller «Behold for alle» på godkjenn-siden.

Hva skal du velge?

• Behold når du bare rettet noe på selve linjene (fjernet en dobbel linje, justerte et beløp) og vil at skatt, AGA og satser skal være helt likt som før.
• Hent nye for de ansatte der noe faktisk er endret: nytt eller overstyrt skattekort, endret arbeidsforhold eller AGA-sone.

Beløpene regnes uansett ut på nytt ved godkjenning. Valget styrer bare hvilke låste kilder (skattekort, satser) som brukes.

Hvor du ser hva som ble brukt

I et utkast står kortet kjøringen regner med øverst hos hver ansatt. Åpner du en godkjent lønnskjøring og går inn på en ansatt, ligger boksen «Lagrede opplysninger» under nøkkeltallene, med det som ble låst ved godkjenning, kilde og tidspunkt.

Angre en godkjenning

Velg Angre godkjenning i menyen for lønnskjøringen. Kjøringen settes tilbake til utkast, og opplysningene tas vare på så du kan godkjenne på nytt med samme tall.

Er det en feil jeg må rette?

Nei. Dette er et valg, ikke en feilmelding, og du kan godkjenne uansett. Det som faktisk stopper en godkjenning, er de røde punktene i sjekklisten (for eksempel manglende utbetalingsdato eller en linje uten beløp). Gule punkter er påminnelser du kan godkjenne forbi.