Trekkavtaler

Hva en trekkavtale er

En trekkavtale er et fast trekk som vedlikeholdes ett sted, for eksempel fagforeningskontingent. Den bærer sats, eventuell minimums- og maksgrense, avtalenavn og opplysningene om mottakeren, og kan kobles til mange ansatte.

Opprette

Gå til Innstillinger og fanen Trekkavtaler. Klikk Ny avtale og fyll inn satsen.

Trekktype

Trekktype velger du selv, og feltet står tomt til du har valgt. Valget styrer hvor avtalen havner i rapportene. Både Trekklista og Fagforeningsliste krever at avtalen er merket Fagforeningskontingent OG bokfører på en kontingent-lønnsart, altså 610 eller 615; er bare det ene på plass, behandles avtalen som et annet trekk. Hvordan trekket rapporteres i A-meldingen styres av lønnsarten, ikke av trekktypen.

Er trekket noe annet enn fagforening, for eksempel pensjon eller forsikring, velger du Forsikringstrekk eller Annet. Står en avtale merket som fagforening uten å være det, får den merknaden Ikke kontingent i lista. Retter du trekktypen, forsvinner avtalen ut av Fagforeningsliste, også for perioder du alt har hentet ut.

Skal trekket betales videre?

Under Mottaker står merket Trekket betales videre til mottakeren. Det står på når du oppretter en avtale, og skal stå på for alt som skal ut av huset, som fagforeningskontingent og forsikring.

Slå det av for trekk arbeidsgiveren beholder selv, som kantine, husleie og lønnsforskudd. Da skjules konto- og KID-feltene, trekket kommer ikke med i betalingsfila, og det står under Trekk som beholdes i utbetalingslisten i stedet for blant pengene som går ut av kontoen.

Opplysninger om mottakeren

Skal trekket betales videre, fyller du ut:

• Kontonummer og Mottakernavn: brukes når betalingsfila lages. Mangler kontonummeret, blir beløpet trukket fra den ansatte uten å bli betalt ut, og utbetalingslisten sier fra.
• KID på oppgjøret (valgfritt): avtalenummeret virksomheten har hos mottakeren. Trekket betales som én samlet betaling per mottaker, ikke én per ansatt, så KID-en hører til avtalen. Har en ansatt fått sin egen KID på trekket sitt, brukes den i stedet. KID-en kontrolleres når du lagrer: den må bestå kontrollsifferkontrollen bankene bruker, så en tastefeil stoppes med en gang i stedet for å følge med ut i betalingen.
• Forfallsdag (valgfritt): dagen i måneden oppgjøret forfaller hos mottakeren, for eksempel 15. Er avtalen «siste dag i måneden», skriver du 31, så lander forfallet på siste dag også i korte måneder.

Endrer noen kontonummeret, KID-en eller valget om trekket skal betales videre, sender vi en e-post til den som står som eier av virksomheten. Den viser hva som ble endret, fra hva til hva, og hvem som gjorde det. Kontonummeret bestemmer hvor trekket betales i alle framtidige lønnskjøringer, så en endring der er verdt å legge merke til. Andre endringer på avtalen, som sats eller navn, varsler ingenting.

Kobling og oppdatering

Koble avtalen til de ansatte det gjelder. Endrer du avtalen, slår det gjennom på framtidige lønnskjøringer. Tidligere kjøringer beholder satsen de ble kjørt med.

Tallet ved siden av avtalen i lista viser hvor mange ansatte som har et løpende trekk på den. Klikk på tallet for å se hvem det er, og Åpne trekklista for hele oversikten i rapporten Trekkliste.

Fagforeningskontingent

Fagforeningskontingent er et typisk eksempel. Den er fradragsberettiget opp til en årlig grense, og systemet håndterer grensen automatisk.