Validering før godkjenning

Slik fungerer kontrollen

Når du skal godkjenne en lønnskjøring, kontrollerer systemet automatisk at alt er i orden. Du finner en Sjekkliste i godkjenningsbildet som viser hvilke områder som er klare og hva som trenger oppmerksomhet. I tillegg finnes en Kontrolliste som oppsummerer tallene i kjøringen (brutto, forskuddstrekk, AGA, trekk og til utbetaling).

Det finnes to typer kontroller:

• Blokkerende: må rettes før du kan godkjenne.
• Advarsler: bør sjekkes, men hindrer ikke godkjenning.

Blokkerende kontroller

Alle ansatte må være klare

Hver ansatt må merkes som klar før du kan godkjenne. Du kan merke en og en med Marker som klar for godkjenning på den ansatte, eller merke alle samtidig med Marker alle som klare.

Utbetalingsdato må være satt

Kjøringen må ha en Utbetalingsdato. Sett datoen i godkjenningsbildet før du går videre.

Gyldige beløp

Alle beløp på lønnslinjer må være gyldige tall. For linjer basert på antall og sats må begge feltene være fylt ut. Lønnslinjer uten beløp eller med ugyldig sats blokkerer godkjenning.

Ingen negativ bruttolønn

En ansatt kan ikke ha negativ samlet brutto. Dette oppstår som regel ved feil i korreksjoner. Sjekk at tallene er som tiltenkt.

Påkrevde felt fylt ut

Noen lønnsarter krever tilleggsinformasjon. Er en lønnsart merket som påkrevd, må de aktuelle feltene fylles ut på linjen, for eksempel bilregistreringsnummer for fri bil. Åpne lønnslinjen og fyll inn det som mangler.

Opptjeningsland oppgitt

Krever en lønnsart opptjeningsland, må du velge land på linjen før du kan godkjenne.

Gyldig A-melding-kombinasjon

For hver lønnsart som skal rapporteres til Skatteetaten, kontrollerer systemet at kombinasjonen av beskrivelse, fordel, AGA-status og skattebehandling er gyldig. En ukjent kombinasjon blir avvist av Skatteetaten. Er kombinasjonen ugyldig, må du rette lønnsartens innstillinger før godkjenning.

Advarsler du bør sjekke

Ansatte uten lønnslinjer

En ansatt uten lønnslinjer får ikke utbetalt lønn i denne kjøringen. Fjern den ansatte fra kjøringen hvis vedkommende ikke skal ha lønn, eller legg til minst én lønnslinje.

Lønn over frikortgrensen

Ansatte som får lønn over frikortgrensen, får automatisk beregnet forskuddstrekk. Dette er normalt, men kontroller at det stemmer.

Nullsum

En ansatt har totalsum lik null. Kontroller at dette er riktig, for eksempel ved etterbetaling eller korreksjoner.

Ansatt uten aktivt arbeidsforhold

En ansatt har bare avsluttede arbeidsforhold. Det er lov å lønne vedkommende, for eksempel ved etterbetaling etter sluttdato, men sjekk at det er med vilje.

Ingen ansatte i kjøringen

En kjøring uten ansatte kan være riktig hvis den inneholder NAV-refusjon, AGA-justering eller pensjonspremie, eller hvis det er en nulloppgave for perioden. A-meldingen blir riktig likevel.

Veldedige og allmennyttige organisasjoner

Er virksomheten registrert som veldedig eller allmennyttig, kan du justere arbeidsgiveravgiften manuelt for å hensynta fritaket. Slike organisasjoner er fritatt for AGA opp til en grense per år, blant annet inntil 800 000 kroner samlet. Systemet henter forbruk hittil i året, slik at du ser hvor mye av grensen som er brukt før du godkjenner.

Slik retter du en feil

1. Klikk på kontrollen i Sjekkliste som viser problemet.
2. Systemet markerer de ansatte som er berørt.
3. Åpne hver markert ansatt.
4. Fyll inn det som mangler, eller fjern problematiske linjer.
5. Lagre endringene.
6. Sjekklisten oppdateres automatisk.

Når alle blokkerende kontroller er grønne og alle ansatte er merket som klare, kan du klikke Godkjenn lønnskjøring.