Valideringsfeil i regnskapsbilaget

Hva er valideringsfeil?

Når du skal eksportere et regnskapsbilag, sjekker Matrix Lønn at bilaget er fullstendig før det går videre til regnskapssystemet ditt. Hvis noe mangler eller ikke stemmer, vises en valideringsfeil. Røde feil blokkerer eksporten til du retter dem. Gule advarsler blokkerer ikke, men bør undersøkes.

Feil: Manglende eller ugyldig kontonummer

Hver konteringslinje må ha et gyldig kontonummer. Mangler en lønnsart debet- eller kreditkonto, eller er kontonummeret ugyldig, får du en rød feil om at kontonummeret må ha et gyldig antall sifre.

Slik retter du det

1. Åpne Lønnsarter fra menyen. Dette er et eget menypunkt, ikke en fane under Innstillinger.
2. Finn lønnsarten som feiler. Varselet i bilaget peker normalt på hvilken linje som er problematisk.
3. Rediger lønnsarten og fyll inn debetkonto og/eller kreditkonto med et gyldig kontonummer fra kontoplanen din.
4. Lagre endringen.
5. Kjør lønnskjøringen på nytt, eller hent bilaget på nytt hvis kjøringen allerede er godkjent.

Som en tommelfingerregel:

• Lønnslinjer bruker normalt bare debetkonto (en kostnadskonto).
• Trekk og gjeld (for eksempel fagforening eller skatt) bruker normalt bare kreditkonto.
• Naturalytelser (for eksempel fri bil eller fri kost) bruker både debet- og kreditkonto.

Er du usikker på riktig konto, sjekk kontoplanen i regnskapssystemet ditt eller spør den som fører regnskapet.

Feil: Bilaget har ingen konteringslinjer

Er bilaget helt tomt, får du en rød feil om at bilaget ikke har noen konteringslinjer. Det skjer som regel hvis ingen lønnskjøring eller periode er valgt, eller hvis et filter på avdeling eller prosjekt utelukker alle linjene. Kontroller at du har valgt riktig måned og riktig lønnskjøring, og at eventuelle filtre ikke skjuler alt.

Advarsel: Bilaget er ikke balansert

Hvis sum debet ikke er lik sum kredit, får du en gul advarsel med differansen. Bilaget kan eksporteres likevel, men noe stemmer ikke, så det er verdt å se nærmere på.

Typiske årsaker

• En lønnsart mangler kreditkonto (for eksempel et trekk som bare har debet).
• En lønnsart er lagret med bare debet selv om den skulle hatt både debet og kredit.
• Kontonummeret har feil format for regnskapssystemet du eksporterer til.

Slik finner du linjen som feiler

1. Åpne regnskapsbilaget under Rapporter.
2. Velg periode og lønnskjøring.
3. I forhåndsvisningen vises hver konteringslinje med debet og kredit.
4. Se etter linjer som bare har debet når de skulle hatt kredit, eller omvendt.

Advarsel: Formatet er ikke verifisert

Bruker du et regnskapsformat som er merket som eksperimentelt, kan du få en gul advarsel om at formatet ikke er verifisert mot en ekte fil fra systemet, med en oppfordring om å bekrefte at filen importeres riktig. Det betyr at Matrix Lønn ennå ikke har testet eksporten mot en reell fil fra det systemet. Du kan eksportere likevel, men kontroller at importen i regnskapssystemet ditt ser riktig ut.

Slik bruker du forhåndsvisningen

Før du eksporterer, åpne forhåndsvisningen i eksportvinduet. Da ser du:

• Sammendrag med periode, antall ansatte, bruttolønn, AGA, feriepenger og totaler.
• Valideringer med røde feil og gule advarsler.
• Konteringslinjer gruppert per kategori, for eksempel lønn, trekk og AGA, med debet og kredit per linje.

Er det røde feil, er nedlastingen sperret til du har rettet dem. Gule advarsler sperrer ikke eksporten, men bør sjekkes.

Hvis du fortsatt er usikker

• Kontroller format- og kontonummerkrav med leverandøren av regnskapssystemet ditt.
• Ta kontakt med en revisor eller regnskapsfører som kjenner systemet ditt.
• Les hjelpeteksten for det aktuelle regnskapsformatet i eksportvinduet.