Virksomhet og avdeling på arbeidsforhold

Når du oppretter eller redigerer et arbeidsforhold, kobler du det til en virksomhet og eventuelt en avdeling. Disse valgene påvirker rapportering, regnskap og hvordan lønnen fordeles i organisasjonen.

Virksomhet på arbeidsforholdet

Hvert arbeidsforhold tilhører én virksomhet. Virksomheten har betydning for blant annet:

• Arbeidsgiveravgift og hvilken sone arbeidsforholdet hører til
• Kostnadssted og organisasjonsstruktur
• Hva som rapporteres i A-melding til Skatteetaten og NAV

Feltet Virksomhet er låst når du redigerer et eksisterende arbeidsforhold. Grunnen er at en endring kan påvirke A-melding, NAV-rapportering og lønnshistorikk. Må du likevel endre virksomhet, kan du låse opp feltet med avansert redigering. Se avsnittet «Låse opp beskyttede felt» lenger ned.

Slik påvirker en endring av virksomhet

Endrer du virksomhet på et arbeidsforhold:

• Framtidige lønnskjøringer flyttes til den nye virksomheten.
• Allerede innsendte A-meldinger blir stående på den gamle virksomheten.

Det betyr at det kan oppstå avvik i rapporteringen til Skatteetaten og NAV. Dobbeltsjekk derfor før du lagrer.

Arbeidsforholds-ID

Arbeidsforholds-ID-en er nummeret Skatteetaten og NAV kjenner arbeidsforholdet på. Den skal være unik per virksomhet, ikke per ansatt.

• To arbeidsforhold på samme person i ulike virksomheter kan gjerne ha samme ID. Det er vanlig når noen har byttet virksomhet internt og ID-en fulgte med.
• To arbeidsforhold i samme virksomhet må ha hver sin ID. Har de samme, leser Skatteetaten dem som ett arbeidsforhold og slår periodene sammen. Det gjelder også når en tidligere ansatt begynner hos dere igjen: den nye ansettelsen skal ha ny ID.

Lar du feltet stå tomt når du oppretter et arbeidsforhold, lager vi en ID for deg.

Når en ansatt bytter virksomhet internt

Et arbeidsforhold kan bare høre til én virksomhet. Skal noen over i en annen virksomhet hos dere, flytter du derfor ikke det bestående arbeidsforholdet:

1. Sett Sluttdato og Sluttårsak på arbeidsforholdet i den gamle virksomheten.
2. Bruk Nytt arbeidsforhold på samme ansatt, med den nye virksomheten og startdatoen den nye stillingen faktisk begynte.

Den nye ID-en kan godt være den samme som den gamle, siden virksomheten er en annen.

Avdelinger

Avdelinger brukes til å organisere ansatte og fordele lønn per avdeling i rapporter. Avdelinger er globale, de tilhører hele organisasjonen og er ikke knyttet til én bestemt virksomhet.

Du kan tildele en avdeling på arbeidsforholdet, eller la feltet stå tomt hvis den ansatte ikke hører til noen avdeling.

Når du låser opp virksomheten og endrer den, nullstilles avdelingen. Det er fordi avdelinger gjelder hele organisasjonen, og du bør velge avdeling på nytt etter at virksomheten er endret. Husk derfor å sette avdeling igjen hvis arbeidsforholdet skal ha en.

Avdelinger i rapportering

Avdelinger brukes blant annet i:

• Avdelingsrapport, som viser lønn, trekk, arbeidsgiveravgift og lønnskostnad fordelt per avdeling
• Lønnsjournal og regnskapsbilag, som kostnadssted

Låse opp beskyttede felt

Enkelte felt er låst etter opprettelse fordi endringer kan påvirke A-melding, NAV-rapportering og lønnshistorikk. Dette gjelder blant annet virksomhet, startdato, type arbeidsforhold, arbeidstidsordning, ansettelsesform og arbeidsforholds-ID.

For å endre disse feltene aktiverer du avansert redigering:

1. Åpne arbeidsforholdet for redigering.
2. Klikk Lås opp i advarselsboksen om beskyttede felt.
3. Gjør endringene du trenger.
4. Klikk Lås igjen når du er ferdig.

Avansert redigering kan føre til avvik i A-melding og rapportering til Skatteetaten og NAV. Kontroller alle endringer nøye før du lagrer.

Standard prosjekt

Du kan også sette et standard prosjekt på arbeidsforholdet. Det brukes når du fører lønn og trenger et prosjekt for kostnadsfordeling. Jobber den ansatte på flere prosjekter, kan du velge et annet prosjekt manuelt under lønnskjøringen.