Ansattsammenligningen i Tidsbanken

Hva sammenligningen gjør

Under Innstillinger, Integrasjon og Tidsbanken ligger Sammenlign ansattregistrene. Den setter deres ansattregister opp mot Tidsbankens og viser hva som spriker.

Sammenligningen leser bare. Ingenting skrives til Tidsbanken, og ingenting endres hos dere. Alt dere ser, må rettes for hånd i det systemet som har feil.

Klikk Sammenlign nå. Står det at registrene stemmer overens, er dere ferdige. Det er svaret de fleste får, og det er verdt å si: en tom liste ville fått dere til å lure på om oppslaget virket.

Slik finner vi ut hvem som er hvem

Vi prøver fire ting, i denne rekkefølgen:

1. EksternId i Tidsbanken, hvis den inneholder ansatt-id-en vår.
2. Identifikator, det andre eksterne id-feltet i Tidsbanken.
3. Ansattnummeret, som i Tidsbanken er personens id.
4. Finner vi ingen av delene, er personen ny på én av sidene.

Navn brukes aldri. To personer kan hete det samme, og en navnetreff som bommer flytter en hel måned med timer til feil lønnsslipp.

Meldingene, og hva du gjør med dem

Listen er sortert etter hvor mye det haster. Den røde står alltid øverst.

Kan fortsatt stemple

Den eneste røde, og den eneste som haster. Personen er sluttet hos dere, men står som aktiv i Tidsbanken.

Da kan personen fortsatt stemple inn, og timene fortsetter å komme inn i lønnsgrunnlaget måned etter måned uten at noe varsler. Alle de andre meldingene er ryddighet; denne er penger.

Sett personen som sluttet i Tidsbanken. Det må gjøres der, ikke her.

Bare i Tidsbanken

Personen finnes i Tidsbanken, men vi fant ingen hos dere.

Timene kan ikke importeres før dere har opprettet personen her. Vi oppretter ingen automatisk. Et arbeidsforhold utløser a-melding til Skatteetaten, og det skal et menneske bestemme.

Er personen allerede opprettet hos dere, er det mappingen som mangler. Sjekk at ansattnummeret er det samme i begge systemer, eller legg ansatt-id-en vår i EksternId i Tidsbanken.

Bare hos oss

Personen finnes hos dere, men ikke i Tidsbanken. Da kommer det ingen timer derfra.

Stemmer det, er alt som det skal: en som går på fastlønn og ikke stempler, skal ikke ligge i Tidsbanken. Er dette noen som faktisk fører timer, mangler personen der.

Ulike opplysninger

De to systemene har ulike opplysninger om samme person. Under meldingen står feltet og begge verdiene, for eksempel «Aktiv: Ja hos oss, Nei i Tidsbanken».

Vi sammenligner tre felter: aktiv, e-post og telefon. Ingen av dem flytter penger, så det haster ikke, men det er verdt å rydde i.

Et felt som er tomt på én side teller ikke som avvik. Det kan bety at systemet ikke fører det i det hele tatt, og en «endring» fra en verdi til ingenting ville sett ut som noe dere burde rette.

Mappet på nummer

Mappingen virker, men den hviler på ansattnummeret alene, fordi Tidsbanken ikke har noen EksternId på personen.

Endrer noen numrene i Tidsbanken, kan timene havne på feil person. Vil dere gjøre mappingen robust, legg ansatt-id-en vår inn i EksternId på personen i Tidsbanken. Da står mappingen eksplisitt i begge systemer og overlever en omnummerering.

Dette er en opplysning, ikke en feil. Gjør dere ingenting, virker hentingen som før.

Hvem eier hvilke opplysninger

Øverst i panelet står det hvem som eier hva. Det er ikke en innstilling dere kan endre, og det er med vilje.

• Fødselsnummer, bankkonto og skattekort hentes aldri fra Tidsbanken. Vi rapporterer til Skatteetaten og betaler ut lønna. Kom disse fra et annet system, kunne a-meldingen blitt feil og pengene gått til feil konto.
• Aktiv, sluttet og sluttdato bor hos oss. Arbeidsforholdet er juridisk. En som har sluttet skal ikke kunne stemple inn i Tidsbanken dagen etter.
• Timelønn bor hos oss. Kontrakten er vår.
• Navn, adresse, telefon og e-post kan begge systemer rimelig eie. Dette er det eneste stedet et retningsvalg gir mening, fordi ingen av feltene flytter penger eller rapporteres videre.
• Avdeling går gjennom mappingen. Avdelingsregistrene er ulike i de to systemene, og en direkte overføring ville laget avdelinger hos dere som ingen har bestemt. Se Mapping av lønnsarter, avdelinger og prosjekter.

Når sammenligningen ikke er fullstendig

To forbehold kan dukke opp over lista, og begge betyr at «bare hos oss» kan være feil.

Vi nådde taket for hvor mange vi henter i én omgang. Da har vi ikke lest hele ansattregisteret i Tidsbanken, og en person vi sier mangler der, kan finnes likevel. Ikke opprett noen på grunnlag av dette.

Noen rader fra Tidsbanken manglet en id. De kunne ikke sammenlignes i det hele tatt, og antallet står i forbeholdet.

Står ingen av delene, er hele registeret lest.

Ser du bare noen av de ansatte?

Har du tilgang til bare én virksomhet, sammenligner vi mot hele registeret, men viser deg bare dem du har lov til å se. Det er med vilje: uten det ville hver kollega i en annen virksomhet dukket opp som «bare i Tidsbanken», med navnet sitt.