Mapping av lønnsarter, avdelinger og prosjekter

Hvorfor mapping finnes

Det gamle systemet har sitt eget register, og numrene trenger ikke bety det samme hos dere. Kildens 030 kan være deres 001. En mapping sier hva koden skal bety, og så oversettes den ved hver import.

Mappingen endrer ikke lønnsarten deres, den gir den ikke et nytt nummer, og den er usynlig andre steder i systemet. Den er en oversettelse ved importgrensa, ikke en endring i registeret.

Stemmer numrene, skjer det av seg selv

Bruker kilden de samme numrene som dere, treffer nummeret registeret vårt av seg selv. Men vi spør dere én gang før vi tar det for gitt: at to systemer bruker den samme nummerserien er en antakelse, og bare dere kan avkrefte den. Første gang en lønnsart er med i et grunnlag, stopper importen på et eget steg der arten står sammen med hva den gjør med pengene. La haken stå hvis den stemmer. Svaret huskes, og den koden blir dere ikke spurt om igjen. Slik virker det både for en fil og for Tidsbanken.

Treffer en kode ingenting, hoppes linja over og feilen vises i importen. Det retter dere på stedet, uansett hvor linjene kom fra: kodene som mangler mapping står i selve importen, og der velger dere hva hver av dem skal bety hos dere. Valget huskes til neste gang.

Forskjellen mellom de to kildene er bare når tallene oppdateres.

Laster dere opp en fil, regnes linjene om med det samme, og dere ser resultatet før dere importerer.

Henter dere fra Tidsbanken, står tallene til dere trykker Hent på nytt med de nye mappingene. Timene må hentes en gang til for at mappingen skal få virke på dem, og hver henting går ut til Tidsbanken. Derfor mapper dere alle kodene først og henter én gang når dere er ferdige. Før den hentingen er gjort, kan dere ikke legge grunnlaget inn i utkastet: linjene for de kodene ville fortsatt blitt hoppet over.

Finner dere ikke lønnsarten dere trenger, kan dere opprette den i en ny fane og trykke Oppdater lista. Da kommer den med i nedtrekket, og dere slipper å begynne på nytt.

Mappingen gjelder per kilde

En fil og Tidsbanken teller som hver sin kilde, også når filen er eksportert fra Tidsbanken. Vi kan ikke se hvilket system som lagde en fil, så den regnes alltid som en vanlig fil.

Mapper dere kodene via Tidsbanken og siden laster opp en fil, gjelder altså ikke mappingen der. Grunnen er at «86» betyr forskjellige ting i forskjellige systemer, og en bekreftelse gitt for det ene skal ikke stilltiende gjelde for det andre. Bytter dere fra den ene kilden til den andre, slipper dere likevel å begynne på nytt: står det mappinger for den andre kilden som mangler her, tilbyr panelet Kopier hit. Den fyller bare tomrommene, og rører aldri en kode dere alt har mappet eller valgt bort for kilden dere står i.

Lønnsart først

De tre artene står i en bestemt rekkefølge, og lønnsart står øverst fordi den er den eneste som flytter penger. En feil lønnsart endrer forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og feriepengegrunnlag. En feil avdeling bokfører bare kostnaden på feil sted, og det rettes med et korreksjonsbilag.

Ved siden av hver lønnsart står det hva den gjør med pengene, for eksempel «trekkpliktig · AGA · feriepenger · timer». Les den linjen. En feil lønnsart ser helt normal ut på lønnsslippen, men den kan gjøre at forskuddstrekket forsvinner eller at feriepengegrunnlaget blir for lavt, og det står ikke i navnet.

Tilstandene i lista

Dette er lista dere ser i importen, uansett kilde. Den samme lista finnes under Innstillinger og Integrasjon, i fanen Mapping, for begge kildene. Hver rad har en tilstand som sier hva som skjer ved neste import.

Mangler mapping. Koden er ukjent. Linjene hoppes over, og feilen vises i importen. Dette er den eneste sammen med den neste som krever at dere gjør noe.

Peker på noe som er borte. Mappingen fantes, men målet kan ikke lenger brukes, for eksempel fordi lønnsarten er slettet eller tatt ut av bruk. Linjene hoppes over til dere velger et nytt mål.

Automatisk. Nummeret traff registeret vårt direkte, og for avdelinger og prosjekter teller navnet like mye som nummeret. Første gang koden er med i et grunnlag, ber vi dere bekrefte at treffet stemmer. Etter det virker den som den er, og dere kan fortsatt peke den et annet sted.

Mappet. Mappingen er lagret, og den vinner over nummeret. Under raden står det hvem som satte den: «Bekreftet» betyr at noen hos dere har sagt ja til nettopp denne, mens «ikke bekreftet» betyr at den ble skrevet ned av en import og fortsatt venter på et ja.

Ignoreres. Valgt bort av dere. Antallet rapporteres ved hver import.

Koder dere ikke vil ha inn

Inneholder kilden koder som ikke skal bli lønnslinjer i det hele tatt, velger dere Ignorer denne i mappinglista. Da slipper dere den samme feilmeldingen hver måned.

Det betyr to forskjellige ting, og forskjellen er viktig:

• For lønnsarter kastes linja. Den importeres ikke.
• For avdelinger og prosjekter kommer linja inn som vanlig, bare uten avdelingen eller prosjektet. Ingen mister betaling for timene sine av at dere rydder i kostnadssteder.

Antallet dere har valgt bort vises hver eneste gang dere importerer, ikke bare den gangen valget ble tatt. Det er med vilje: glemmer dere i mars hva som ble ignorert, skal dere se det igjen i november.

Ignorere og slette er ikke det samme

Å slette en mapping gjør at koden faller tilbake til nummeroppslaget. Treffer nummeret en av deres egne, mappes den automatisk igjen.

Å ignorere fortsetter å kaste linjene, uansett hva nummeret peker på.

Endre en mapping senere

Oppdager dere at en mapping var feil, retter dere den under Innstillinger og Integrasjon, i fanen Mapping. Begge kildene står der, og dere velger øverst om dere vil se lønnsgrunnlag fra fil eller fra Tidsbanken. Begge steder står hver kode vi har sett fra kilden, hva den betyr hos dere, og om valget er deres eller et nummertreff vi gjorde selv. Også koder vi ikke kjenner igjen står der, med «Mangler mapping», så dere kan sette dem opp i ro og mak i stedet for midt i en import.

Fanen kan ses av alle som kan åpne en lønnskjøring; å endre en mapping krever i tillegg tilgang til å redigere den. I venstre kolonne kan dere skrive hva koden heter hos avsenderen. Det er et notat til dere selv, og det lagres også på en kode som mangler mapping, så lista ikke blir stående som en kolonne med tall ingen husker betydningen av neste måned.

En endring rører aldri lønn som alt er hentet inn eller godkjent. Mappingen brukes i det øyeblikket grunnlaget hentes inn, og linjene bærer lønnsarten videre selv om dere endrer mappingen etterpå. Endringen gjelder fra neste henting.

Rette en måned som alt er godkjent

Oppdager dere feilen først etter at lønnskjøringen er godkjent, må den kjøringen rettes for seg. Henter dere fra Tidsbanken, går det slik:

1. Rett mappingen.
2. Angre godkjenningen av lønnskjøringen.
3. Hent grunnlaget fra Tidsbanken på nytt, for samme periode.
4. Linjene kommer nå opp som endret, med lønnsart som det som er endret. Huk av dem dere vil rette.
5. Godkjenn lønnskjøringen på nytt.

Merk at steg 2 ikke retter noe alene. En angret kjøring kommer tilbake med nøyaktig den lønnsarten den ble godkjent med, og det er med vilje: en angring skal gi dere tilbake det dere hadde. Det er hentingen i steg 3 som gir linjene den nye betydningen.

Ansatte mappes et annet sted

Ansattmappingen står ikke i dette panelet. Den bekreftes i importflyten, første gang et ansattnummer dukker opp.

Grunnen er at et nummertreff på en ansatt er farligere enn et nummertreff på en lønnsart. Peker filen på et nummer som ikke finnes hos dere, hoppes linja over og dere ser det. Peker den på et nummer som tilhører en annen person, godtas linja i stillhet, og en full måned med timer havner på feil lønnsslipp. Filen har verken navn eller fødselsnummer å kryssjekke mot.

Derfor er nummertreff på ansatte et forslag som må bekreftes én gang. Etter det går importene stille, for da er mappingen et menneskelig valg og ikke en antakelse.

Henter dere fra Tidsbanken, ser dere det samme bildet i ansattsammenligningen.