Import av lønnsgrunnlag: Koble koder fra et annet system

Slik fungerer koblingen av koder

Systemet dere henter lønnsgrunnlag fra har sine egne koder, og de trenger ikke bety det samme som kodene i Matrix Lønn. Kildens lønnsart 030 kan for eksempel være deres lønnsart 001. En kobling, kalles gjerne også mapping, forteller Matrix Lønn hva koden skal bety hos dere, slik at den kan oversettes hver gang dere importerer.

Mappingen endrer ikke lønnsarten, avdelingen eller prosjektet i Matrix Lønn. Den gir heller ikke registeret et nytt nummer. Mappingen brukes bare når grunnlaget kommer inn fra den aktuelle kilden.

Når kodene allerede er like

Nummeret treffes automatisk

Hvis kilden bruker samme nummer som dere, finner Matrix Lønn registerverdien automatisk. Første gang koden dukker opp i et lønnsgrunnlag, ber vi dere likevel kontrollere treffet. At to systemer bruker samme nummer betyr ikke nødvendigvis at nummeret betyr det samme.

For en lønnsart viser vi også hva lønnsarten gjør med pengene. La valget stå dersom treffet er riktig. Når det er bekreftet, huskes det, og dere blir ikke spurt om den samme koden ved hver import.

Dette gjelder både ved opplasting av fil og ved henting fra Tidsbanken.

Når koden ikke finnes hos dere

Hvis en kode ikke treffer noe i Matrix Lønn, kan linjene som bruker koden ikke behandles som normalt. Den manglende koden vises i importen, og dere kan velge hva den skal bety hos dere.

Valget lagres og brukes ved senere importer fra samme kilde.

Hvis lønnsarten dere trenger ikke finnes ennå, kan dere opprette den i en ny fane. Trykk deretter Oppdater lista i mappingen, så kommer den nye lønnsarten med uten at dere trenger å starte importen på nytt.

Fil og Tidsbanken oppdateres forskjellig

Når dere importerer fra fil

Ved filimport regnes linjene om med en gang dere endrer mappingene. Dere kan derfor se resultatet før dere legger grunnlaget inn på lønnskjøringen.

Når dere henter fra Tidsbanken

Ved henting fra Tidsbanken endres ikke det allerede hentede resultatet når dere mapper en kode. Når alle kodene er satt opp, trykker dere Hent på nytt med de nye mappingene.

Da hentes timene fra Tidsbanken på nytt, og mappingene brukes på det nye grunnlaget. Hver ny henting går ut til Tidsbanken, så det er best å mappe alle kodene først og hente på nytt én gang når dere er ferdige.

Før den nye hentingen er gjort, kan dere ikke legge grunnlaget inn i utkastet dersom linjer fortsatt mangler nødvendige mappinger.

Mappingen gjelder per kilde

Mappingene holdes adskilt for hver kilde. Tidsbanken og fil er derfor to forskjellige kilder, også dersom filen dere laster opp opprinnelig ble eksportert fra Tidsbanken.

Matrix Lønn kan ikke vite hvilket system som laget en fil. En opplastet fil behandles derfor alltid som filimport og bruker mappingene som gjelder for fil.

Kopiere mappinger mellom kilder

Hvis dere allerede har mappinger for den andre kilden, kan dere få valget Kopier hit. Det gjør at dere slipper å sette opp de samme koblingene på nytt.

Kopieringen fyller bare koder som ennå ikke er satt opp for kilden dere står i. Mappinger dere allerede har laget eller koder dere allerede har valgt å ignorere, blir ikke endret.

Dette skillet er viktig fordi den samme koden kan bety forskjellige ting i forskjellige systemer. En bekreftelse dere har gjort for én kilde skal derfor ikke automatisk gjelde for en annen.

Kontroller lønnsarten først

Lønnsart, avdeling og prosjekt behandles i en bestemt rekkefølge, og lønnsarten er viktigst å kontrollere. Det er lønnsarten som bestemmer hvordan beløpet behandles.

Ved siden av hver lønnsart viser Matrix Lønn derfor egenskapene som påvirker lønnen, for eksempel:

trekkpliktig · AGA · feriepenger · timer

Les denne informasjonen før dere bekrefter mappingen. En feil lønnsart kan se helt normal ut på lønnsslippen, samtidig som den gir feil forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift eller feriepengegrunnlag.

En feil avdeling eller et feil prosjekt påvirker derimot hvor kostnaden bokføres, og kan rettes med et korreksjonsbilag.

Hva statusene i mappinglista betyr

Den samme mappinglista vises under importen og under Innstillinger, Integrasjon og fanen Mapping. Hver kode har en status som viser hva Matrix Lønn vil gjøre med den ved neste import.

Mangler mapping

Matrix Lønn kjenner ikke igjen koden, og dere har ikke fortalt oss hva den skal bety.

Linjer som trenger denne mappingen kan ikke behandles som normalt. Velg riktig lønnsart, avdeling eller prosjekt for å fortsette.

Peker på noe som er borte

Mappingen har eksistert tidligere, men det den peker på kan ikke lenger brukes. Det kan for eksempel være en lønnsart som er slettet eller tatt ut av bruk.

Dere må velge et nytt mål før linjene kan behandles igjen.

Automatisk

Koden traff en verdi i Matrix Lønn direkte på nummer. For avdelinger og prosjekter kan også navnet brukes til treff.

Første gang koden er med i et grunnlag, ber Matrix Lønn dere bekrefte at treffet er riktig. Etter bekreftelsen brukes koblingen videre, men dere kan fortsatt endre den senere.

Mappet

Koden har en lagret mapping. Denne mappingen brukes i stedet for et eventuelt automatisk nummertreff.

Under mappingen vises også om den er bekreftet. Bekreftet betyr at noen hos dere har godkjent akkurat denne koblingen. Ikke bekreftet betyr at koblingen er registrert, men fortsatt venter på at noen bekrefter den.

Ignoreres

Dere har valgt at koden ikke skal brukes på vanlig måte ved import.

Hvor mye som er ignorert vises fortsatt ved hver import, slik at dere kan se at grunnlaget inneholdt koder dere tidligere har valgt bort.

Koder dere ikke vil ha inn

Hvis kilden inneholder en kode dere ikke ønsker å bruke, velger dere Ignorer denne. Da slipper dere at den samme ukjente koden stopper eller varsler på samme måte ved hver import.

Hva som skjer videre avhenger av hvilken type kode det er.

Ignorere en lønnsart

Når en lønnsart ignoreres, blir hele linjen kastet. Den kommer ikke inn på lønnskjøringen.

Ignorere avdeling eller prosjekt

Når en avdeling eller et prosjekt ignoreres, beholdes selve lønnslinjen. Den kommer bare inn uten den aktuelle avdelingen eller prosjektet.

En ansatt mister derfor ikke lønn fordi dere har valgt å ignorere et kostnadssted.

Antallet linjer eller koder dere har valgt bort vises ved senere importer også. Det gjør at et gammelt valg fortsatt er synlig hvis dere måneder senere lurer på hvorfor deler av grunnlaget behandles annerledes.

Ignorere og slette er ikke det samme

Slette en mapping

Hvis dere sletter en mapping, fjerner dere koblingen dere tidligere har lagret. Neste gang koden brukes, prøver Matrix Lønn det vanlige oppslaget igjen.

Hvis nummeret da treffer en verdi i deres eget register, kan koden igjen få et automatisk treff.

Ignorere en kode

Hvis dere ignorerer koden, er det et aktivt valg som fortsetter å gjelde ved senere importer.

For en lønnsart betyr det at linjene fortsatt kastes, selv om kodeverdien også kunne ha truffet en lønnsart automatisk.

Endre mappinger senere

Gå til Innstillinger, Integrasjon og fanen Mapping dersom dere vil kontrollere eller endre mappingene uten å være midt i en import.

Øverst velger dere om dere vil se mappingene for fil eller Tidsbanken. Lista viser kodene Matrix Lønn har sett fra denne kilden, hva de betyr hos dere og om koblingen er gjort av dere eller funnet automatisk. Koder som ennå ikke er satt opp vises også med Mangler mapping, slik at dere kan rydde i dem før neste lønnskjøring.

Alle som kan åpne en lønnskjøring kan se fanen. For å endre en mapping må brukeren i tillegg ha tilgang til å redigere den.

Legg inn navn på koder

I venstre kolonne kan dere skrive hva koden heter hos systemet den kommer fra. Dette er bare et notat for dere selv og endrer ikke importen.

Navnet kan også lagres på en kode som fortsatt mangler mapping. Det kan være nyttig dersom lista ellers bare består av koder som 030, 140 og 210, og ingen husker hva de betyr neste gang de dukker opp.

Endringen gjelder fra neste henting

En endring av mappingen endrer aldri lønnslinjer som allerede er hentet inn eller godkjent.

Mappingen brukes når grunnlaget hentes eller behandles. Når linjen først er lagt inn, beholder den lønnsarten den fikk da. En mapping dere endrer i dag får derfor virkning fra neste henting.

Rette feil etter at lønnen er godkjent

Hvis dere først oppdager en feil mapping etter at lønnskjøringen er godkjent, må den aktuelle lønnskjøringen rettes.

Ved henting fra Tidsbanken gjør dere dette:

1. Rett mappingen.
2. Angre godkjenningen av lønnskjøringen.
3. Hent grunnlaget fra Tidsbanken på nytt for samme periode.
4. Linjene vises som endret, med lønnsarten som det som er endret. Huk av linjene dere vil rette.
5. Godkjenn lønnskjøringen på nytt.

Å angre godkjenningen endrer ikke lønnsarten i seg selv. Kjøringen kommer tilbake med de samme lønnslinjene og lønnsartene som den hadde da den ble godkjent.

Det er den nye hentingen etter at mappingen er rettet som gjør at linjene får den nye betydningen.

Ansatte mappes separat

Ansatte mappes ikke i det samme panelet som lønnsarter, avdelinger og prosjekter. Koblingen mellom ansattnummer og person bekreftes i importflyten første gang nummeret dukker opp.

Det er en viktig forskjell. Hvis en lønnsartskode ikke finnes hos dere, kan Matrix Lønn stoppe linjen og vise at mapping mangler. Hvis et ansattnummer derimot finnes, men tilhører en annen person, kan et rent nummertreff se riktig ut selv om en hel måned med timer er på vei til feil lønnsslipp.

Derfor behandles et automatisk treff på ansattnummer som et forslag som må bekreftes én gang av en bruker. Etter bekreftelsen huskes koblingen ved senere importer.

Henter dere fra Tidsbanken, kan dere også kontrollere registrene mot hverandre i Ansattsammenligningen i Tidsbanken.

Spørsmål og svar

Samme kode i begge systemer

Lønnsart 030 finnes både i kilden og Matrix Lønn. Må jeg mappe den manuelt?

Ikke nødvendigvis. Hvis nummeret treffer direkte, foreslår Matrix Lønn koblingen automatisk. Første gang koden brukes i et grunnlag, må dere likevel bekrefte at den faktisk betyr det samme i begge systemene.

Fil og Tidsbanken

Vi har allerede mappet kodene for Tidsbanken. Hvorfor må vi gjøre det igjen når vi laster opp en fil?

Fil og Tidsbanken regnes som forskjellige kilder. Det gjelder også dersom filen opprinnelig ble eksportert fra Tidsbanken, fordi Matrix Lønn ikke kan se hvilket system som har laget en opplastet fil.

Hvis det finnes mappinger fra den andre kilden, kan dere få valget Kopier hit. Det kopierer bare mappinger som mangler og overskriver ikke eksisterende valg.

Hent på nytt

Jeg har rettet mappingen under en Tidsbanken-henting, men tallene har ikke endret seg. Hvorfor?

En mapping endrer ikke grunnlaget som allerede er hentet fra Tidsbanken. Sett opp alle mappingene først og velg deretter Hent på nytt med de nye mappingene. Den nye hentingen bruker de oppdaterte koblingene.

Ignorere lønnsart

Hva skjer hvis jeg velger «Ignorer denne» på en lønnsart?

Linjer med denne lønnsarten blir ikke importert. Valget huskes ved senere importer, og Matrix Lønn viser fortsatt at grunnlaget inneholdt linjer som ble ignorert.

Ignorere avdeling eller prosjekt

Forsvinner lønnslinjen hvis jeg ignorerer en avdeling eller et prosjekt?

Nei. Lønnslinjen kommer fortsatt inn, men uten den avdelingen eller det prosjektet dere har valgt å ignorere.

Slette eller ignorere

Hva er forskjellen på å slette en mapping og å ignorere koden?

Når dere sletter en mapping, fjernes den lagrede koblingen og Matrix Lønn prøver det vanlige kodeoppslaget igjen neste gang. Hvis dere ignorerer koden, huskes det som et aktivt valg og fortsetter å gjelde ved senere importer.

Lønnsart mangler i listen

Hva gjør jeg hvis lønnsarten jeg skal mappe mot ikke finnes?

Opprett lønnsarten i Matrix Lønn i en ny fane. Gå deretter tilbake til importen og trykk Oppdater lista. Den nye lønnsarten kommer da med uten at dere trenger å starte hele importen på nytt.

Mapping endret etter import

Jeg har endret mappingen. Endres lønnslinjene som allerede ligger på lønnskjøringen?

Nei. Mappingen brukes når grunnlaget behandles. Linjer som allerede er hentet inn beholder lønnsarten, avdelingen eller prosjektet de fikk da de ble importert. Endringen gjelder ved neste henting eller import.

Feil mapping etter godkjenning

Vi oppdaget etter godkjenning at en lønnsart var mappet feil. Holder det å angre lønnskjøringen?

Nei. En angret lønnskjøring kommer tilbake med de samme lønnslinjene som den hadde før godkjenningen. Rett først mappingen, angre godkjenningen og hent deretter grunnlaget på nytt slik at den nye mappingen faktisk brukes.

Ansattmapping

Hvorfor finner jeg ikke ansatte i Mapping-fanen?

Ansatte kobles separat fordi et feil automatisk treff kan sende lønn til feil person. Ansattnummeret bekreftes derfor i importflyten første gang det brukes, i stedet for å ligge sammen med lønnsarter, avdelinger og prosjekter.