Registrere fravær

Hvor

Klikk Fravær i menyen og deretter Nytt fravær.

Fyll inn

Velg ansatt og type fravær:

• Egenmelding eller Sykmelding (med sykmeldingsgrad ved delvis)
• Sykt barn
• Ferie
• Betalt fri eller Ubetalt fri
• Annet

Når datoene er valgt, står det hvor mange andre som allerede er borte i deler av perioden. Det er bare et antall, aldri hvem, og det stopper ingenting. Sett fra- og til-dato. Du kan registrere hel dag, halv dag eller et antall timer, og justere hvilke dager som teller ved turnus. Skal flere ha samme fravær (for eksempel fellesferie), bytt til Flere ansatte og velg dem i listen. Søkefeltet der leter også i avdelingsnavn, så skriv navnet på butikken og trykk Velg alle for å ta hele avdelingen på én gang. Registreringen kjøres i puljer, og knappen teller hvor langt den er kommet. Skulle noe ryke underveis, står det hvor langt vi kom, og det som allerede er registrert blir stående. De som ikke ble registrert vises med navn og grunn.

Registreres med en gang

Fraværet registreres som godkjent og teller umiddelbart i saldoen og som lønnsgrunnlag. Det er ikke noe eget godkjenningssteg. Trenger du å angre, kan du kansellere fraværet.

Perioden overlapper et fravær som finnes fra før

En ansatt kan ikke ha to fravær på samme dag, og da får du beskjed om hva som ligger i veien: hvilken type fravær det er, og hvilke datoer det dekker.

Er bare deler av perioden opptatt, står det hvilke dager som er ledige, og du får knappen Registrer dagene utenom. Skal noen ha ferie 6. til 17. juli og var sykmeldt 8. til 10., registreres ferien for 6. til 7. og 11. til 17. juli. Det er også den riktige føringen: blir man syk i ferien, skal ikke sykedagene gå av feriekvoten.

Ingenting deles opp automatisk. Du ser hvilke perioder det blir før du bekrefter, og du kan like gjerne endre datoene selv. Har du justert hvilke dager som teller, gjelder ikke den justeringen for delperiodene, og det står det fra om.

Egenmelding kan ikke deles opp. To egenmeldinger med et opphold imellom er en oppdeling av én sykeperiode, og det er ikke lov. Er hele perioden dekket, er det ingenting å dele, og da må du enten endre datoene eller kansellere fraværet som ligger der.

Registrerer du for Flere ansatte, gjelder det samme: du får se hvem som har fravær fra før og hvilke dager hver av dem har ledige, og kan registrere dagene utenom for alle i ett trykk. De som er borte hele perioden står ikke i lista, siden knappen ikke ville gjort noe for dem.

Stopper en oppdeling underveis fordi en grense er nådd, for eksempel at feriekvoten er brukt opp, sier vi hvor mange perioder som rakk å bli registrert, og du kan velge å registrere resten likevel. Det som allerede er lagret blir stående.

Tidslinje eller tabell

Oversikten har to visninger, og du bytter mellom dem øverst.

Tidslinje er standard. Den viser én måned om gangen, med én rad per ansatt og én rute per dag. Hvert fravær er en bar farget etter type. Helg og røde dager har sin egen tone, og en blå strek viser hvor i måneden vi er i dag. Bla mellom måneder med pilene. Årstallene på hver side hopper et helt år fram eller tilbake og beholder måneden, så mars i år blir mars i fjor. I dag tar deg alltid tilbake til inneværende måned.

Over rutenettet står det hvor mange som er borte hver dag. Tallet er antall personer, ikke timer eller stillingsandeler. Helg og røde dager telles ikke, siden ingen er på jobb da, så har dere helgeturnus er de dagene et anslag.

Til vanlig vises bare de som faktisk har fravær i måneden. Skal du planlegge ferie og trenger å se hvem som er igjen, slå på Vis alle ansatte.

Med Sorter kan du bytte mellom navn, mest fravær i måneden, og tidligst i måneden. Navn er standard, siden en liste som stokker om på seg selv er en liste man mister folk i.

Har dere flere avdelinger, får tidslinja en sammenrullbar overskrift per avdeling, og du kan folde sammen dem du ikke har ansvar for. I overskriften står antall ansatte i gruppa og hvor mange av dem som er borte i dag. Det tallet er hele poenget: tre borte av fire i én butikk betyr at butikken ikke kan åpne, mens seks borte av to hundre ikke sier noe. Tallet står også når gruppa er rullet sammen.

Avdelingen hentes fra arbeidsforholdet den ansatte har nå. Byttet noen avdeling i mars, ligger hen under den nye også når du blar tilbake til februar, siden grupperingen svarer på hvem som er borte i avdelingen din i dag. Ansatte uten avdeling på arbeidsforholdet samles nederst under Uten avdeling, som aldri skjules. Grupperingen vises bare når det finnes mer enn én gruppe, og du slår den av med Grupper på avdeling.

Trykk på et fravær for å se datoer, omfang, notat og hvem som registrerte det. Det er også der du kansellerer.

Tabell viser det samme som en liste, med filtre og kansellering per rad. På telefon brukes tabellen alltid, siden et månedsrutenett blir for smalt på en liten skjerm.

Gjenstår svarer på spørsmålet som melder seg når du jobber deg gjennom mange ansatte over tid: hvem har jeg ikke tatt ennå. Den lister dem som fortsatt har feriedager igjen av årets kvote, med flest dager igjen øverst. Trykk Registrer ferie på en rad, så åpnes skjemaet med den ansatte ferdig valgt; når du er ferdig forsvinner raden og lista fylles på med de neste.

Merk at «gjenstår» ikke betyr «mangler». Har en ansatt registrert tjue av tjuefem feriedager, står hen der med fem dager til gode, og det er noe helt annet enn en som ikke har registrert en eneste dag. Derfor står det to tall øverst: hvor mange som har feriedager igjen, og hvor mange av dem som ikke har registrert noe i det hele tatt. De siste er også merket med Ingen ferie registrert i raden, siden det er dem du bør ta først.

Det er en arbeidskø og ikke en rapport. Du ser de femti med mest igjen om gangen, men totalen viser alltid hele jobben. Med Terskel kan du snevre inn til dem som har minst fem eller ti dager igjen; er lista tom da, står det at det er terskelen som skjuler resten. Årstallet kan blas, så du kan planlegge neste år allerede i desember.

År er laget for årsavslutningen. Den viser hele året på én skjerm: én rad per ansatt og én rute per måned, der fargen sier hvor mye fravær måneden inneholder målt mot den tyngste måneden i året. Fargen sier ingenting om type; hold musepekeren over en rute for fordelingen mellom sykefravær, ferie og annet.

Til høyre står tallene du er ute etter i desember: fraværsdager og sykedager i året, og hvor mange feriedager den ansatte har igjen. Sorter på Mest ferie igjen for å finne dem som har dager som må avvikles, overføres eller betales ut. Trykk på en måned for å åpne den på tidslinja.

Saldo per ansatt

Hold musepekeren over navnet i venstre kolonne, eller gå dit med tabulatortasten, så får du tre tall for den ansatte:

• Egenmelding: antall fravær siste tolv måneder. Merk at det telles i ganger og ikke dager: en egenmelding på tre dager er én gang.
• Sykt barn: antall dager brukt i år, mot årskvoten.
• Ferie igjen: gjenstående feriedager av årets kvote.

Vinduene er med vilje ulike. Egenmelding følger en rullerende tolvmånedersperiode, slik regelverket sier, mens sykt barn og ferie følger kalenderåret.

Kvotene er knyttet til ÅRET du ser på. Endrer dere feriekvoten eller kvoten for sykt barn, fryses den gamle verdien for årene som er over, slik at fjorårets saldo blir stående. Inneværende år fryses ikke: en ny kvote er ment å gjelde ferieåret dere står i. Historikk fra før dette kom på plass kan vi ikke fylle inn, så for de årene brukes dagens kvote.

Er det noe å se på, står det et lite varsel i raden også, ikke bare bak hover. Det gjelder sykt barn brukt opp, ferie tatt utover kvoten, og egenmelding der arbeidsgiver kan vurdere retten. Står det ingenting der, er det ingenting å reagere på.

Egenmelding er ingen kvote

Egenmelding har ingen saldo som kan brukes opp, og Matrix sperrer aldri en egenmelding fordi den ansatte har hatt mange. Har noen fire eller flere fravær uten legeerklæring siste tolv måneder, får du beskjed om det når du registrerer, men fraværet blir registrert som normalt.

Hvor mange dager egenmelding kan brukes

Egenmelding kan brukes i inntil tre kalenderdager for hvert sykefravær. Dette er en annen regel enn tellingen over, og denne sperrer faktisk.

Dagene telles per sykefravær, ikke per registrering. Blir den ansatte syk igjen før det har gått 16 kalenderdager tilbake i arbeid, hører det nye fraværet til samme sykefravær, og de tidligere egenmeldingsdagene teller med. To egenmeldinger på tre dager med en dag imellom er altså seks dager i samme forløp, og det er over grensen.

Har den ansatte vært på jobb i minst 16 kalenderdager, begynner et nytt sykefravær, og de tre dagene er tilgjengelige igjen.

Er det registrert en sykmelding midt i, teller ikke sykmeldingsdagene mot grensen, siden det er lagt fram legeerklæring for dem. Men de holder forløpet i live, for den ansatte var ikke på jobb.

Matrix sier fra når summen går over, og du kan registrere likevel dersom du har grunn til det.

Utvidet ordning

Har dere en bedre ordning enn lovens minimum, setter dere den under Innstillinger og Fraværsregler: antall dager per gang, og eventuelt et tak på antall egenmeldingsdager i løpet av 12 måneder. En vanlig utvidet ordning er inntil 8 dager om gangen og 24 dager i året.

Årsgrensen er tom som standard, siden lovens minimum ikke har en slik grense. Enkeltansatte kan settes utenfor firmaets grense på fravær-fanen deres.

Det er arbeidsgiver som eventuelt bestemmer at en ansatt mister retten til å bruke egenmelding, etter folketrygdloven § 8-27. Før en slik beslutning skal den ansatte få uttale seg. Er beslutningen ikke tatt, gjelder egenmeldingen, også om det er den femte i året.

Beslutningen skal dessuten vurderes på nytt etter seks måneder. Det betyr ikke at retten kommer tilbake av seg selv etter seks måneder; det betyr at arbeidsgiver må se på saken igjen.

Slik fratar dere retten

Åpne den ansatte og gå til Fravær. Øverst står Egenmeldingsrett med status: aktiv, under vurdering eller fratatt.

1. Trykk Start vurdering. Retten gjelder fortsatt, og den ansatte kan bruke egenmelding som før.
2. Varsle den ansatte og la vedkommende uttale seg. Dette gjør dere utenfor Matrix, på den måten dere ellers håndterer personalsaker.
3. Registrer datoene for varsel og uttalelse.
4. Velg fra hvilken dato retten skal fratas, og trykk Frata retten.

Matrix lar dere ikke frata retten før datoen for uttalelsen er registrert. Det er ikke en teknisk sperre, det er lovens vilkår: arbeidstakeren skal få uttale seg før beslutningen treffes.

Angrer dere underveis, trykk Avslutt vurderingen. Da skjer det ingenting med retten.

Når retten er fratatt

Den ansatte kan ikke lenger dokumentere sykefravær med egenmelding. Selve fraværet skal fortsatt registreres, og Matrix stopper dere ikke fra det, men dere må velge sykmelding eller en annen type. Prøver dere å registrere egenmelding, får dere beskjed og kan bytte type direkte.

Neste obligatoriske vurdering står under statusen, seks måneder fram i tid. Retten kommer ikke tilbake av seg selv den datoen. Den sier at dere skal se på saken igjen. Når dere har gjort det, velger dere Registrer ny vurdering (beslutningen står, ny frist settes) eller Gjenopprett retten (saken avsluttes og egenmelding kan brukes igjen).

Tidligere saker ligger under Tidligere saker på samme sted, med datoene retten var fratatt.

Har en ansatt egne grenser satt på seg, er det de som brukes, ikke firmaets standard.

Se bare én ansatt

Trykk på navnet i venstre kolonne for å filtrere tidslinja til den personen. Trykk en gang til for å vise alle igjen. Det samme filteret ligger i søkefeltet øverst, og det virker på begge visningene.

Registrere ved å dra

Står du i tidslinja, kan du dra med musa over tomme dager på en ansatt sin rad. Da åpnes det vanlige skjemaet med ansatt og datoer ferdig utfylt, og du velger type og lagrer som normalt. Det er en snarvei, ikke en egen vei inn: samme skjema, samme kontroller. Et enkelt klikk uten å dra gjør ingenting, slik at du ikke får opp et skjema fordi du så vidt kom borti rutenettet.

Arbeidsgiverperioden og frister

Holder du musepekeren over et sykefravær, står det hvor langt ut i arbeidsgiverperioden forløpet er kommet. Den er 16 kalenderdager regnet fra første sykefraværsdag, og helger og røde dager teller med. Er perioden brukt opp inne i fraværet, vises dagen som en tynn strek i baren.

Blir den ansatte syk igjen før det har gått 16 kalenderdager tilbake i arbeid, hører det nye fraværet til samme arbeidsgiverperiode. Det er derfor to korte egenmeldinger med en uke imellom ikke gir to nye perioder. Har det gått minst 16 dager i arbeid, begynner en ny periode.

Samme sted står neste frist for oppfølging, regnet fra første sykefraværsdag: oppfølgingsplan innen 4 uker, dialogmøte 1 innen 7 uker, og dialogmøte 2 innen 26 uker. Fristene løper fra starten av forløpet, ikke fra det siste fraværet, også når forløpet begynte flere måneder før måneden du ser på.

Tallene er veiledende. De regnes av fraværet som er registrert her, og tar ikke høyde for unntak som kronisk eller langvarig sykdom, svangerskapsrelatert fravær, yrkesskade, eller fravær som ligger i et annet system. Er forløpet så langt at vi ikke finner starten på det, viser vi ingenting i stedet for å gjette.

Fravær som er med i en lønnskjøring

Et fravær som allerede er tatt med i en godkjent lønnskjøring, får et hengelåsikon i baren. Det betyr ikke at du ikke kan røre det: du kan fortsatt kansellere. Det betyr at lønnsslippen husker fraværet uansett hva du gjør her. Kansellerer du, forsvinner fraværet fra oversikten og fra saldoen, men det blir stående på slippen som allerede er sendt til den ansatte. Slippen er en kvittering på det som ble utbetalt, og den skal ikke endre seg i ettertid.

Kom personen tilbake tidligere?

Åpner du et fravær som ikke er med i en lønnskjøring ennå, kan du sette en ny siste fraværsdag med Kom tilbake tidligere?. Perioden blir kortere, og alt annet står som før. Det er nyttig når noen avbryter ferien eller blir friskmeldt før sykmeldingen løper ut.

Det virker ikke på fravær som er registrert som halv dag eller med et antall timer. Omfanget er da ikke fordelt utover dagene, så en forkorting har ikke noe entydig svar. Kanseller og registrer på nytt i de tilfellene.

Et fravær kan ikke flyttes eller forlenges

Du kan ikke dra en registrert bar til nye datoer, endre startdatoen eller forlenge perioden. Det er med vilje, og henger sammen med det over: hadde vi latt datoene endre seg fritt i ettertid, ville oversikten og den lagrede lønnsslippen fortalt hver sin historie, og en forlengelse kunne dessuten kollidert med et annet fravær. Å avslutte tidligere er trygt fordi den nye perioden ligger inni en periode som allerede var lovlig. Skal noe annet rettes, kanseller fraværet og registrer det på nytt.

Fravær i lønnskjøringen

Åpner du en ansatt i en lønnskjøring, står Fravær i perioden rett under opplysningene om den ansatte. Der ligger det godkjente fraværet som overlapper perioden kjøringen gjelder for. Hvilken periode det er står i overskriften: har du satt en opptjeningsperiode, er det den som gjelder, ellers måneden lønna utbetales i. En stripe viser hvilke dager i måneden det gjelder, med en farge per type, og folder du ut seksjonen får du datoer, omfang, eventuell sykmeldingsgrad og notatet.

I ansattlista i kjøringen er de som har fravær i perioden merket ved navnet, så du ser hvem det gjelder uten å åpne hver enkelt. Hold musepekeren over merket for å se hvilken type det er.

Visningen er en påminnelse. Den endrer ingen tall: lønnsartene for sykepenger, ferie eller fri legger du inn selv som vanlig.

Rapport

Under Rapporter finner du Fraværsrapport med oversikt per ansatt. Klikker du på et navn der, kommer du rett til den ansatte på tidslinja, i den måneden rapporten står på.

Se også

Føre egenmelding på en ansatt: de fire trinnene, hva som stopper en egenmelding og hva du kan gå videre fra.