Føre egenmelding på en ansatt

Hvor du fører den

Klikk Fravær i menyen til venstre, og deretter Nytt fravær. Egenmelding er en av fraværstypene i det skjemaet, ikke et eget sted i systemet.

Slik gjør du det

1. Velg Ansatt.
2. Velg Egenmelding under Type. Det er typen skjemaet står på første gang; senere husker det den du brukte sist.
3. Sett Fra dato og Til dato. Gjelder det bare én dag, setter du samme dato i begge feltene.
4. Trykk Registrer.

Under datoene står det hvor mange arbeidsdager fraværet blir. Ved turnus eller annen avvikende plan trykker du Justér dager og haker av dagene som faktisk skulle vært jobbet.

Er den ansatte borte bare en del av dagen, velger du Halv dag eller Timer under Omfang. Det er bare mulig når fraværet gjelder én enkelt dag. Timene regnes om til dagsverk ut fra den avtalte arbeidstiden på arbeidsforholdet, med 7,5 timer per dag når arbeidstiden ikke er satt.

Notat er valgfritt og leses av alle som har tilgang til fravær. Hold det til det praktiske; arbeidsgiver har ikke krav på å vite hva den ansatte feiler.

Tre andre veier inn

Samme skjema og samme kontroller, bare kortere vei:

• Fra ansattkortet. Åpne den ansatte, gå til fanen Fravær og trykk Nytt fravær. Personen er ferdig valgt.
• Fra tidslinja. Dra med musa over tomme dager på raden til den ansatte. Skjemaet åpnes med ansatt og datoer utfylt.
• Fra lønnskjøringen. Står du i lønna til en ansatt, ligger Fravær i verktøylinja øverst, med Registrer fravær i menyen.

Fraværet er godkjent med en gang

Det finnes ikke noe godkjenningssteg. Egenmeldingen lagres som godkjent, teller straks i saldoen og står i historikken. Angrer du, åpner du fraværet og kansellerer det.

Sykmeldingsgrad gjelder ikke egenmelding

Feltet Sykmeldingsgrad kommer bare fram når typen er Sykmelding. En egenmelding er alltid hel. Skal den ansatte være borte deler av en dag, er det Halv dag eller Timer under Omfang du bruker, ikke en grad.

Sykt barn er en egen type

Er den ansatte hjemme med sykt barn, velger du Sykt barn og ikke egenmelding. Den typen har sin egen kvote per kalenderår, standard 10 dager, og teller ikke med blant egenmeldingene.

Hva Matrix stopper, og hva du kan gå videre fra

Dette stopper registreringen helt:

• Egenmelding er slått av for firmaet. Bryteren står under Innstillinger og Fraværsregler.
• Retten til egenmelding er fratatt etter folketrygdloven § 8-27. Du får datoen retten ble fratatt fra, og knappen Registrer som sykmelding i stedet. Fraværet skal registreres, men ikke som egenmelding.
• Perioden overlapper et fravær som ligger der fra før. Da står det hvilken type det er, hvilke datoer det dekker, og hvilke dager som er ledige.
• Egenmeldingen ligger rett inntil et annet fravær, uten en dag imellom. To perioder på rad er én sykeperiode, og da må de slås sammen.
• Den ansatte har ingen aktiv ansettelse som dekker hele perioden.

Dette sier fra, men du kommer videre med Registrer likevel:

• Lengre enn tre kalenderdager. Standarden er 3 og settes under Fraværsregler.
• Over grensen sammen med tidligere sykefravær. Se neste avsnitt.
• Over taket på egenmeldingsdager siste 12 måneder, dersom dere har satt et slikt tak.
• For kort ansiennitet. Standard er 60 dager regnet fra første ansettelsesdag hos dere.

Overstyringen logges, så det står hvem som gjorde den og når.

Tre dager, og de telles per sykefravær

Egenmelding kan brukes i inntil tre kalenderdager for hvert sykefravær. Dagene telles ikke per registrering: blir den ansatte syk igjen før det har gått 16 kalenderdager tilbake i arbeid, hører det nye fraværet til samme sykefravær, og de tidligere egenmeldingsdagene teller med. To egenmeldinger på tre dager med en dag imellom er altså seks dager i samme forløp.

Har den ansatte vært på jobb i minst 16 kalenderdager, begynner et nytt sykefravær, og de tre dagene er tilgjengelige igjen.

En sykmelding midt inne i forløpet teller ikke mot grensen, siden det er lagt fram legeerklæring for de dagene. Men den holder forløpet i live, for den ansatte var ikke tilbake på jobb.

Har dere en utvidet ordning, for eksempel 8 dager om gangen og 24 dager i året, setter dere den under Innstillinger og Fraværsregler. Enkeltansatte kan få egne grenser på fanen Fravær på ansattkortet.

Antallet er ingen kvote

Matrix sperrer aldri en egenmelding fordi den ansatte har hatt mange. Er dette det fjerde fraværet uten legeerklæring siste tolv måneder, blir egenmeldingen registrert som normalt, og du får en melding om at arbeidsgiver kan vurdere å frata retten etter folketrygdloven § 8-27. Beslutningen er arbeidsgiver sin, og den ansatte skal få uttale seg før den treffes.

Antallet telles i ganger og ikke dager: en egenmelding på tre dager er én gang. Tallet står på fanen Fravær på ansattkortet, og bak navnet i tidslinja.

Lønna endres ikke av seg selv

En registrert egenmelding er fraværsdokumentasjon, ikke en lønnslinje. Den legger ingenting til og trekker ingenting fra. Skal sykelønn eller trekk med, legger du inn lønnsartene i lønnskjøringen som ellers.

I lønnskjøringen ser du fraværet under Fravær i perioden på den ansatte, og de som har fravær i perioden er merket i ansattlista.

Hvem kan føre egenmelding

Du trenger tilgangen Registrere og redigere fravær. Av standardrollene har Super Admin, Administrator og Regnskapsfører den. Lesetilgang ser fraværet, men får ikke opp Nytt fravær. Er brukeren begrenset til enkelte virksomheter, kan hen bare registrere for ansatte der.

Rette en egenmelding

Datoene kan ikke flyttes eller forlenges i ettertid. Kom den ansatte tilbake tidligere enn ventet, åpner du fraværet og setter en ny siste fraværsdag med Kom tilbake tidligere?. Alt annet rettes ved å kansellere og registrere på nytt.

Er fraværet allerede med i en godkjent lønnskjøring, står det med et hengelåsikon. Du kan fortsatt kansellere det, men lønnsslippen som er sendt beholder fraværet.

Se også

Registrere fravær: hele fraværsmodulen, med visningene, saldoen, arbeidsgiverperioden og saksgangen for å frata egenmeldingsretten.

Sykelønn og NAV-refusjon: lønnsartene du bruker når sykefraværet skal på lønnsslippen.