Utenlandsk arbeidstaker: D-nummer og internasjonal ID

Slik registrerer du D-nummer eller internasjonal ID for utenlandske arbeidstakere, og hva som sendes med i a-meldingen.

D-nummer og norsk identitet

Utenlandske arbeidstakere uten norsk fødselsnummer får et D-nummer tildelt av Skatteetaten. D-nummeret har samme format som et fødselsnummer (11 siffer), men de to første sifrene er lagt til 40. En person født den 5. i måneden får for eksempel 45 som de to første sifrene.

I Ansatte registrerer du D-nummeret i samme felt som et vanlig fødselsnummer.

Fødselsdato med D-nummer

Når du bruker D-nummer, bør du sjekke at fødselsdatoen er riktig registrert. Korrekt fødselsdato er nødvendig for riktig beregning av blant annet den ekstra ferieuken for ansatte over 60 år.

Internasjonal ID uten norsk nummer

Har den ansatte verken norsk fødselsnummer eller D-nummer, bruker du internasjonal identifikasjon i stedet. Du finner valget Bruker internasjonal identifikasjon i Annet-seksjonen på den ansatte.

Når du har huket av for dette, velger du ID-type:

  • Passnummer
  • DUF-nummer
  • Utenlandsk trygdenummer
  • Skatteidentifikasjonsnummer (TIN)

Deretter fyller du inn selve ID-nummeret og landkoden, for eksempel PL for Polen, LT for Litauen eller SE for Sverige.

Fødselsdato med internasjonal ID

Når du bruker internasjonal ID, sendes navn og fødselsdato sammen til Skatteetaten, men bare dersom fødselsdato er registrert. Mangler fødselsdatoen, sendes ingen identifiserende personinformasjon, og den ansatte kan da bli vanskeligere å identifisere. Fyll derfor inn fødselsdato før du sender a-melding.

Slik identifiseres personen i a-meldingen

Reglene er forskjellige avhengig av hvilken ID den ansatte har:

  • Norsk fødselsnummer eller D-nummer: Matrix Lønn sender kun selve nummeret. Navn og fødselsdato sendes ikke, fordi nummeret identifiserer personen alene. Dette er et krav fra Skatteetaten. Sendes navn og fødselsdato i tillegg, blir meldingen avvist.
  • Internasjonal ID: Navn og fødselsdato sendes sammen med ID-nummeret, fordi nummeret alene ikke er nok til å identifisere personen entydig.

Du trenger ikke håndtere dette manuelt. Matrix Lønn velger riktig oppsett ut fra ID-typen du har registrert på den ansatte.

Kildeskatt for utenlandske arbeidstakere

Noen utenlandske arbeidstakere skal trekkes kildeskatt i stedet for ordinært forskuddstrekk. Om dette gjelder, og hvilken sats som brukes, avgjøres av skattekortet og reglene fra Skatteetaten.

På lønnsartene styrer du hvilke ytelser som inngår i kildeskattgrunnlaget. Er du usikker på om en arbeidstaker omfattes av kildeskatt, sjekk skattekortet eller kontakt Skatteetaten.