Byråverktøy: A-melding, skattekort og deling for mange klienter

Kort fortalt

Byråverktøyet er for regnskapsbyråer. Her gjør du den samme jobben for mange klienter på én gang: sender A-melding, henter skattekort og deler byråets lønnsarter, avdelinger og prosjekter. Du finner det under Innstillinger og fanen Byråverktøy i byrået. Fanene er A-melding, Skattekort, Lønnsarter, Avdelinger og Prosjekter.

Tallet på en fane er hvor mange klienter som trenger at du gjør noe der.

Mine og alle i byrået

Øverst i hver fane velger du Mine eller Alle i byrået. «Mine» er klientene der noe er satt på deg, som på siden Oppgaver. «Alle i byrået» er alle klientene du har en rolle hos. Klienter du ikke har en rolle hos, står i én linje nederst, med bare navn og organisasjonsnummer. Valget og måneden huskes og gjelder alle fanene.

Er du byråleder, er «Alle i byrået» alle klientene i byrået, også dem du ikke har en rolle hos, og linja nederst forsvinner. Med Tildelt ser du bare klientene én person i byrået er tildelt, eller dem ingen er tildelt. Tallene øverst og på fanene følger valget, men det huskes ikke til neste gang.

Trykk på overskriften i en kolonne for å sortere lista, og en gang til for å snu rekkefølgen. I A-melding sorteres det innenfor hver gruppe. Sorteringen huskes for hver fane.

A-melding

Velg måneden øverst. Måneden er utbetalingsmåneden, og fristen står ved siden av. Faller fristen på en helg eller helligdag, flyttes den til neste virkedag, som på Hjem.

Tallet «76 av 116 sendt» telles likt som på siden Oppgaver. Klienter som er markert som ikke aktuelle, telles ikke med. Brikkene under tallet, som «2 avvist» og «40 står igjen», viser bare de klientene når du trykker på dem.

Klientene står gruppert etter hva som skal skje: Trenger oppfølging, Klar til å sendes, Venter på lønn, Mangler Altinn-tilgang, Sendt og Ikke aktuelt. Kolonnen Sendes som sier om klienten får en A-melding eller en erstatningsmelding.

• Klienter som er klare eller må erstattes, er valgt når du åpner fanen. En avvist melding er ikke valgt, fordi den som regel må rettes i klienten først. Den kan fortsatt velges.
• En klient uten lønn i måneden, men med aktive arbeidsforhold, kan velges. Da sendes en vanlig A-melding med arbeidsforholdene.
• Er lønnskjøringen ikke godkjent, kan klienten ikke velges. Lenken på raden åpner lønnskjøringen.
• «Må rettes» betyr at Skatteetaten har mottatt meldingen, men ikke godtatt innholdet. Rett det i klienten først. «Se avvikene» åpner klientens A-melding med svaret.
• Nullmelding sendes ikke herfra. Den sender du fra klientens egen A-meldingsside, se Erstatningsmelding og nullmelding.

Trykk Send valgte, kontroller antallet A-meldinger og erstatningsmeldinger, og trykk Send. Meldingene sendes ti om gangen, og hver klient bruker sin egen Altinn-tilgang. Du kan bytte fane eller gå inn i en klient mens det sendes. Brikken øverst på siden viser hvor langt det har kommet, og tar deg tilbake.

Når sendingen er ferdig, står resultatet øverst i fanen. For en klient som ikke ble sendt, for eksempel på grunn av ugyldige inntektskombinasjoner, står årsaken på raden til du sender på nytt. Alt står også i loggen: trykk Se i loggen.

Svaret fra Skatteetaten hentes av seg selv mens siden er åpen, for klientene du har en rolle hos. Hent svar på en rad henter det med en gang.

Har vi nådd grensen for hvor ofte vi kan sende, tar sendingen pause og fortsetter av seg selv. Brytes forbindelsen, ser vi etter hva som kom fram før vi prøver igjen, så ingen A-melding sendes to ganger.

Står en klient under Mangler Altinn-tilgang, må klienten gi byrået tilgang i Altinn, se Koble til Skatteetaten. Har du en rolle hos klienten, åpner lenken på raden klientens innstillinger under Integrasjon, der tilgangen bes om.

Skattekort

Hver klient henter med sin egen Altinn-tilgang. Valgt når du åpner fanen er klientene der aktive ansatte mangler skattekort for året, og klientene der forrige henting feilet. Trykk Hent skattekort.

• Aktive ansatte og Uten skattekort viser hvor mange aktive ansatte klienten har, og hvor mange av dem som mangler skattekort for året.
• Automatisk henting er av betyr at klienten har slått av henting i sine innstillinger. Da kan ikke byrået hente for dem herfra, se Hente skattekort.
• I desember og januar kan du velge hvilket inntektsår du henter for.
• Resultatet står på raden: hvor mange kort som ble hentet, og hva som feilet.

Lønnsarter, avdelinger og prosjekter

Klientene står i radene og byråets lønnsarter i kolonnene. Kryss av lønnsartene øverst og klientene til venstre. Feltene der de krysser, er det som deles. Avdelinger og prosjekter fungerer på samme måte.

Hver celle viser hvordan klientens kopi står mot byråets: I synk, Oppdatert hos byrået, Endret lokalt, Synkroniseres ikke, Identisk kopi, Kode-konflikt eller Ikke delt. For avdelinger og prosjekter heter konflikten Nummer-konflikt. Trykk på en celle for å se hva som skiller byråets og klientens versjon. Trykk på koden øverst for å se lønnsarten mot alle klientene. Med valgene til høyre over matrisen sorterer du klientene og lønnsartene, for eksempel med flest avvik først.

Linja nederst sier hva Distribuer kommer til å gjøre. Har klienten endret en delt lønnsart, eller har klienten en egen med samme kode, spør vi før noe sendes:

• Hopp over denne gangen: kopien står som «Endret lokalt», og du blir spurt igjen neste gang.
• Overskriv med byråets: klientens endring forsvinner.
• Slå av synkronisering: klienten beholder sin versjon, og byrået sender ikke endringer dit før noen slår det på igjen.

Synkroniseres ikke setter du selv: trykk på en celle og Slå av synkronisering, eller velg klienter og lønnsarter og bruk knappen i linja nederst. Klienten beholder sin versjon til noen slår synkroniseringen på igjen, også når byrået endrer originalen, og Distribuer hopper over den. Skal alle unntatt noen få endringene, velger du alle og fjerner hakene på de få.

Trekk tilbake har to valg. «Slutt å dele» lar klienten beholde kopien som sin egen. «Slett hos klient» fjerner kopien, men kopier som er brukt i lønn, blir stående.

Under Pakker i Lønnsarter kan du lagre et utvalg av lønnsarter og bruke det igjen for neste klient.

Avdelinger deles på nummeret, så en avdeling uten nummer kan ikke deles. Delingen påvirker regnskapsbilaget og eksporten, blant annet SAF-T, men ikke A-meldingen. Klientens egen standard-avdeling røres aldri.

Hvem kan gjøre hva

Du ser status for klientene du har en rolle hos. Byrålederen ser status for alle klientene i byrået. Å sende, hente og dele krever en rolle hos klienten som gir lov til det. Har du ingen rolle der, står Du har ingen rolle på raden, og raden lenker ikke inn i klienten. Gir rollen bare lov til å se, står Bare lesetilgang. Fanen Lønnsarter krever tilgang til byråets lønnsarter, som Byråleder og Regnskapsfører (full) har.

Fra siden Oppgaver

Er du i et byrå, har A-meldingsgruppen på siden Oppgaver lenken «Send de 16 klare i Byråverktøy». Den åpner A-meldingsfanen for samme måned med «Mine».