Hente lønnsgrunnlag fra fil

Legg lønnsgrunnlag inn i en lønnskjøring fra en HLI-fil. Last opp, kontroller forhåndsvisningen, og bekreft.

Bruker dere Tidsbanken? Se Hente timer fra Tidsbanken.

Når brukes import av lønnsgrunnlag?

Bruker du et timesystem eller et annet system der timer og lønn ligger i en fil, kan du importere filen rett inn i en lønnskjøring i stedet for å legge inn linjene manuelt. Systemet leser filen, mapper linjene til ansatte og lønnsarter, og viser hva som blir importert før du bekrefter.

Filformatet som støttes er HLI (.hli eller .txt). En fil inneholder typisk timer, akkordlinjer eller andre grunnlagsdata.

Slik importerer du

Steg 1: Last opp filen

Åpne en lønnskjøring som er i utkast og klikk Hent lønnsgrunnlag.

Har dere koblet til Tidsbanken, spør vinduet først hvor timene kommer fra. Velg Fil for å laste opp. Vil du heller hente timene rett fra Tidsbanken, står det i Hente timer fra Tidsbanken. Har dere ikke koblet til noe, går du rett til opplastingen som før.

I opplastingssteget kan du dra og slippe filen, eller klikke for å velge den fra datamaskinen. Du kan laste opp flere filer om gangen, hver på inntil 10 MB.

Systemet leser filen og mapper linjene til ansatte og lønnsarter ut fra ID-ene i filen.

Steg 2: Kontroller forhåndsvisningen

Etter opplastingen ser du en forhåndsvisning per fil:

  • Antall poster i filen og hvor mange som ble mappet riktig
  • Feil for linjer som ikke kunne tolkes, eller som peker på en ansatt eller lønnsart som ikke finnes
  • Oversikt per ansatt med antall linjer og totalt beløp

Klikk på en fil for å utvide og se feilene i detalj. Er filen allerede importert til denne kjøringen tidligere, blir du varslet om duplikat.

Steg 3: Bekreft importen

Velg Inkluder bare mappet OK for å importere kun linjene uten feil. Linjer med feil hoppes da over. Slår du av dette, får du en fullstendig feiloversikt uten at noe importeres.

Klikk Importer for å legge de valgte linjene inn i lønnskjøringen. Systemet viser et resultat per fil, for eksempel at filen ble importert med et antall linjer, hoppet over som duplikat, var tom etter filtrering, eller at importen feilet.

Linjene ligger nå i lønnskjøringen som utkast, og du kan redigere eller slette dem som vanlig.

Mapping

Du kan tilordne lønnsarter, avdelinger og prosjekter

Du kan bestemme hvordan lønnsarter, avdelinger og prosjekter fra systemet du importerer fra, skal registreres i Matrix Lønn. Dette kalles mapping og gjør at en kode i kildesystemet kan kobles mot riktig lønnsart, avdeling eller prosjekt hos dere, selv om kodene ikke er like. Mappingen lagres og brukes automatisk ved senere importer fra samme kilde.

Du finner mappingen under Innstillinger | Integrasjon, under Lønnsgrunnlag fra fil. Her kan du se eksisterende koblinger og endre hvilke lønnsarter, avdelinger og prosjekter kodene fra kildesystemet skal tilordnes.

Hvis koder ikke stemmer

Systemet du importerer fra kan bruke andre koder enn dem dere bruker i Matrix Lønn. Dersom kodene er like, blir de koblet automatisk. Har kildesystemet for eksempel lønnsart 030, og dere også har lønnsart 030, blir linjen koblet mot denne lønnsarten uten at du trenger å gjøre noe. Det samme gjelder avdelinger og prosjekter.

Hvis Matrix Lønn ikke finner en tilsvarende kode, vises den under Mangler mapping i forhåndsvisningen. Der kan du velge hvilken lønnsart, avdeling eller hvilket prosjekt koden skal kobles mot, uten å endre selve filen. Når mappingen er opprettet, brukes den automatisk neste gang den samme koden importeres.

Se Mapping av lønnsarter, avdelinger og prosjekter for mer informasjon om hvordan mapping fungerer.

Vanlige feil

Ansatt finnes ikke

Filen peker på en ansatt-ID som ikke finnes i Matrix Lønn. Sjekk at ID-en i filen stemmer, eller opprett ansatten først og importer på nytt.

Lønnsart finnes ikke

Filen peker på en kode systemet ikke kjenner igjen. Du trenger ikke endre filen: i forhåndsvisningen står koden under Mangler mapping, og der velger du hvilken av deres lønnsarter den skal bety. Mappingen gjelder bare lønnsgrunnlag fra denne kilden, og den endrer ingenting i lønnsartsregisteret.

Ugyldig beløp

Beløpet i filen er ikke et gyldig tall, er negativt der det ikke skal være, eller er for høyt. Kontroller beløpsformatet i filen.

Duplikat

Samme fil er allerede importert til denne kjøringen. Var det et uhell, kan du slette den forrige importen. Skal filen likevel inn på nytt, huk av Importer likevel, så opprettes en ny batch. Merk at kontrollen gjelder filen: vi kjenner igjen den samme filen, og vi kjenner igjen en gjentatt henting fra Tidsbanken, men vi kan ikke se at en fil og en henting inneholder de samme timene. Får en ansatt en lønnsart hun allerede har på kjøringen, sier vi fra i bekreftelsessteget, men den siste vurderingen må dere ta selv.

Ingen linjer ble importert

Alle linjene hadde feil mens Inkluder bare mappet OK var på. Slå av filtreringen for å se årsaken, rett den, og prøv på nytt.

Slette en import

Når lønnskjøringen er i utkast, kan du fjerne en hel import. Listen over importerte filer vises automatisk på siden under Importer lønnsgrunnlag når det finnes importert data. Finn filen i listen og trykk sletteknappen. Alle linjer fra den importen fjernes, mens andre linjer blir værende. Har du tofaktor aktivert, må du bekrefte slettingen.

Om HLI-formatet

HLI er et tekstbasert filformat som brukes til å overføre lønnsgrunnlag fra andre systemer til Matrix Lønn. Formatet kan blant annet inneholde ansatt-ID, lønnsart, avdeling, prosjekt, merknad, antall, sats, beløp og datoer. Hvilke opplysninger som finnes på en linje, bestemmes av posttypen som brukes i filen. HLI kan derfor brukes av for eksempel time-, fraværs- og reiseregningssystemer som skal levere grunnlag til lønn.

HLI er et fast definert format der feltene har bestemte plasseringer og lengder. Det finnes flere posttyper avhengig av hvilke opplysninger som skal overføres. En enkel post kan inneholde ansatt, lønnsart, antall, sats og beløp, mens andre posttyper i tillegg kan inneholde blant annet fra- og til-dato, avdeling, prosjekt og arbeidssted. Filen avsluttes med sluttposten 999999.

Teknisk dokumentasjon og eksempelfiler

Skal et eksternt system lage HLI-filer for import til Matrix Lønn, finner du mer informasjon her:

For leverandører som skal lage en integrasjon mot Matrix Lønn, anbefaler vi å ta utgangspunkt i den tekniske beskrivelsen og sammenligne resultatet med eksempelfilen. Filen må følge feltoppsettet for den aktuelle posttypen for at Matrix Lønn skal kunne tolke innholdet riktig.