Importere lønnsgrunnlag fra fil

Når brukes import av lønnsgrunnlag?

Bruker du et timesystem eller et annet system der timer og lønn ligger i en fil, kan du importere filen rett inn i en lønnskjøring i stedet for å legge inn linjene manuelt. Systemet leser filen, kobler linjene til ansatte og lønnsarter, og viser hva som blir importert før du bekrefter.

Filformatet som støttes er HLI (.hli eller .txt). En fil inneholder typisk timer, akkordlinjer eller andre grunnlagsdata.

Slik importerer du

Steg 1: Last opp filen

Åpne en lønnskjøring som er i utkast og klikk Importer lønnsgrunnlag. Det åpner et vindu der du kan dra og slippe filen, eller klikke for å velge den fra datamaskinen. Du kan laste opp flere filer om gangen, hver på inntil 10 MB.

Systemet leser filen og kobler linjene til ansatte og lønnsarter ut fra ID-ene i filen.

Steg 2: Kontroller forhåndsvisningen

Etter opplastingen ser du en forhåndsvisning per fil:

• Antall poster i filen og hvor mange som ble koblet riktig
• Feil for linjer som ikke kunne tolkes, eller som peker på en ansatt eller lønnsart som ikke finnes
• Oversikt per ansatt med antall linjer og totalt beløp

Klikk på en fil for å utvide og se feilene i detalj. Er filen allerede importert til denne kjøringen tidligere, blir du varslet om duplikat.

Steg 3: Bekreft importen

Velg Inkluder bare mappet OK for å importere kun linjene uten feil. Linjer med feil hoppes da over. Slår du av dette, får du en fullstendig feiloversikt uten at noe importeres.

Klikk Importer for å legge de valgte linjene inn i lønnskjøringen. Systemet viser et resultat per fil, for eksempel at filen ble importert med et antall linjer, hoppet over som duplikat, var tom etter filtrering, eller at importen feilet.

Linjene ligger nå i lønnskjøringen som utkast, og du kan redigere eller slette dem som vanlig.

Vanlige feil og hva du gjør

Ansatt finnes ikke. Filen peker på en ansatt-ID som ikke finnes i Matrix Lønn. Sjekk at ID-en i filen stemmer, eller opprett ansatten først og importer på nytt.

Lønnsart finnes ikke. Filen peker på en lønnsart som ikke er registrert. Opprett lønnsarten, eller endre filen til en lønnsart som finnes, før du importerer på nytt.

Ugyldig beløp. Beløpet i filen er ikke et gyldig tall, er negativt der det ikke skal være, eller er for høyt. Kontroller beløpsformatet i filen.

Duplikat. Samme fil er allerede importert til denne kjøringen. Var det et uhell, kan du slette den forrige importen. Skal filen likevel inn på nytt, huk av Importer likevel, så opprettes en ny batch.

Ingen linjer ble importert. Alle linjene hadde feil mens Inkluder bare mappet OK var på. Slå av filtreringen for å se årsaken, rett den, og prøv på nytt.

Slette en import

Når lønnskjøringen er i utkast, kan du fjerne en hel import. Listen over importerte filer vises automatisk på siden under Importer lønnsgrunnlag når det finnes importert data. Finn filen i listen og trykk sletteknappen. Alle linjer fra den importen fjernes, mens andre linjer blir værende. Har du tofaktor aktivert, må du bekrefte slettingen.

Om HLI-formatet

HLI-filen er en tekstfil (.hli eller .txt) der hver linje er ett lønnsgrunnlag. Systemet kjenner igjen blant annet ansatt, lønnsart, antall og beløp. Det nøyaktige feltoppsettet avhenger av systemet som lager filen, så følg dokumentasjonen for time- eller grunnlagssystemet ditt for detaljene.