Hente timer fra Tidsbanken

Hvis du ønsker å importere fra andre systemer enn Tidsbanken, se veiledningen Importere lønnsgrunnlag fra fil

Hva dette er

Bruker dere Tidsbanken til timeregistrering, kan dere hente timene rett derfra i stedet for å eksportere en fil og laste den opp. Resultatet er det samme, og bekreftelsessteget ser likt ut.

Tidsbanken er en egen leverandør, og vi er ikke Tidsbanken. For å hente timer må dere ha eget abonnement hos dem, med API-tilgang.

Integrasjonen er merket Beta. Dere kan bruke den som den er, men vi tester den fortsatt sammen med kundene som vil være med. Øverst på Tidsbanken-siden ligger en boks der dere kan melde dere på testingen, og dere kan melde dere av igjen når som helst. Påmeldingen sperrer ingenting; den gjør at vi vet hvem vi skal følge opp når vi retter noe.

Tre ting er verdt å vite på forhånd

Dere trenger én nøkkel, og den henter dere selv. Den heter tb-key hos oss, og den sier hvilken Tidsbanken-database timene hentes fra. Logg inn i Tidsbanken som administrator, klikk skiftenøkkelen nederst til høyre og velg Integrasjon. Der heter den API-nøkkel. Test og produksjon har hver sin, så bytter dere miljø, må nøkkelen byttes hos oss også. Finner dere ikke API-nøkkel i menyen, mangler dere API-tilgang hos Tidsbanken, og det er en egen lisens dere bestiller hos dem. Selve tilgangen til API-et deres står vi for, så noen abonnementsnøkkel skal dere ikke lete etter.

Vi kontrollerer ikke Tidsbanken. Er tjenesten deres nede, eller endrer de noe, er det utenfor vår hånd. Vi viser dere nøyaktig hva de svarer, og sier fra når de avviser oss, men vi kan ikke rette det.

Vi henter timelinjer Tidsbanken allerede har regnet ut. Reglene for overtid, tillegg og pauser er deres, ikke våre. Stemmer ikke et antall, må det rettes i Tidsbanken og hentes på nytt. Det er ikke noe vi kan justere i Matrix Lønn.

Koble til

Legg inn nøkkelen under Innstillinger og Integrasjon. Der ligger Tidsbanken under Andre leverandører; klikk på kortet, så kommer dere til siden med nøkkel og ansattsammenligning. Selve mappingen av lønnsarter, avdelinger og prosjekter ligger i fanen Mapping under Integrasjon.

Slik henter dere

Åpne en lønnskjøring som er i utkast, klikk Hent lønnsgrunnlag, og velg Tidsbanken i første steg.

Dere oppgir ingen periode. Det er lønnsbehandlingen i Tidsbanken som bestemmer hvilke dager som er med, og vi henter akkurat det den ga. Etter hentingen står det hvilke dager grunnlaget dekker, og det er det dere skal kjenne igjen fra Tidsbanken.

Vi henter lønnslinjene fra en lønnsbehandling dere allerede har kjørt i Tidsbanken. Har dere ikke kjørt den, finnes det ingen linjer å hente, og da sier vi at Tidsbanken ikke sendte noe. Det er det eneste tilfellet der dere skal inn i Tidsbanken.

Kommer det ingen ansatte inn selv om Tidsbanken sendte rader, står det ikke på Tidsbanken. Da går dere videre til bekreftelsessteget som vanlig, og der står det hvor mange rader som kom, hva vi ikke kunne bruke, og hvilke ansattnumre og lønnsarter vi ikke fant hos dere.

Etter hentingen ser dere nøyaktig det samme bekreftelsessteget som ved filimport: hvem som får timer, hvor mye, og hva kodene ble til. Ingenting skrives før dere bekrefter.

La Tidsbanken si fra når grunnlaget er klart

Dette er frivillig, og hentingen virker uten. Setter dere det opp, slipper dere å taste datoer: Tidsbanken sier fra når en lønnsbehandling er ferdig, og dere trykker bare på den i hentevinduet. Perioden blir da nøyaktig den behandlingen ble kjørt for, noe som er verdt en del når perioden går fra den 20. til den 19.

Gå til Innstillinger, Integrasjon og Tidsbanken. Under Oversikt finner dere tre verdier å kopiere. I Tidsbanken går dere til Integrasjon og Ekstern Lønn, og limer dem inn i Target URL, Key og Value.

Nøkkelen vises bare én gang, når dere lager den. Rekker dere ikke å kopiere den, lager dere en ny, og da slutter den forrige å virke. Vi lagrer den aldri i klartekst, så vi kan ikke hente den fram for dere.

Tallene dere bør se på

Over ansattlista står det hvor mange rader Tidsbanken sendte, og hvor mange som ikke kunne brukes. En rad kan falle bort fordi den ligger utenfor perioden, mangler ansatt, mangler lønnsart eller mangler antall. Den kan også falle bort fordi datoen eller antallet kom i en form vi ikke klarte å lese. Da sier vi nettopp det, så dere ikke leter etter feil i periodevalget deres. Er tallet høyere enn dere venter, er det verdt et blikk før dere bekrefter.

Over ansattlista står det også hvilke dager grunnlaget dekker. Stemmer ikke spennet med lønnsbehandlingen dere kjørte, er det behandlingen som gjaldt andre dager enn dere trodde.

Mangler en person helt i lista, er det som regel fordi vi ikke finner personen hos dere. Det ser dere tydeligst i ansattsammenligningen.

Traff ingen av linjene en ansatt, er det som regel fordi Tidsbanken bruker et annet felt til ansattnummeret enn det vi leste. De sender to, og vi kan ikke se hvilket av dem som er deres. Merker vi at det andre feltet treffer, sier vi det og gir dere en knapp for å hente på nytt med det. Vi bytter aldri av oss selv: et nummer som treffer feil person ville gitt en hel måned på feil lønnsslipp uten at noe så galt ut.

Kommer det en kode vi ikke kjenner igjen, mapper dere den én gang. Se Mapping av lønnsarter, avdelinger og prosjekter.

Vi kan ikke se om et grunnlag allerede er overført til lønn i Tidsbanken. Den opplysningen følger ikke med lønnslinjene. Henter dere det samme grunnlaget to ganger, er det derfor dobbelthindringen under som beskytter dere, og ikke et varsel fra oss.

Henter dere samme periode to ganger

Det går fint. Hver timelinje fra Tidsbanken har sin egen id, så linjer som allerede ligger på lønnskjøringen hoppes over, og antallet vises i kvitteringen. Dere kan derfor hente 1. til 15. først og hele måneden etterpå uten å få dobbel lønn.

Med ett forbehold: kommer en linje uten den id-en, kjenner vi den ikke igjen neste gang. Skjer det, står antallet som en advarsel i hentevinduet. Henter dere de samme dagene om igjen, blir akkurat de linjene lagt inn på nytt i tillegg til de gamle, og da er det tryggere å slette den forrige importen først.

Er timene helt uendret siden sist, sier vi at akkurat de timene allerede er importert.

Forhåndsvisningen varer i 30 minutter

Timene hentes én gang, og bekreftelsen bruker akkurat de tallene dere så. Blir vinduet stående lenger enn en halvtime, må dere hente på nytt. Det er med vilje: retter noen en timeliste i Tidsbanken imens, skal dere ikke godkjenne andre tall enn dem dere leste.

Timene stemmer ikke

Er et antall feil, er det Tidsbanken som har regnet det ut, ikke vi. Rett det der og hent perioden på nytt.

Kommer det timer for en som har sluttet, står personen fortsatt som aktiv i Tidsbanken. Det fanges opp av ansattsammenligningen, og det er den meldingen som koster penger hvis den blir stående.