Tidsbanken: Hente lønnsgrunnlag

Hva dette er

Bruker dere Tidsbanken til timeregistrering eller andre typer lønnsgrunnlag, kan dere hente lønnsgrunnlagene rett derfra i stedet for å eksportere en fil og laste den opp. Resultatet er det samme, og bekreftelsessteget ser likt ut.

Denne artikkelen handler om selve hentingen. Skal dere sette integrasjonen opp for første gang, begynn med Komme i gang med Tidsbanken.

Tre ting er verdt å vite på forhånd

Tidsbanken er en egen leverandør, og vi er ikke Tidsbanken. For å hente lønnsgrunnlag fra Tidsbanken, må dere ha eget abonnement hos dem, med API-tilgang. API-tilgang er en egen lisens.

Vi kontrollerer ikke Tidsbanken. Er tjenesten deres nede, eller endrer de noe, er det utenfor vår hånd. Vi viser dere nøyaktig hva de svarer, og sier fra når de avviser oss, men vi kan ikke rette det.

Vi henter lønnslinjer Tidsbanken allerede har regnet ut, ikke rå stemplinger. Reglene for overtid, tillegg og pauser er deres, og dem kan vi ikke endre. Stemmer ikke et antall, rettes det i Tidsbanken og hentes på nytt.

Slik henter dere

Åpne en lønnskjøring som er i utkast, klikk Hent lønnsgrunnlag, og velg Tidsbanken i første steg. Har dere ikke koblet til noe, finnes ikke det valget, og dere går rett til opplastingen.

Den som henter, trenger ingen engangskode utover innloggingen, bare rett til å redigere lønnskjøringen.

Dere oppgir ingen periode, og det finnes ingen datofelter. Vi henter lønnslinjene fra en lønnsbehandling dere allerede har kjørt i Tidsbanken, og det er utvalget i den behandlingen som bestemmer hvilke dager som er med. Perioden kommer altså ferdig avgrenset fra dem.

Det er også derfor det ikke finnes et valg om «bare attesterte timer» lenger. En linje finnes ikke i lønnsbehandlingen før den er kjørt, så godkjenningen ligger allerede i kilden.

Bærer linjene datoer, står det etter hentingen hvilke dager grunnlaget dekker, og det spennet skal dere kjenne igjen fra Tidsbanken. Kommer de uten dato, sier vi fra om det i stedet; linjene blir med som vanlig, men uten dato på lønnsslippen.

Har dere satt opp at Tidsbanken skal si fra når grunnlaget er klart, ligger de ferdige lønnsbehandlingene som klikkbare rader øverst i vinduet. Det er frivillig, og hentingen virker uten.

Etter hentingen

Dere ser det samme bekreftelsessteget som ved filimport: hvem som får tildelt lønnsgrunnlagene, hvor mye, og hva kodene ble til. Ingenting skrives før dere bekrefter.

Over ansattlista står et sammendrag av hva Tidsbanken sendte, hvilke dager det dekker, og hva vi eventuelt ikke kunne bruke. Det er verdt et blikk hver gang. Kontroller grunnlaget før du bekrefter går gjennom hver setning der, og hvilke av dem som kan koste penger.

Kommer det en kode vi ikke kjenner igjen, kobler dere den i dette vinduet. Se Mapping av lønnsarter, avdelinger og prosjekter.

Mangler en person helt i lista, finner vi som regel ikke personen hos dere. Det ser dere tydeligst i ansattsammenligningen.

Kom det ingenting inn?

En tom henting har fire ulike grunner, og bare to av dem peker mot Tidsbanken. Meldingen sier hvilken det er, så les den før dere går noe sted: det kan like gjerne være en kode vi ikke kjenner igjen hos oss.

De fire er beskrevet i Kontroller grunnlaget før du bekrefter.

Henter dere det samme en gang til

Det går fint. De aller fleste linjene fra Tidsbanken har sin egen id, så linjer som allerede ligger på lønnskjøringen hoppes over, og antallet står i kvitteringen. Kommer det linjer uten en slik id, sier vi fra i sammendraget: dem kjenner vi ikke igjen neste gang, så de blir lagt inn på nytt i tillegg til de gamle.

Er noe endret eller slettet i Tidsbanken siden sist, får dere et eget steg der dere tar stilling til hver endring. Se Hente fra Tidsbanken på nytt.

Vi kan ikke se om et grunnlag allerede er overført til lønn i Tidsbanken. Den opplysningen følger ikke med lønnslinjene, så det er linje-id-en som beskytter dere mot dobbel lønn, ikke et varsel fra oss.

Forhåndsvisningen varer i 30 minutter

Lønnsgrunnlagene hentes én gang, og bekreftelsen bruker akkurat de tallene dere så. Blir vinduet stående lenger enn en halvtime, må dere hente på nytt. Det er med vilje: retter noen et lønnsgrunnlag i Tidsbanken imens, skal dere ikke godkjenne andre tall enn dem dere leste.

Når noe går galt

Er et antall feil, er det Tidsbanken som har regnet det ut, ikke vi. Rett det der, kjør behandlingen på nytt, og hent igjen. Retter dere linja for hånd hos oss i stedet, blir den stående: en linje et menneske har rørt blir aldri overskrevet av en ny henting.

Kommer det lønnsgrunnlag for en som har sluttet, står personen fortsatt som aktiv i Tidsbanken. Det er den meldingen som koster penger hvis den blir stående.

Får dere en feilmelding fra selve integrasjonen, står de alle forklart i Når Tidsbanken avviser oss eller ikke svarer, sortert etter hvem som må gjøre noe.