Minuslønnsarter

Lønnsarter som normalt skal gi et negativt beløp, for eksempel trekk i fastlønn eller måltidsfradrag. Du registrerer positive verdier, og Matrix gjør beløpet negativt.

Hva det er

Noen lønnsarter er negative av natur. Trekk i fastlønn for en ulønnet permisjonsdag, eller et måltidsfradrag som reduserer dietten. For dem er det tungvint å måtte huske minustegnet hver eneste gang, og lett å glemme det.

Merker du lønnsarten som minuslønnsart, registrerer du positive verdier og Matrix gjør beløpet negativt for deg.

Egenskapen endrer bare hvordan du registrerer og ser verdien. Den endrer ingen beregning: bruttolønn, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, feriepenger og A-melding følger nøyaktig de samme reglene som før, av det faktiske beløpet.

Slik slår du den på

Gå til Lønnsarter og åpne lønnsarten, eller klikk Ny lønnsart.
På det første steget, Grunnleggende, står Minuslønnsart rett under navnet.
Slå den på og lagre.

Du kan gjøre dette på dine egne lønnsarter og på lønnsarter du har klonet fra en standardlønnsart. Kloner du en minuslønnsart, arver kopien egenskapen, og du kan endre den på din egen klon.

Slik registrerer du

Si at du skal trekke to fridager à 2 000 kroner.

| Du skriver | Matrix regner |
|---|---|
| Antall 2, sats 2 000 | −4 000 |

Du registrerer altså 2, ikke −2. Den ansatte har hatt to fridager, ikke minus to.

Har lønnsarten bare et beløpsfelt, gjelder det samme: du skriver 200, og måltidsfradraget blir −200.

I lønnskjøringen ser du derfor to tall med hvert sitt fortegn på samme rad. Beløp-kolonnen viser det du registrerte, og Sum-kolonnen viser hva linja faktisk er verdt. Det er ikke en feil, det er hele poenget.

Slik reverserer du

Skriver du et minustegn, reverserer du registreringen.

| Du skriver | Matrix regner |
|---|---|
| Antall −2, sats 2 000 | +4 000 |

Det bruker du når et trekk skal tilbakeføres, for eksempel fordi forrige kjøring trakk for mye. Du får et varsel på linja som minner deg om hva minustegnet gjør. Varselet stopper ingenting.

Satsen snus aldri

Bare antallet og beløpet snus. Satsen står som du skriver den, også når den kommer fra en formel som fastlønn / 162,5.

Skriver du en negativ sats på en minuslønnsart, får du et varsel: to minustegn gir et positivt beløp. Det er tillatt, men det er sjelden det du mener.

Hvor du ser det

Der du velger eller forvalter lønnsarten er den merket, så du ser hva den gjør før du bruker den:

I lønnsartsregisteret står en grå chip, ⊖ Minuslønnsart.
Det samme når du søker opp en lønnsart for å legge den til i en lønnskjøring.
På selve lønnslinja i Lag lønn står et ⊖ ved navnet.

Merket følger lønnsarten, ikke fortegnet. En helt vanlig lønnsart som tilfeldigvis har et negativt beløp får det ikke, og en reversering beholder merket selv om beløpet er positivt.

På lønnsslippen står det ikke noe merke. Det trengs ikke: beløpet står med minustegn og i rødt, og det sier alt den ansatte har bruk for. Om lønnsarten er satt opp som minuslønnsart eller ikke er et spørsmål for den som lager lønnsarten, ikke for den som leser slippen.

Disse stedene viser verdien slik du registrerte den:

Registreringsfeltene og linjene i Lag lønn
Faste lønnsarter på den ansatte
Lønnsslipp på skjerm og som PDF
Lønnsslipphistorikken

Rapportene gjør det ikke. De viser de faktiske verdiene fra databasen, altså −2 og −4 000. Det er med vilje: en rapport skal vise tallene slik de er ført.

Faste lønnsarter og import

En fast lønnsart på en ansatt følger samme regel. Du legger inn antall 2, og hver lønnskjøring får −2.

Importert lønnsgrunnlag også. Et fraværssystem sender 2 fridager, og vi gjør beløpet negativt. Sender kilden et negativt antall, er det en reversering, akkurat som når du skriver det selv.

Å slå egenskapen av igjen

Det kan du når som helst, og ingen lagrede beløp endres.

Det som endrer seg er visningen. En linje som ligger med antall −2 vises som 2 mens egenskapen er på, og som −2 når den er av. Beløpet er −4 000 hele veien.

Merk at dette også gjelder gamle lønnsslipper. Gjør du en lønnsart om til minuslønnsart i ettertid, endrer antallet seg på slipper som allerede er sendt. Beløpet gjør det aldri. Vi har valgt det slik fordi alternativet er å fryse egenskapen på hver eneste linje, og da ville to like linjer i samme kjøring kunne vist forskjellig.

Der egenskapen ikke finnes

Bryteren er ikke synlig på to typer lønnsarter, og det er med vilje:

Statistikklønnsarter har hverken sats eller beløp. Det finnes ingenting å snu.
Naturalytelser er noe den ansatte mottar. Det finnes ingen negativ fri bil.

Velg kategori Lønn

Dette er det viktigste valget du gjør, og det er ikke åpenbart.

Kategorien avgjør om lønnsarten kan reverseres i det hele tatt. Med kategori Trekk ser lønnsberegningen bort fra fortegnet: et trekk trekkes alltid, så en reversering trekker på nytt i stedet for å betale tilbake. Med kategori Forskuddstrekk bidrar linja ikke til noe grunnlag overhodet. Skriver du et minustegn på en linje med en av disse to kategoriene, får du et varsel om at minustegnet ikke endrer trekket.

Med kategori Lønn bærer fortegnet riktig begge veier. En negativ registrering reduserer bruttolønn, arbeidsgiveravgift, forskuddstrekkgrunnlag og feriepengegrunnlag, og en reversering øker dem igjen.

Et trekk i fastlønn er altså negativ lønn, ikke et trekk i denne forstand. «Trekk» er reservert for det som trekkes fra nettoutbetalingen, som kantinetrekk og fagforeningskontingent.

Veiviseren varsler hvis du velger en kategori som ikke kan reverseres. Det er et varsel og ingen sperre: for ferietrekk er kategori Trekk faktisk det eneste lovlige oppsettet.

Grunnlagene er ikke til pynt

Steget Grunnlag er det som får det negative beløpet til å virke. Minuslønnsart snur bare fortegnet; det er bryterne der som bestemmer hva som faktisk reduseres.

Tommelfingerregelen: gi minuslønnsarten de samme grunnlagsflaggene som lønnsarten den reduserer. Et trekk i fastlønn skal ha Forskuddstrekk, Arbeidsgiveravgift og Feriepenger slått på, akkurat som fastlønnen selv. Skrur du av Arbeidsgiveravgift, fortsetter dere å betale arbeidsgiveravgift av lønn som aldri ble utbetalt.

Dette må du tenke på ved oppsettet

A-meldingen godtar ikke negative inntekter. Det gjelder uansett om lønnsarten er en minuslønnsart eller ikke, og det er Skatteetatens regel, ikke vår.

Beløpene summeres per inntektsbeskrivelse før de sendes. Et trekk i fastlønn på 4 000 er derfor uproblematisk så lenge det står sammen med en fastlønn det trekkes fra. To måter å sette det opp riktig på:

Gi lønnsarten samme A-melding-beskrivelse som beløpet den reduserer, slik at summen blir positiv.
Eller la den være et trekk, som ikke rapporteres som inntekt i det hele tatt.

Blir summen likevel negativ, stopper vi innsendingen og sier fra hvilken beskrivelse det gjelder.

Blir det minus til utbetaling, stopper kontrollisten godkjenningen før du kommer så langt. Det skjer når linjene med minus er større enn lønnen. En ansatt kan ikke betale arbeidsgiver gjennom en lønnskjøring, så da må du rette linjene med minus.