Tidsbanken: Sette opp varsling

Hva dette er

Vanligvis er det dere som starter: dere åpner en lønnskjøring, velger Tidsbanken og henter lønnsgrunnlaget. Med denne funksjonen kan Tidsbanken i tillegg si fra til Matrix Lønn når en lønnsbehandling er gjennomført.

Varslingen er frivillig. Dere kan hente fra Tidsbanken helt fint uten å sette den opp, og ingenting mangler dersom dere lar være. Den er først og fremst nyttig fordi Matrix Lønn får informasjon om hvilken periode behandlingen gjelder og hvilket felt Tidsbanken bruker som ansattnummer.

Oppsettet gjøres i Tidsbanken under Integrasjon og Ekstern Lønn. I Matrix Lønn får dere tre verdier som skal legges inn der.

Hva dere får ut av varslingen

Perioden følger behandlingen

Varselet inneholder datoene lønnsbehandlingen ble kjørt for i Tidsbanken. Matrix Lønn bruker perioden som en forventning når grunnlaget hentes, slik at vi kan gjøre dere oppmerksomme på om det kommer lønnslinjer med datoer utenfor perioden.

Vi filtrerer aldri bort linjer på grunn av perioden. Alle linjene Tidsbanken sender blir med. Perioden brukes bare som kontroll, slik at dere lettere oppdager om grunnlaget inneholder andre dager enn forventet. Dette er særlig nyttig når lønnsperioden for eksempel går fra den 20. i én måned til den 19. i den neste.

Vi vet hvilket felt som er ansattnummeret

Tidsbanken kan sende to mulige identifikatorer på den ansatte. Når vi mottar varselet om lønnsbehandlingen, får Matrix Lønn samtidig vite hvilket felt som brukes som ansattnummer hos dere.

Uten varslingen må Matrix Lønn velge den identifikatoren som normalt brukes. Det fungerer for de fleste, men med varslingen slipper vi å gjette og dere reduserer risikoen for en tom henting og et ekstra forsøk.

Behandlingen blir synlig i hentevinduet

Når et varsel er mottatt, vises lønnsbehandlingen som et eget valg når dere henter fra Tidsbanken. Dere kan dermed velge behandlingen direkte i stedet for å måtte huske hvilken periode som ble kjørt.

Før dere setter det opp

Dere må først ha koblet Matrix Lønn til Tidsbanken med tb-key. Har dere ikke gjort det ennå, se Komme i gang med Tidsbanken.

Når nøkkelen er på plass, finner dere oppsettet under Innstillinger, Integrasjon, Tidsbanken og fanen Oversikt.

Har kontoen engangskode slått på, under Konto og Sikkerhet, blir dere bedt om koden når dere trykker Lag nøkkel eller Lag en ny nøkkel, med mindre dere har tastet den de siste fem minuttene. Nøkkelen lages automatisk når koden er godtatt. Uten tofaktor går det uten kode.

Slik setter dere det opp

Finn verdiene i Matrix Lønn

Åpne boksen La Tidsbanken si fra når lønnsgrunnlaget er klart. Her får dere tre verdier som skal legges inn i Tidsbanken:

1. Target URL – adressen Tidsbanken skal sende varselet til. Kopier den akkurat som den står.
2. Key – navnet på feltet som brukes til å sende nøkkelen. Kopier det akkurat som det står.
3. Value – selve den hemmelige nøkkelen. Opprett den med Lag nøkkel.

Legg verdiene inn i Tidsbanken

Gå til Integrasjon og Ekstern Lønn i Tidsbanken, og legg inn Target URL, Key og Value fra Matrix Lønn.

Husk å fylle ut Value. Tidsbanken kan tillate at oppsettet lagres uten denne verdien, men da vil alle varsler bli avvist av Matrix Lønn. Oppsettet kan derfor se riktig ut i Tidsbanken selv om ingen varsler kommer fram.

Key er fast og skal ikke endres. Det gjør at Matrix Lønn kan kontrollere nøkkelen på en forutsigbar måte uten å måtte lete etter den blant andre opplysninger som sendes i forespørselen.

Value vises bare én gang

Når dere trykker Lag nøkkel, vises Value på skjermen. Kopier den før dere går videre, fordi dette er eneste gang den kan vises.

Matrix Lønn lagrer bare et avtrykk som brukes til å kontrollere nøkkelen senere. Selve Value-en kan derfor ikke hentes fram igjen, heller ikke av Matrix support. Har dere lukket siden uten å kopiere den, må dere opprette en ny Value og legge den nye inn i Tidsbanken.

Slik ser dere at det virker

Når Tidsbanken senere har gjennomført en lønnsbehandling og sendt varselet, åpner dere en lønnskjøring i utkast og velger Hent lønnsgrunnlag og deretter Tidsbanken.

Øverst i hentevinduet kan det da stå Tidsbanken har en lønnsbehandling klar, eller tilsvarende med antall dersom flere behandlinger venter. Hver behandling viser perioden, navnet som ble brukt i Tidsbanken og hvem som kjørte behandlingen. Klikk på behandlingen for å hente grunnlaget.

Varslingen endrer ikke den vanlige hentingen. Dersom det ikke ligger noen behandling klar, kan dere fortsatt hente fra Tidsbanken på vanlig måte.

Brukte varsler fjernes fra listen. Listen viser de nyeste ubrukte behandlingene først, med maksimalt 50 behandlinger.

Bytte Value senere

Lag en ny nøkkel

Trenger dere en ny Value, velger dere Lag en ny nøkkel i Matrix Lønn. Vi ber dere bekrefte før den opprettes, fordi handlingen ikke kan angres.

Den gamle Value-en slutter å virke med en gang den nye opprettes. Varslene fra Tidsbanken vil derfor bli avvist fram til den nye verdien også er lagt inn under Ekstern Lønn i Tidsbanken.

Det er lurt å ha Tidsbanken åpen før dere oppretter den nye nøkkelen, slik at dere kan bytte verdien med én gang.

Når varselet ikke kommer

Kontroller at behandlingen er fullført

Varslingen hører til en gjennomført lønnsbehandling i Tidsbanken. Er behandlingen ikke ferdig, er det heller ikke sendt noe varsel ennå.

Kontroller Value

Sjekk at Value faktisk er fylt ut i Tidsbanken, og at det er den nyeste verdien dere har opprettet i Matrix Lønn. Har dere laget en ny nøkkel senere, virker ikke den gamle lenger.

Kontroller Key og Target URL

Sammenlign Key og Target URL i Tidsbanken med verdiene som vises i Matrix Lønn. Kopier dem helst direkte for å unngå skrivefeil. Store og små bokstaver i Key spiller ingen rolle, men stavemåten må være riktig.

Kontroller selskapet i Tidsbanken

Matrix Lønn lærer hvilket selskap varslingsoppsettet gjelder når det første gyldige varselet kommer. Dersom senere varsler kommer fra et annet selskap, blir de avvist.

Har dere byttet selskap, database eller miljø i Tidsbanken, bør dere derfor kontrollere oppsettet på nytt. Et avvist varsel vises ikke som en egen rad i Matrix Lønn.

Samme behandling kan bli sendt flere ganger

Tidsbanken kan i enkelte tilfeller sende samme varsel mer enn én gang. Matrix Lønn forsøker å hindre at gjentatte varsler om den samme behandlingen lager flere identiske valg i hentevinduet.

Gjentakelser vurderes i faste seks timers bolker. Sendes samme behandling flere ganger innenfor samme bolk, opprettes det normalt ikke et nytt varsel. Krysser gjentakelsen over i neste bolk, kan den vises som et nytt varsel.

Får dere fortsatt ikke varselet etter å ha kontrollert punktene over, kan dere fortsatt hente timer fra Tidsbanken på vanlig måte.

Hva varslingen aldri gjør

Den legger ikke inn lønn automatisk

Et varsel betyr bare at Matrix Lønn har fått beskjed om at en lønnsbehandling er klar. Ingen lønnslinjer legges inn på lønnskjøringen automatisk. Dere må fortsatt åpne lønnskjøringen, hente grunnlaget, kontrollere det og bekrefte.

Den filtrerer ikke lønnsgrunnlaget

Perioden fra Tidsbanken brukes til kontroll, ikke som et filter. Dersom Tidsbanken sender lønnslinjer utenfor perioden, blir de ikke fjernet. Matrix Lønn gjør dere i stedet oppmerksomme på avviket.

Den starter ikke hentingen

Matrix Lønn henter ikke lønnsgrunnlaget av seg selv når et varsel kommer. Varselet gjør behandlingen tilgjengelig i hentevinduet, men det er fortsatt dere som velger når grunnlaget skal hentes.

Spørsmål og svar

Må vi sette opp varslingen?

Kan vi bruke Tidsbanken-integrasjonen uten å sette opp varsling om at lønnsgrunnlaget er klart?

Ja. Varslingen er helt frivillig. Dere kan fortsatt åpne en lønnskjøring og hente timer fra Tidsbanken på vanlig måte. Varslingen gjør først og fremst at en ferdig lønnsbehandling blir synlig i hentevinduet, og at Matrix Lønn får med perioden og informasjon om hvilket felt som brukes som ansattnummer.

Hva får vi ut av varslingen?

Hva er egentlig fordelen med å la Tidsbanken si fra når lønnsgrunnlaget er klart?

Matrix Lønn får vite hvilken periode lønnsbehandlingen gjaldt og hvilket felt Tidsbanken bruker som ansattnummer hos dere. Behandlingen blir også synlig som et eget valg i hentevinduet. Det gjør hentingen enklere og reduserer risikoen for at Matrix Lønn må gjette hvilken identifikator som skal brukes.

Filtreres lønnslinjer etter perioden?

Forsvinner lønnslinjer som ligger utenfor perioden Tidsbanken har varslet om?

Nei. Perioden brukes bare som kontroll. Hvis Tidsbanken sender linjer med datoer utenfor perioden, tar Matrix Lønn fortsatt med linjene og gjør dere oppmerksomme på avviket.

Hvilket ansattnummer brukes?

Hvordan vet Matrix Lønn hvilket felt fra Tidsbanken som skal brukes som ansattnummer?

Når Tidsbanken varsler om en ferdig lønnsbehandling, får Matrix Lønn informasjon om hvilket felt som brukes som ansattnummer. Uten et slikt varsel velger Matrix Lønn det feltet som normalt brukes. Det fungerer for de fleste, men varslingen gjør at vi slipper å gjette.

Må Value fylles ut?

Kan vi lagre oppsettet i Tidsbanken uten å fylle ut Value?

Tidsbanken kan tillate at oppsettet lagres uten Value, men varslingen vil da ikke fungere. Matrix Lønn avviser varsler som ikke inneholder riktig nøkkel. Pass derfor på at Target URL, Key og Value alle er lagt inn under Integrasjon og Ekstern Lønn i Tidsbanken.

Kan vi se Value igjen?

Jeg har opprettet Value, men glemte å kopiere den. Kan den vises på nytt?

Nei. Value vises bare når den opprettes. Matrix Lønn lagrer bare et avtrykk av nøkkelen og kan derfor ikke hente fram selve verdien igjen. Hvis dere ikke lenger har den, må dere lage en ny Value og legge den nye verdien inn i Tidsbanken.

Hva skjer når vi lager en ny Value?

Virker den gamle Value-en fortsatt etter at vi har opprettet en ny?

Nei. Den gamle Value-en slutter å virke med en gang den nye opprettes. Legg derfor den nye verdien inn i Tidsbanken med en gang. Inntil det er gjort, vil varsler fra Tidsbanken bli avvist.

Hvorfor kommer ikke varselet?

Lønnsbehandlingen er kjørt i Tidsbanken, men den vises ikke i Matrix Lønn. Hva bør vi kontrollere?

Kontroller først at lønnsbehandlingen er helt ferdig i Tidsbanken. Sjekk deretter at Value er fylt ut og at det er den nyeste verdien dere har opprettet. Kontroller også Key og Target URL, og sjekk at oppsettet fortsatt gjelder riktig selskap dersom dere har byttet selskap eller miljø i Tidsbanken.

Selv om varselet ikke kommer, kan dere fortsatt hente timer fra Tidsbanken på vanlig måte.

Hvorfor får vi ikke en detaljert feil på et avvist varsel?

Kan vi se hvorfor Tidsbanken sitt varsel ble avvist?

Ikke nødvendigvis. Når en nøkkel ikke stemmer, gir Matrix Lønn med vilje ikke detaljert informasjon tilbake om hva som var feil. Det begrenser hvor mye informasjon en uvedkommende kan få ved å sende forespørsler til varslingsadressen.

For dere betyr det at manglende varsler først og fremst feilsøkes ved å kontrollere Target URL, Key, Value og hvilket selskap oppsettet gjelder.

Vi har byttet selskap i Tidsbanken

Hva skjer hvis oppsettet først ble brukt mot ett selskap i Tidsbanken og vi senere bytter selskap?

Varslingsoppsettet knyttes til selskapet det brukes mot. Dersom selskapet som senere sender varselet ikke stemmer med selskapet Matrix Lønn kjenner fra før, blir varselet avvist. Kontroller derfor oppsettet hvis dere har byttet selskap, database eller miljø i Tidsbanken.

Samme behandling er sendt flere ganger

Hva skjer hvis Tidsbanken sender varsel om den samme lønnsbehandlingen flere ganger?

Matrix Lønn forsøker å hindre at gjentatte varsler om den samme behandlingen lager flere identiske valg i hentevinduet. Gjentakelser vurderes i faste seks timers bolker. Sendes samme behandling om igjen innenfor samme bolk, opprettes det normalt ikke en ny rad, mens en gjentakelse etter et bolkeskifte kan vises som et nytt varsel.

Legger varselet inn lønn automatisk?

Kommer lønnslinjene automatisk inn på lønnskjøringen når Tidsbanken sender et varsel?

Nei. Et varsel oppretter bare et valg i hentevinduet. Ingen lønnslinjer legges inn før dere selv åpner lønnskjøringen, henter grunnlaget, kontrollerer det og bekrefter.

Henter Matrix Lønn automatisk?

Starter hentingen av seg selv når Tidsbanken sier fra at lønnsgrunnlaget er klart?

Nei. Matrix Lønn henter aldri lønnsgrunnlaget automatisk på bakgrunn av et varsel. Varselet gjør behandlingen tilgjengelig, men dere bestemmer selv når den skal hentes.

Hvor mange varsler vises?

Hvor lenge blir behandlingene liggende i hentevinduet?

Listen viser bare ubrukte behandlinger, med de nyeste først. Når dere bruker et varsel til å hente behandlingen, forsvinner det fra listen. Det kan vises opptil 50 ubrukte behandlinger samtidig.