Integrasjon med Tidsbanken: Komme i gang (hovedartikkel)

Rekkefølgen, kort

Fire ting, i denne rekkefølgen. Hopper dere over ett av dem, stopper dere på det neste.

1. Bestill API-tilgang hos Tidsbanken.
2. Hent API-nøkkelen inne i Tidsbanken.
3. Legg den inn hos oss og test i samme klikk.
4. Kontroller tallet dere får tilbake.

Resten av artikkelen er de fire stegene, og til slutt det som er verdt å vite når noe skal endres senere.

Sette opp integrasjonen

Først: API-tilgang hos Tidsbanken

Tidsbanken er en egen leverandør, og vi er ikke Tidsbanken. Dere må ha eget abonnement hos dem, og på toppen av det API-tilgang.

API-tilgang er en egen lisens. Den følger ikke med et vanlig abonnement. Uten den er valget API-nøkkel ikke engang synlig i menyen deres, så finner dere det ikke, er lisensen ikke bestilt ennå. Det ordner dere med Tidsbanken, ikke med oss.

Selve tilgangen til API-et deres står vi for. Det finnes en abonnementsnøkkel i dette bildet, men den er vår og ligger hos oss. Dere skal ikke lete etter den, og dere får den ikke utlevert.

Hent API-nøkkelen i Tidsbanken

Dere trenger én nøkkel. Vi kaller den tb-key, fordi det er det den heter der den limes inn. Inne i Tidsbanken heter den API-nøkkel. Ta godt vare på denne nøkkelen og aldri del den via usikre kilder, for denne gir tilgang til mye persondata.

Logg inn i Tidsbanken som administrator, klikk skiftenøkkelen nederst til høyre og velg Integrasjon. Der ligger den.

Nøkkelen bestemmer hvilken database vi leser fra. Test og produksjon har hver sin. Bytter dere miljø hos Tidsbanken, må nøkkelen byttes hos oss også, ellers henter vi fra det gamle stedet uten at noe ser galt ut.

Vi beskriver stedet og ikke knappen, og det er med vilje. Tidsbankens egen side sier at knappen genererer og viser nøkkelen, uten et ord om hva som skjer med en nøkkel som allerede er i bruk. Genererer den en ny, ville «trykk her» slått ut en nøkkel dere bruker fra et annet system. Se selv hva skjermen deres tilbyr.

Hvem hos dere kan legge den inn

To ting gjelder for personen som gjør det.

Rettigheten. Å legge inn, bytte eller fjerne nøkkelen er en administratorhandling. Å se at integrasjonen finnes er videre, og gis blant annet regnskapsfører og byråleder.

Tofaktor. Har kontoen engangskode slått på, under Konto og Sikkerhet, blir dere bedt om koden før endringen går gjennom, med mindre dere har tastet den de siste fem minuttene. Endringen gjøres automatisk når koden er godtatt. Uten tofaktor går det uten kode.

Er prøveperioden utløpt, er all lagring stengt. Lesing slipper gjennom, så siden ser normal ut helt til dere prøver å lagre.

Ser dere en rød boks om at integrasjonen ikke er ferdig satt opp hos oss, er det noe på vår side som mangler. Det er ikke noe dere kan rette, og da hjelper det ikke å prøve igjen. Ta kontakt.

Legg inn nøkkelen og test

Gå til Innstillinger, fanen Integrasjon, fanen Andre leverandører, og klikk Tidsbanken-kortet.

Klikk Legg inn nøkkelen, lim inn tb-key og trykk Lagre og test.

Det er én handling, ikke to. Vi lagrer nøkkelen og ringer Tidsbanken med den i samme kall. Feiler testen, er nøkkelen likevel lagret, og dere får en konkret grunn i stedet for en generell feil. Det er riktig vei: en nøkkel som ikke virker er lettere å rette enn en nøkkel som forsvant.

Feltet krever minst åtte tegn, og mellomrom og linjeskift rundt det dere limer inn fjernes automatisk. Får dere beskjed om at nøkkelen ser for kort ut, er det som regel feil felt som er kopiert.

Nøkkelen kan aldri hentes fram igjen. Vi lagrer den kryptert og viser bare de fire siste tegnene som et hint, og bare når nøkkelen er minst tolv tegn lang. Trenger dere den et annet sted, hent den i Tidsbanken igjen.

Ikke prøv i blinde mange ganger på rad. Nøkkelen kan lagres fem ganger og tilkoblingen testes ti ganger per kvarter, per organisasjon. Treffer dere taket, er feltet låst i opptil femten minutter, og det midt i en feilsøking.

Kontroller tallet i suksessmeldingen

Går testen gjennom, står det: Tilkoblingen virker. Tidsbanken svarte med 47 ansatte, og dere har 45 aktive ansatte i Matrix Lønn.

Det tallet er hele kontrollen, så les det.

Vi sier med vilje ikke at tallene skal være like. De skal sjelden være det: en som er sluttet hos dere kan stå igjen som aktiv hos dem, og en fastlønnet som ikke stempler skal ikke ligge i Tidsbanken i det hele tatt. Er tallene derimot vilt forskjellige, for eksempel 3 mot 45, peker nøkkelen trolig på en annen database, typisk testmiljøet.

Har dere flere enn 1000 ansatte, er tallet fra Tidsbanken avkortet, og sammenligningen sier mindre.

Vil dere vite hvem som spriker og ikke bare hvor mange, bruk ansattsammenligningen.

Når integrasjonen er koblet til

Hva «Tilkoblet» beviser

Statusen på kortet sier Tilkoblet når et kall til Tidsbanken har gått gjennom.

Den beviser mindre enn den høres ut som. Testen leser ansattregisteret, og det er alt den leser. Den sier ingenting om at lønnslinjene svarer, eller at en henting vil virke. Det vet dere først når dere har hentet en gang.

Dere kan altså se en feilkode på kortet uten at statusen har endret seg. Knappen Test tilkoblingen står permanent på kortet, og det er den som gir dere den nøyaktige meldingen fra Tidsbanken når noe er galt. Se Når Tidsbanken avviser oss eller ikke svarer.

Bytte nøkkel senere

Bruk Endre nøkkelen i menyen på kortet.

Et bytte nullstiller alle bekreftede kodekoblinger for Tidsbanken, og forkaster hentinger dere har stående uferdige. Koblingene forsvinner ikke, men de må bekreftes på nytt, og lista vil si «Bekreftes nå» neste gang dere henter.

Grunnen er at nøkkelen bestemmer hvilken database vi leser fra. En ny nøkkel kan peke et helt annet sted, og da betyr kode 140 kanskje noe annet enn den gjorde i går. Vi kan ikke se forskjell på en nøkkel som ble regenerert mot den samme databasen og en nøkkel til en ny, så vi behandler begge likt. Prisen er at dere må bekrefte på nytt uten at noe egentlig endret seg. Den andre veien er verre: stille feil mapping på ekte lønn.

Den gamle nøkkelen slutter å virke hos oss med én gang. Vi gjør ingenting med den inne i Tidsbanken.

Fjerne tilkobling til Tidsbanken

Koble fra ligger i samme meny, og den sletter nøkkelen.

Kodekoblingene deres blir stående. Kobler dere til igjen senere, teller det som et nøkkelbytte, så bekreftelsene nullstilles på nytt.

Nå kan du starte

Når tilkoblingen er satt opp og testen går gjennom, er dere klare til å bruke integrasjonen. Hva dere bør lese videre, avhenger av hva dere skal gjøre.

Hente lønnsgrunnlag

Når dere skal hente lønnsgrunnlag fra Tidsbanken inn i en lønnskjøring, følger dere Hente lønnsgrunnlag fra Tidsbanken. Der går vi gjennom selve hentingen, hva dere får inn og hva dere må kontrollere før lønnen godkjennes.

Hente samme periode på nytt

Har dere allerede hentet fra Tidsbanken og trenger å hente samme grunnlag en gang til, se Hente fra Tidsbanken på nytt. Matrix Lønn kjenner igjen linjer som allerede er hentet, slik at en ny henting ikke automatisk gir dobbelt lønnsgrunnlag.

Sammenligne ansatte

Vil dere kontrollere hvilke ansatte som finnes i Matrix Lønn og Tidsbanken, bruk Ansattsammenligningen i Tidsbanken. Den gjør det enklere å finne ansatte som mangler i ett av systemene, eller der registrene ikke stemmer overens.

Hvis Tidsbanken avviser tilkoblingen

Får dere en feilmelding når dere tester eller bruker integrasjonen, se Når Tidsbanken avviser oss eller ikke svarer. Der forklarer vi hva de ulike svarene betyr, og om feilen ligger i nøkkelen, hos Tidsbanken eller i oppsettet hos oss.

La Tidsbanken varsle når grunnlaget er klart

Dere kan også la Tidsbanken si fra til Matrix Lønn når et lønnsgrunnlag er klart. Dette er frivillig og er ikke nødvendig for å hente lønnsgrunnlag manuelt. Se La Tidsbanken si fra når lønnsgrunnlaget er klart for oppsett og hvordan varslingen brukes.

Tilleggsfunksjoner

Når Tidsbanken er koblet til, er dere klare til å hente lønnsgrunnlag. Funksjonene nedenfor er ikke nødvendige for å bruke integrasjonen, men kan gjøre den daglige bruken enklere. Begge kan settes opp senere.

La Tidsbanken varsle når lønnsgrunnlaget er klart

Tidsbanken kan si fra til Matrix Lønn når et lønnsgrunnlag er ferdig behandlet. Da får vi blant annet vite hvilken periode grunnlaget gjelder, og hvilket felt i Tidsbanken som brukes som ansattnummer.

Dette er frivillig og er ikke nødvendig for å hente lønnsgrunnlag. Se La Tidsbanken si fra når lønnsgrunnlaget er klart for hvordan det settes opp.

Sammenligne ansatte i Tidsbanken og Matrix Lønn

Ansattsammenligningen viser hvilke ansatte som finnes i Matrix Lønn og Tidsbanken, og gjør det enklere å oppdage når registrene ikke stemmer overens.

Sammenligningen ligger i fanen Ansatte. Denne fanen krever tilgang til ansattopplysninger i tillegg til integrasjonstilgangen. Ser dere ikke fanen, er manglende tilgang derfor det første dere bør kontrollere.