Tidsbanken: Kontroller grunnlaget før du bekrefter

Før du bekrefter

Du har hentet fra Tidsbanken og står nå i steget Hvem skal med. Ingenting er skrevet til lønnskjøringen ennå. Trykker du Tilbake eller lukker vinduet, er utkastet urørt.

Dette er kontrollsteget før lønnslinjene legges inn. Matrix Lønn viser både hva Tidsbanken sendte, hva vi kunne bruke, og eventuelle forhold det er verdt å kontrollere. Bruk noen minutter på denne siden før du bekrefter.

Oppsummeringen øverst

Over ansattlisten står en setning som oppsummerer hentingen. Den kan for eksempel se slik ut:

Tidsbanken sendte 431 rader. De dekker 01.09.2026 til 30.09.2026. 38 kunne ikke brukes (12 uten ansatt, 26 uten lønnsart).

Oppsummeringen består av flere deler. Deler som ikke er relevante for hentingen, vises ikke.

Hvor mange rader Tidsbanken sendte

«Tidsbanken sendte N rader» viser hvor mange rader vi mottok fra Tidsbanken før Matrix Lønn behandlet dem.

Er tallet betydelig lavere enn forventet, kan lønnsbehandlingen i Tidsbanken ha omfattet færre ansatte eller færre dager enn du hadde tenkt. Kontroller da behandlingen i Tidsbanken før du går videre.

Hvilke dager grunnlaget dekker

«De dekker 01.09.2026 til 30.09.2026» beregnes ut fra datoene på linjene vi faktisk mottok. Du oppgir ingen periode i Matrix Lønn, og vi filtrerer ikke grunnlaget etter en valgt periode.

Kontroller at datospennet stemmer med lønnsbehandlingen du kjørte i Tidsbanken. Hvis det ikke gjør det, gjaldt behandlingen andre dager enn forventet, og da bør behandlingen kjøres på nytt i Tidsbanken.

Hvis ingen av linjene inneholder dato, vises ikke denne delen av oppsummeringen.

Rader som ikke kunne brukes

Hvis enkelte rader ikke kan brukes, står det «N kunne ikke brukes». Det finnes fire årsaker:

• uten ansatt – begge ansattfeltene fra Tidsbanken var tomme
• uten lønnsart – raden inneholdt ingen lønnsart
• uten antall – antall var tomt eller 0
• med et antall vi ikke kunne lese – antallet kom i en form Matrix Lønn ikke kunne tolke

En rad forkastes aldri fordi datoen ligger utenfor en bestemt periode.

Er tallet høyere enn forventet, bør du kontrollere årsaken før du bekrefter. Manglende ansatt, lønnsart eller antall må rettes i Tidsbanken. Hvis Matrix Lønn ikke kunne lese antallet, ta kontakt med Matrix support.

Varsler om datoer og linje-id

Linjer uten dato

To ravgule varsler kan vises, og de betyr forskjellige ting.

«Lønnslinjene fra Tidsbanken bærer ingen dato» betyr at Tidsbanken ikke sendte noen dato på linjene. Linjene kan fortsatt legges inn, men de får ingen dato på lønnsslippen.

«Datoen kom fra Tidsbanken i en form vi ikke kjenner» betyr at Tidsbanken sendte et datofelt, men at Matrix Lønn ikke klarte å lese det. Linjene kan fortsatt legges inn uten dato, men dette bør meldes til Matrix support slik at vi kan undersøke formatet.

Ingen av disse varslene stopper hentingen eller endrer beløpene.

Linjer uten linje-id

Hver lønnslinje fra Tidsbanken har normalt en egen id. Denne bruker Matrix Lønn til å kjenne igjen samme linje dersom du senere henter grunnlaget på nytt.

Hvis en linje mangler id, kan Matrix Lønn ikke vite at den allerede er hentet. Henter du de samme dagene på nytt, kan linjen derfor bli lagt inn en gang til.

Den hentingen du ser på nå blir ikke feil av den grunn. Risikoen oppstår først dersom samme grunnlag hentes på nytt. Hvis dette skjer, er det tryggere å fjerne den forrige importen før du henter igjen. Se Hente fra Tidsbanken på nytt.

Hvis ingenting kom inn

Hvis det står Ingenting kom inn, les forklaringen som står under før du gjør endringer. Det finnes flere mulige årsaker, og de skal løses forskjellige steder.

Tidsbanken sendte ingen lønnslinjer

Hvis Tidsbanken ikke sendte noen lønnslinjer, blir du stående i hentesteget med beskjed om å kontrollere at lønnsbehandlingen er kjørt ferdig.

I dette tilfellet må du kontrollere behandlingen i Tidsbanken.

Rader kom, men ingen kunne brukes

Tidsbanken kan ha sendt rader selv om ingen av dem kunne brukes. Da viser Matrix Lønn årsakene på samme måte som i oppsummeringen øverst.

Hvis problemet gjelder ansatt, lønnsart eller antall, må opplysningene rettes i Tidsbanken. Hvis meldingen sier at Matrix Lønn ikke kunne lese antallet, ta kontakt med Matrix support.

Matrix Lønn kjente ikke igjen kodene

Hvis meldingen sier «Dette står hos oss, ikke hos Tidsbanken», har vi mottatt grunnlaget, men mangler koblinger mellom verdiene fra Tidsbanken og registrene i Matrix Lønn.

Matrix Lønn kontrollerer disse feltene i denne rekkefølgen:

1. ansatt
2. lønnsart
3. avdeling
4. prosjekt

De ukjente verdiene vises per felt, med opptil fem eksempler og «og N til» dersom det er flere.

En ukjent avdelingskode er en vanlig årsak til at en første henting ikke gir noen linjer. Hvis ansatt og lønnsart allerede stemmer, er avdeling derfor et naturlig sted å kontrollere. Kodene kobles direkte i hentevinduet. Se Mapping av lønnsarter, avdelinger og prosjekter.

Linjene tilhører virksomheter du ikke har tilgang til

Hvis alle linjene gjelder virksomheter du ikke har tilgang til, kan du ikke hente dem inn. En kollega med tilgang til virksomhetene må gjøre hentingen.

Matrix Lønn viser hvor mange linjer dette gjelder, men viser ikke navn på ansatte eller virksomheter du ikke har tilgang til.

Kontroller at linjene treffer riktige ansatte

Hvis ingen linjer traff en ansatt

Tidsbanken sender to mulige felt som kan brukes som ansattnummer. Spesifikasjonen forteller ikke hvilket av dem som brukes hos akkurat dere.

Hvis feltet Matrix Lønn prøvde først ikke treffer noen ansatte, men det andre feltet gjør det, vises en blå melding. Den kan for eksempel si:

Ingen av de 45 linjene traff en ansatt da vi leste feltet «Identifikator». Det andre feltet Tidsbanken sender, «AnsattId», treffer 45 av dem.

Velg da Hent på nytt med «AnsattId» for å gjøre hentingen på nytt med det andre feltet.

Matrix Lønn bytter ikke felt automatisk. Begge feltene kan inneholde små heltall, og et automatisk bytte kunne derfor i verste fall gitt plausible treff på feil ansatte. Valget skal derfor bekreftes av en bruker.

Hvis det valgte feltet mangler på én enkelt linje, prøver Matrix Lønn det andre feltet for akkurat denne linjen. En rad regnes først som uten ansatt dersom begge feltene er tomme.

Den blå boksen vises bare dersom feltet vi leste traff ingen ansatte. Hvis for eksempel 40 av 45 ansatte treffes, er det mer sannsynlig at de siste fem mangler eller har feil ansattnummer.

Ansatte som ikke fikk timer

Boksen «N aktive ansatte fikk ingen timer» viser aktive ansatte i Matrix Lønn som ikke fikk noen linjer fra Tidsbanken. Listen viser opptil åtte navn.

Dette kan være helt riktig. En fastlønnet ansatt som ikke fører timer i Tidsbanken, skal for eksempel ikke nødvendigvis ha noen linjer. Men listen kan også avdekke at en ansatt som skulle hatt timer, mangler fra hentingen.

Hvis du vil kontrollere hvilke ansatte som finnes i begge systemene, se Ansattsammenligningen i Tidsbanken.

Tallet er begrenset til 50, selv om flere aktive ansatte skulle mangle timer.

Kontroller mulig dobbelt lønn

Fastlønn og importerte timer samtidig

Under ansattlisten kan det vises et varsel dersom en ansatt får både faste lønnsarter og importerte linjer med beløp.

Det betyr ikke nødvendigvis at noe er feil. En månedslønnet ansatt kan for eksempel ha fastlønn og samtidig få et tillegg fra Tidsbanken.

For en timelønnet ansatt bør du derimot kontrollere dette nøye. Hvis vedkommende både har en fast lønnslinje og får de samme arbeidstimene importert fra Tidsbanken, kan resultatet bli dobbelt utbetalt lønn.

Samme lønnsart finnes allerede

Matrix Lønn varsler også hvis en ansatt allerede har samme lønnsart på lønnskjøringen. Det gjelder uansett om den eksisterende linjen kommer fra en tidligere import, en fil eller er lagt inn manuelt.

Matrix Lønn kan kjenne igjen en gjentatt linje fra samme Tidsbanken-import når den har linje-id. Vi kan derimot ikke vite at for eksempel en HLI-fil og en Tidsbanken-import inneholder de samme timene.

Når dette varselet vises, bør du derfor kontrollere de eksisterende linjene før du bekrefter.

Hvis hentingen ble avkortet

En rød melding vises dersom Matrix Lønn nådde grensen for hvor mye som kan hentes i én omgang.

Da har du ikke fått hele lønnsgrunnlaget. Kjør en kortere lønnsbehandling i Tidsbanken og hent den i stedet.

Matrix Lønn kan ikke bruke den avkortede hentingen til å fastslå hva som eventuelt er fjernet eller endret i Tidsbanken.

Hvem skal med

Alle ansatte er valgt på forhånd. Når du lar en ansatt være huket av, bekrefter du samtidig at ansattnummeret fra Tidsbanken tilhører personen Matrix Lønn viser ved siden av. Kontroller derfor navn og nummer før du går videre.

Når en kobling er bekreftet, kan Matrix Lønn bruke den ved senere hentinger uten å be om samme bekreftelse på nytt.

Knappen nederst viser hvor mange linjer som faktisk blir lagt inn. Det kan for eksempel stå Legg inn 120 av 142 linjer dersom noen linjer hoppes over.

Linjer du selv velger å ikke ta med, holdes adskilt fra linjer Matrix Lønn ikke kunne bruke. Det ene er et valg du har gjort, det andre er noe som eventuelt kan rettes.

Etter at du har bekreftet

Du kan angre hele importen

Hver import fra Tidsbanken lagres samlet på lønnskjøringen. Den kan for eksempel vises som Tidsbanken 01.09.2026–30.09.2026.

Søppelbøtten ved importen fjerner hele importen. Har dere slått på engangskode for «Fjerne importert lønnsgrunnlag» under Innstillinger og fanen Sikkerhet, blir du bedt om koden.

Forhåndsvisningen varer i 30 minutter

Forhåndsvisningen du kontrollerer i Hvem skal med er gyldig i 30 minutter. Hvis vinduet blir stående lenger, må du hente grunnlaget på nytt.

Lønnskjøringen er fortsatt urørt dersom forhåndsvisningen utløper. Dette sikrer også at du ikke bekrefter gamle tall dersom noen har endret timelistene i Tidsbanken mens vinduet sto åpent.

Spørsmål og svar

Lukke vinduet

Hva skjer hvis jeg lukker vinduet eller går tilbake før jeg har bekreftet?

Ingenting blir skrevet til lønnskjøringen før du bekrefter. Du kan derfor velge Tilbake eller lukke vinduet uten at utkastet endres.

Færre rader enn forventet

Tidsbanken sendte færre rader enn jeg forventet. Hva bør jeg kontrollere?

Kontroller først hvilken lønnsbehandling som ble kjørt i Tidsbanken, og hvilke dager og ansatte den omfattet. Tallet Tidsbanken sendte N rader viser det vi faktisk mottok, før Matrix Lønn behandlet innholdet.

Linjer uten dato

Kan jeg fortsette selv om noen eller alle lønnslinjene mangler dato?

Ja. Manglende dato stopper ikke hentingen og endrer ikke beløpet. Hvis Tidsbanken ikke sendte dato, legges linjen inn uten dato. Hvis meldingen sier at datoen kom i en form Matrix Lønn ikke kjenner igjen, bør du si fra til Matrix support.

Ingenting kom inn

Hvorfor står det «Ingenting kom inn» selv om jeg har kjørt lønnsbehandlingen i Tidsbanken?

Les forklaringen under meldingen. Tidsbanken kan ha sendt ingen linjer, radene kan mangle nødvendige opplysninger, Matrix Lønn kan mangle koblinger mot ansatte eller koder, eller linjene kan gjelde virksomheter du ikke har tilgang til. Meldingen forteller hvilken av årsakene som gjelder.

Feil ansattnummer

Ingen av linjene traff ansatte, men Matrix Lønn sier at det andre ansattfeltet gjør det. Hva gjør jeg?

Trykk Hent på nytt med «AnsattId» dersom det er feltet meldingen foreslår. Tidsbanken sender to mulige felt som kan brukes som ansattnummer, og Matrix Lønn bytter ikke mellom dem automatisk. Du må derfor selv bekrefte hvilket felt som er riktig.

Hente samme grunnlag på nytt

Kan jeg hente fra Tidsbanken flere ganger uten å få dobbelt lønn?

Normalt kjenner Matrix Lønn igjen linjer som allerede er hentet ved hjelp av linje-id fra Tidsbanken. Hvis du får varsel om at linjer mangler linje-id, kan de samme linjene bli lagt inn på nytt ved en senere henting. Se Hente fra Tidsbanken på nytt før du henter samme grunnlag igjen.

Fastlønn og timer

Hvorfor varsler Matrix Lønn om at en ansatt får både fastlønn og importerte timer?

Varslet betyr ikke nødvendigvis at noe er feil. En månedslønnet kan for eksempel ha fastlønn og samtidig få et tillegg fra Tidsbanken. For en timelønnet bør du kontrollere dette ekstra nøye, fordi personen kan få betalt både fra den faste lønnslinjen og de importerte timene.

Samme lønnsart finnes fra før

Hvorfor får jeg varsel om at samme lønnsart allerede ligger på lønnskjøringen?

Matrix Lønn har funnet en eksisterende linje med samme lønnsart på den ansatte. Den kan være lagt inn manuelt eller komme fra en annen fil eller import. Kontroller at linjene ikke gjelder de samme timene eller beløpene før du bekrefter.

Ansatt mangler timer

En ansatt som skulle hatt timer står under «aktive ansatte fikk ingen timer». Hva gjør jeg?

Kontroller først at personen faktisk var med i lønnsbehandlingen i Tidsbanken, og at ansattnummeret stemmer mellom systemene. Du kan også bruke Ansattsammenligningen i Tidsbanken for å finne ansatte som ikke matcher mellom registrene.

Avkortet henting

Hva gjør jeg hvis Matrix Lønn sier at hentingen ble avkortet?

Da har ikke hele lønnsgrunnlaget blitt hentet. Kjør en kortere lønnsbehandling i Tidsbanken og hent den i stedet. Ikke bekreft den avkortede hentingen som om den inneholder alle timene.

Angre importen

Kan jeg angre etter at jeg har lagt inn linjene på lønnskjøringen?

Ja. Importen vises samlet under lønnskjøringen, og søppelbøtten ved importen fjerner hele importen. Har dere slått på engangskode for «Fjerne importert lønnsgrunnlag» under Innstillinger og fanen Sikkerhet, blir du bedt om koden.

Forhåndsvisningen utløp

Hva skjer hvis jeg bruker mer enn 30 minutter på kontrollen?

Forhåndsvisningen er gyldig i 30 minutter. Etter det må du hente grunnlaget på nytt. Ingenting er skrevet til lønnskjøringen mens du står i forhåndsvisningen.