Legge til en ny ansatt

Slik legger du til en ny ansatt

Opprett den ansatte

Gå til Ansatte i menyen og klikk Legg til ansatt.

Det eneste obligatoriske feltet når du oppretter en ansatt, er fornavn. For en vanlig ansatt anbefaler vi likevel at du registrerer de viktigste opplysningene med en gang:

• Fornavn og etternavn
• Fødselsnummer eller D-nummer
• Kontaktinformasjon

Fødselsnummer eller D-nummer brukes blant annet for å identifisere den ansatte ved rapportering og for å hente skattekort.

Klikk Lagre. Når den ansatte er opprettet, får du tilgang til fanene med de øvrige opplysningene.

Hent skattekort

Åpne fanen Skatt og klikk Hent skattekort.

Skattekortet hentes fra Skatteetaten og brukes når forskuddstrekket beregnes i lønnskjøringen.

Har firmaet automatisk henting av skattekort aktivert, vil Matrix Lønn også hente skattekort for nyansatte automatisk.

Les mer i Hente skattekort.

Kontroller opplysningene for A-melding

Under fanen A-melding finner du innstillinger som gjelder rapporteringen av den ansatte.

For en vanlig ansatt skal du normalt ikke endre spesialinnstillingene her. Endre dem bare dersom den ansatte omfattes av en særskilt skatte- eller avgiftsregel.

Legg inn kontonummer

Gå til fanen Utbetaling og registrer kontonummeret lønnen skal utbetales til.

Den ansatte må ha et kontonummer registrert for å komme med på utbetalingen. Her kan du også velge hvordan den ansatte skal varsles om lønnsslippen.

Les mer i Bankkonto for utbetaling.

Opprett arbeidsforholdet

Gå til fanen Arbeidsforhold og opprett arbeidsforholdet til den ansatte.

Her registrerer du blant annet startdato, type arbeidsforhold, stillingsopplysninger, yrkeskode, avdeling og lønn. Månedslønn eller timesats registreres på arbeidsforholdet.

Les mer i Velge type arbeidsforhold og Månedslønn og timesats: hvor du setter dem.

De øvrige fanene

Du trenger ikke fylle ut alle fanene når du oppretter en ny ansatt. Bruk dem når det er aktuelt for den enkelte ansatte.

Trekk brukes når den ansatte skal ha faste trekk i lønnen. Les mer i Trekk i lønn.

Feriepenger følger normalt firmaets innstillinger. Her kan du overstyre feriepengeinnstillingene for den enkelte ansatte. Les mer i Overstyre feriedager for en ansatt.

Permisjon/Permittering brukes til å registrere permisjoner og permitteringer som skal rapporteres. Les mer i Permittering og permisjon.

Fravær brukes til å registrere og følge opp blant annet sykdom, ferie og annet fravær. Les mer i Registrere fravær.

Faste lønnsarter brukes til lønnslinjer som skal komme automatisk med på den ansatte i lønnskjøringene. Les mer i Faste lønnsarter på en ansatt.

Notater kan brukes til interne opplysninger om den ansatte.

Tips

Hent skattekort, legg inn kontonummer og opprett arbeidsforholdet med en gang. Da har du fått på plass det viktigste før den ansatte skal være med i sin første lønnskjøring.

Spørsmål og svar

Må jeg ha fødselsnummer eller D-nummer for å opprette en ansatt?

Nei. Det eneste obligatoriske feltet når du oppretter selve den ansatte, er fornavn.

For en vanlig ansatt anbefaler vi likevel at du registrerer fødselsnummer eller D-nummer med en gang. Det brukes blant annet for å identifisere den ansatte ved rapportering og for å hente skattekort.

Hva gjør jeg hvis den ansatte ikke har fødselsnummer eller D-nummer?

Har den ansatte verken norsk fødselsnummer eller D-nummer, kan du bruke internasjonal identifikasjon.

Du kan blant annet registrere:

• Passnummer
• DUF-nummer
• Utenlandsk trygdenummer
• Skatteidentifikasjonsnummer (TIN)

Registrer også riktig land og fødselsdato.

Les mer i Utenlandsk arbeidstaker: D-nummer og internasjonal ID.

Må jeg fylle ut alle fanene?

Nei. Hvilke faner du trenger å bruke, avhenger av den ansatte.

For en vanlig nyansatt er det viktigste å få på plass personopplysningene, skattekortet, kontonummeret og arbeidsforholdet. Trekk, egne feriepengeinnstillinger, permisjoner, fravær og faste lønnsarter registrerer du når det er aktuelt.