Første A-melding etter systembytte

Finn riktig tilbakemelding: Gå til A-melding, velg måneden og åpne Se avvikene. Se etter feilkoden og hvilken person, virksomhet eller registrering avviket gjelder. Må rettes – øyeblikkelig betyr at innholdet må korrigeres, mens Retningslinje betyr at du skal kontrollere opplysningene og rette hvis de er feil. En avvist innsending regnes ikke som levert. Les om avvik og alvorlighetsgrader.

Finn frem tidligere rapportering: Sammenlign med det som faktisk er sendt fra det gamle lønnssystemet eller Skatteetatens portal, ikke bare med det som står i det gamle ansattregisteret. Bestill gjerne avstemmingsinformasjon med opplysninger om ansatte for siste måned før overgangen og for den første rapporterte måneden i Matrix. Ta også frem tidligere A-meldinger og tilbakemeldinger når du trenger å kontrollere permisjons-ID-er eller hvilke innsendinger som fortsatt gjelder.

Avklar hvordan arbeidsforholdene ble flyttet: Riktig rettelse avhenger av overgangsmetoden. Skatteetaten beskriver tre alternativer:

• Videreføre samme arbeidsforhold: Behold virksomhet, type, arbeidsforholds-ID og startdato. Løpende permisjoner og permitteringer videreføres med samme beskrivelse, ID og startdato.
• Ny arbeidsforholds-ID uten avslutning: Behold øvrige arbeidsforholdsopplysninger, også opprinnelig startdato og virksomhet. Permisjoner og permitteringer må likevel avsluttes i gammel rapportering og opprettes på nytt fra neste dag.
• Avslutte og opprette på nytt: Rapporter avslutning i gammel løsning med årsaken Byttet lønnssystem eller regnskapsfører. Bruk ny arbeidsforholds-ID og startdato dagen etter; permisjoner og permitteringer avsluttes også og opprettes med ny ID og startdato neste dag.

Har du rapportert direkte i Skatteetatens portal eller Altinn (A01), skal alternativ 2 eller 3 brukes. En ny arbeidsforholds-ID er derfor ikke i seg selv bevis på feil. Kontroller hvilken metode som faktisk ble gjennomført før du endrer datoer eller ID-er. Les Skatteetatens veiledning om systembytte.

Etter en rettelse i Matrix: Lag A-meldingen på nytt, kontroller grunnlaget og send for den aktuelle måneden. Rene rettelser av arbeidsforholdsopplysninger krever ikke at du gjør selve lønnskjøringen om igjen. Kontroller det nye svaret; at feltet er rettet på ansattkortet betyr ikke at en allerede innsendt melding er endret hos Skatteetaten. En avvist melding skal sendes på nytt som ny melding, ikke erstattes.

Når feilen ligger i en tidligere innsending: Ikke erstatt en melding fra gammel løsning med en ufullstendig melding fra Matrix. Matrix har Skriv inn erstatnings-ID manuelt for eksterne innsendinger, men hele innholdet som skal stå igjen i den erstattede meldingen må være ivaretatt. Sendt fra et annet system? registrerer bare leveringsstatus i Matrix og trekker ikke tilbake en feil innsending. Avklar rettingen med Matrix Support dersom gammel lønn eller flere innsendinger inngår. Les om erstatningsmeldinger og A-melding for historiske data.

ARBEIDSFORHOLD

Arbeidsforhold mangler

Tilbakemelding: Opplysninger om arbeidsforhold mangler.

Feilkode: MAGNET_EDAG-108
Alvorlighetsgrad: Må rettes – øyeblikkelig.

Dette betyr meldingen: Et arbeidsforhold fra forrige måneds rapportering mangler nå uten at avslutningen er rapportert. Etter et systembytte kan det skyldes en manglende ansatt, et arbeidsforhold som ikke ble med, feil virksomhet eller en dobbeltregistrering i tidligere rapportering. Den ansatte kan altså finnes i Matrix samtidig som Skatteetaten etterlyser et annet arbeidsforhold enn det som nå sendes.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Gå til Ansatte, åpne personen og velg Arbeidsforhold → Alle. Sammenlign arbeidsforholds-ID, virksomhet, type og datoer med tilbakemeldingen og tidligere innsending. Ansattnummer og arbeidsforholds-ID er ikke det samme; sammenlign ID-en på selve arbeidsforholdet.

Hvis personen eller arbeidsforholdet mangler: Bruk Legg til ansatt bare når personen ikke allerede er registrert. Se hvordan du oppretter en ansatt. Finnes personen, men et reelt arbeidsforhold mangler, bruker du Nytt arbeidsforhold på samme ansatt. Registrer opplysningene i samsvar med den valgte overgangsmetoden, ikke med dagens dato som en tilfeldig ny start. Ikke opprett ekstra ansattkort eller arbeidsforhold bare for å få bort avviket.

Hvis arbeidsforholdet finnes med feil opplysninger: Åpne redigeringen og kontroller de beskyttede feltene gjennom Lås opp. Rett en dokumentert feil i for eksempel virksomhet eller arbeidsforholds-ID, velg Lås igjen og lagre. Har både den riktige og den feilregistrerte varianten allerede vært rapportert, må også den feilaktige rapporteringen håndteres; en endring i registeret alene rydder ikke opp i tidligere innsendinger.

Hvis arbeidsforholdet er feilaktig avsluttet i Matrix: Sett status til Aktiv og lagre; sluttdato og sluttårsak fjernes da. Har personen faktisk sluttet, skal status være Avsluttet med riktig Sluttdato og Sluttårsak. En avslutning som mangler i gammel rapportering må rapporteres på det gamle arbeidsforholdet, ikke løses ved å avslutte den ansattes riktige, aktive arbeidsforhold i Matrix.

Hvis samme ansettelse tidligere er rapportert dobbelt: Undersøk begge registreringene, også den som bare finnes i det gamle systemet eller i portalen. Avklar hvilken registrering som er feil og hvilken innsending som må korrigeres. Ta kontakt med Matrix Support før du oppretter en kopi av den gamle dubletten eller endrer en ID som allerede er i bruk.

Før du sender: Åpne Vis de ansatte på kontrollsteget og se at det riktige arbeidsforholdet er med. Matrix tar med løpende ordinære og maritime arbeidsforhold også uten lønnsutbetaling. Du skal ikke legge inn en kunstig lønnslinje, og en måned med slike arbeidsforhold skal ikke behandles som en måned uten inntektsmottakere.

Les mer: Flere arbeidsforhold · Beskyttede felt · Avslutte eller aktivere et arbeidsforhold · Skatteetatens forklaring.

Startdato er endret

Tilbakemelding: Startdato for arbeidsforholdet er endret fra forrige rapportering.

Feilkode: MAGNET_EDAG-110
Alvorlighetsgrad: Retningslinje – kontroller opplysningene.

Dette betyr meldingen: Samme arbeidsforhold er rapportert med en annen startdato enn tidligere. Ved overgang kan det for eksempel skyldes at datoen dere begynte med Matrix er brukt på et arbeidsforhold som skulle vært videreført.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Åpne personen under Ansatte → Arbeidsforhold og sammenlign datoen med tidligere rapportering og overgangsmetoden. Er datoen feil, åpner du redigering, velger Lås opp, korrigerer Startdato, velger Lås igjen og lagrer. Send A-meldingen på nytt for måneden som fikk avviket.

Når du ikke skal endre datoen tilbake: Dersom den gamle datoen var feil og den nye er en korrekt rettelse, skal du ikke gjeninnføre feilen for å fjerne merknaden. Hvis personen faktisk har sluttet og senere begynt på nytt, skal dette håndteres som et nytt arbeidsforhold, ikke ved å gjenbruke det avsluttede arbeidsforholdet med en ny startdato.

Les mer: Redigere beskyttede felt · Skatteetatens forklaring.

Arbeidsforholdstype er endret

Tilbakemelding: Arbeidsforholdstypen er endret fra forrige rapportering.

Feilkode: MAGNET_EDAG-266
Alvorlighetsgrad: Må rettes – øyeblikkelig.

Dette betyr meldingen: Et arbeidsforhold er tidligere rapportert med én type og nå med en annen. Etter overgang kan for eksempel et ordinært arbeidsforhold feilaktig ha blitt registrert som frilanser eller oppdragstaker.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Åpne Ansatte → Arbeidsforhold og kontroller typen mot arbeidsavtalen og tidligere A-melding. Hvis opplysningen i Matrix er feil, bruker du Lås opp, velger riktig type og lagrer etter Lås igjen. Generer og send A-meldingen på nytt; du trenger ikke opprette en ny ansatt.

Hvis typen faktisk er endret: En reell overgang til en annen arbeidsforholdstype skal ikke skjules ved å bruke den gamle typen videre. Avslutt det gamle arbeidsforholdet og opprett et nytt med riktig type og ny arbeidsforholds-ID. Var typen feil allerede i gammel rapportering, må den historiske feilen vurderes særskilt; ikke endre en riktig registrering i Matrix til noe du vet er feil.

Les mer: Velge type arbeidsforhold · Flere arbeidsforhold · Skatteetatens forklaring.

PERMISJON OG PERMITTERING

Permisjon eller permittering mangler

Tilbakemelding: Opplysninger om permisjon mangler.

Feilkode: MAGNET_EDAG-231
Alvorlighetsgrad: Må rettes – øyeblikkelig.

Dette betyr meldingen: En tidligere rapportert permisjon eller permittering mangler uten at Skatteetaten har fått en avslutning. Det kan gjelde en pågående registrering som ikke ble med over, en avslutning som aldri ble sendt, eller en dublett fra tidligere rapportering. At en ny permisjon finnes i Matrix betyr ikke nødvendigvis at den gamle registreringen er avsluttet.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Åpne den ansatte og velg Permisjon/Permittering. Sammenlign arbeidsforhold, permisjons-ID, type, fra-dato, til-dato og prosent med det som tidligere ble rapportert. Kontroller den konkrete ID-en tilbakemeldingen gjelder, ikke bare at det finnes en permisjon med lignende datoer.

Hvis permisjonen mangler i registeret: Avklar først hvordan den skulle håndteres ved overgangen, slik det er beskrevet øverst i artikkelen. Bruk Ny permisjon/permittering når en ny registrering faktisk skal opprettes. Matrix lager normalt en ny ID; en ny registrering er derfor ikke i seg selv en rettelse av en gammel, åpen ID. Skal en eksisterende ID videreføres, men du er usikker på registreringen, ta kontakt med Matrix Support før innsending.

Hvis permisjonen er avsluttet, men avslutningen mangler: Registrer riktig til-dato på permisjonen eller permitteringen. Ikke avslutt arbeidsforholdet dersom ansettelsen fortsetter. Ligger den gamle registreringen bare i tidligere løsning, må avslutningen håndteres der eller avklares med Matrix Support.

Hvis en gammel registrering i Matrix ikke kommer med: På steg 3 i A-meldingsveiviseren åpner du Avanserte valg og velger Ta med alle permisjoner og permitteringer. Matrix bygger meldingen om når du slår på valget. Gå tilbake til kontrollsteget og kontroller at riktig registrering og eventuell sluttdato er med. Valget utvider utvalget av registreringer som allerede finnes i Matrix; det henter ikke inn manglende permisjoner fra det gamle systemet eller Skatteetaten.

Hvis samme permisjon er rapportert dobbelt: Sammenlign begge ID-ene og hvilke innsendinger de kom fra. En feilaktig ekstra permisjon skal ikke behandles som et reelt fravær bare for å få bort avviket. Be Matrix Support avklare rettingen når begge ID-ene allerede er rapportert, eller den gamle dubletten ikke finnes i Matrix.

Les mer: Permittering og permisjon i Matrix · Avanserte valg ved innsending · Skatteetatens forklaring.

Permisjonsbeskrivelsen er endret

Tilbakemelding: Permisjonsbeskrivelsen er endret fra forrige rapportering.

Feilkode: MAGNET_EDAG-276
Alvorlighetsgrad: Må rettes – øyeblikkelig.

Dette betyr meldingen: Samme permisjon er rapportert med en annen beskrivelse enn tidligere. Det kan for eksempel ha blitt valgt en annen permisjonstype da opplysningene ble registrert i Matrix. Her gjelder avviket typen permisjon, ikke den ansattes arbeidsforholdstype.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Åpne Ansatte → Permisjon/Permittering, finn registreringen og sammenlign ID og type med tidligere rapportering. Er typen feilregistrert i Matrix, retter du den til den typen permisjonen faktisk har og sender A-meldingen på nytt.

Hvis permisjonstypen faktisk har endret seg: Avslutt den gamle permisjonen med riktig til-dato og opprett en ny registrering med riktig type, dato og ny ID. Ikke bruk den gamle ID-en videre for et annet slags fravær.

Hvis beskrivelsen var feil helt fra starten: Da er det ikke nødvendigvis tilstrekkelig å endre typen i den nyeste meldingen. Den feilrapporterte permisjonen kan måtte annulleres og rapporteres på nytt med riktig beskrivelse og ny ID. Kontakt Matrix Support for å avklare dette mot tidligere innsendinger, fremfor å forsøke å slette eller endre rapportert historikk på egen hånd.

Les mer: Registrere og endre permisjon · Skatteetatens forklaring.

IDENTIFIKASJON

Internasjonal identifikator brukes fortsatt

Tilbakemelding, utdrag: Internasjonal identifikator kan kun brukes midlertidig. Sjekk om inntektsmottaker har fått norsk fødselsnummer/D-nummer.

Feilkode: MAGNET_EDAG-179
Alvorlighetsgrad: Retningslinje – kontroller om norsk nummer er tildelt.

Dette betyr meldingen: Personen er rapportert med en internasjonal identifikator, for eksempel passnummer, i stedet for norsk fødselsnummer eller D-nummer. Dette kan være riktig, også etter systembytte.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Åpne den ansatte og kontroller opplysningene under Annet → Bruker internasjonal identifikasjon. Hvis personen fortsatt ikke har fått norsk nummer, viderefører du riktig ID-type, nummer og land. Opplysninger som navn og fødselsdato må også være konsekvente med tidligere rapportering.

Hvis personen har fått norsk nummer: Første gang identitetene knyttes sammen skal norsk nummer rapporteres sammen med den tidligere internasjonale identifikasjonen. Ikke slett den eneste registreringen av den gamle ID-en eller opprett et nytt ansattkort som løsning. Ta kontakt med Matrix Support for å få overgangen gjennomført riktig; en sammenkobling som allerede er gjort i tidligere rapportering må også tas med i vurderingen. Etter gjennomført sammenkobling brukes det norske nummeret videre.

Les mer: Utenlandsk arbeidstaker i Matrix · Skatteetatens forklaring · Sammenkobling av identiteter.

Fødselsnummer og D-nummer er slått sammen

Tilbakemelding: Følgende nummer xxxxxxxxxxx, xxxxxxxxxxx er slått sammen.

Feilkode: MAGNET_EDAG-175C
Alvorlighetsgrad: Retningslinje – informasjon når numrene gjelder samme person.

Dette betyr meldingen: Samme person er rapportert med forskjellige norske identifikasjonsnumre i samme måned. Det kan for eksempel være et D-nummer i den gamle løsningen og et fødselsnummer i Matrix. Skatteetaten samler opplysningene på personen.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Kontroller at begge numrene tilhører samme person og at gjeldende nummer står i fødselsnummerfeltet på den ansatte. Hvis dette er riktig, skal du ikke korrigere meldingen bare på grunn av denne tilbakemeldingen. Ikke opprett en ekstra ansatt fordi personen har gått fra D-nummer til fødselsnummer.

Kontroller likevel rapporteringen: At identitetene er koblet betyr ikke at dobbelt rapportert lønn eller ekstra arbeidsforhold dermed er ryddet opp. Sammenlign med den andre innsendingen dersom begge løsninger ble brukt i overgangsmåneden.

Les mer: Fødselsnummer og D-nummer i Matrix · Skatteetatens forklaring.

VIRKSOMHET

Opplysninger stemmer ikke med Enhetsregisteret

Tilbakemelding: Informasjon i meldingen stemmer ikke med informasjonen i Enhetsregisteret.

Feilkoder: MAGNET_EDAG-142 og MAGNET_EDAG-142B
Alvorlighetsgrad: 142: Må rettes – øyeblikkelig. 142B: Retningslinje – kontroller opplysningene.

Dette betyr meldingen: Underenheten som er rapportert, er ikke registrert som tilhørende arbeidsgiverens hovedenhet for den aktuelle perioden. Etter overgang kan en feil virksomhet ha blitt valgt, eller tidligere virksomhetsopplysninger kan ha blitt videreført uten å ta hensyn til en endring i Enhetsregisteret. Et virksomhetsnummer kan ha riktig format og likevel ha feil tilknytning.

Dette gjør du i Matrix Lønn: Gå til Innstillinger → Virksomheter og kontroller Virksomhetsnummer. Kontroller også feltet Virksomhet på den ansattes arbeidsforhold. Er feil eksisterende virksomhet valgt, åpner du arbeidsforholdet, bruker Lås opp og velger den riktige. Avdeling er en regnskapsmessig inndeling og er ikke feltet som retter denne tilknytningen.

Hvis opplysningene er riktige i Matrix: Sammenlign registrert tilhørighet i Enhetsregisteret med måneden A-meldingen gjelder. En feil i registertilknytningen løses ikke ved å sette inn et tilfeldig annet virksomhetsnummer. Avklar registerforholdet og nødvendig korrigering med Matrix Support eller Skatteetaten.

Særlig om 142B: Merknaden kan være riktig ved enkelte etterbetalinger til tidligere ansatte etter at en underenhet har skiftet eier. Da skal du ikke automatisk flytte opplysningene for å fjerne merknaden. Kontroller om situasjonen omfattes av unntaket i Skatteetatens veiledning.

Les mer: Virksomhetsnummer i Matrix · Virksomhet på arbeidsforhold · [Skatteetatens forklaring til 142](https://www.skatteetaten.no/bedrift-